Faktury w walutach obcych - jak nie popełnić błędów w KSeF

Wystawianie faktur w walutach obcych to codzienność wielu przedsiębiorców, również w transakcjach krajowych. Chociaż przepisy ustawy VAT dopuszczają fakturowanie w walutach innych niż złoty, to kwota podatku powinna być zawsze przeliczona na złotówki. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przewidziano specjalne pola schemy, które umożliwiają prawidłowe ujęcie takich transakcji. Kluczowe znaczenie ma również data wystawienia faktury, która wpływa na wybór kursu walutowego.

logo ksef 1200

Błędy i awarie w KSeF – kto odpowiada i jak ograniczyć ryzyko »

Pola schemy w KSeF

Przepisy ustawy o VAT precyzują elementy niezbędne na fakturze. Do takich obowiązkowych elementów należą m.in. wartość sprzedaży netto oraz kwota należności ogółem. Przepisy nie wymagają, aby te wartości były wyrażone w polskiej walucie. W konsekwencji nie ma żadnych ograniczeń prawnych w wystawianiu faktur w walutach obcych, nawet dla polskich kontrahentów.

Jednocześnie zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT wymaga się, aby kwota podatku VAT była podana w polskich złotych, niezależnie od tego, w jakiej walucie jest wystawiana faktura. W związku z tym w przypadku faktury wystawianej w walucie obcej, choć wartości dotyczące cen sprzedaży oraz całkowita wartość faktury mogą być w niej wyrażone w takiej walucie, to kwota podatku VAT zawsze powinna zostać przeliczona na polskie złote.

W KSeF przewidziano specjalne pola w schemie faktury, które umożliwiają prawidłowe ujęcie transakcji walutowych. Podatnik powinien wskazać przede wszystkim, w jakiej walucie została wystawiona faktura, poprzez wypełnienie pola KodWaluty. Aby przeliczyć podatek VAT na polskie złote, konieczne jest także wypełnienie pola KursWaluty lub ewentualnie pola KursWalutyZ (w przypadku faktury zaliczkowej). W obu tych polach należy podawać wartości z dokładnością do 6 miejsc po przecinku.

Dodatkowo w schemie znajdują się pola KursUmowny i WalutaUmowna, które mają charakter informacyjny. Stosuje się je w sytuacjach, gdy faktura jest wystawiana w złotych, ale strony transakcji ustaliły przeliczenie ceny według określonego kursu waluty. Ich wypełnienie nie jest obowiązkowe i zależy od woli podatników.

Faktury w walutach obcych - pola schemy w KSeF

Wpływ daty wystawienia faktury na kurs walutowy

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ta szczególna cecha faktur ustrukturyzowanych wraz z faktem, że data wystawienia faktury może w określonych przypadkach wyznaczać obowiązek podatkowy lub być kluczowa dla ustalenia kursu walutowego zastosowanego do przeliczenia faktur w walutach obcych, sprawiły, że już na etapie dobrowolnego KSeF pojawiły się liczne wątpliwości. Dotyczą one tego, czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia, tj. czy data wystawienia na fakturze musi być zgodna z datą przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF.

Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy kwoty na fakturze są określone w walucie obcej i podatnik jest zobowiązany do ich przeliczenia na złote według kursu średniego danej waluty obcej na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury (tak jest w przypadku, gdy data wystawienia faktury wyznacza obowiązek podatkowy lub faktura jest wystawiana przed datą powstania obowiązku podatkowego).

Problem z rozbieżnością daty wystawienia na fakturze i w systemie może wystąpić w przypadku przetwarzania dużych paczek faktur lub nawet w odniesieniu do jednej faktury, jeśli proces jest zautomatyzowany i taka faktura zostanie przesłana tuż przed północą danego dnia. Może się wówczas okazać, że przesłanie do KSeF nastąpiło już po północy, co oznacza, że data wystawienia w rozumieniu przepisów nie będzie zgodna z datą wskazaną na fakturze. Problem ten został jednak wyeliminowany poprzez wprowadzenie tzw. systemowego trybu offline24, tj. sytuacji, gdy faktury przesłane do KSeF w dacie późniejszej niż data z pola P1 są z urzędu traktowane jak faktury wystawione w trybie offline24. To z kolei wywołuje ten skutek, że za datę wystawienia faktury przyjmuje się datę z pola P1. Tym samym opóźnienie w przesłaniu faktury wygenerowanej kilka dni wcześniej nie wpłynie na ustalony kurs wymiany waluty obcej na polskie złote.