Trzy miesiące do KSeF. Jak przedsiębiorcy i księgowi oceniają swoją gotowość?

Na trzy miesiące przed obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) księgowi wciąż zmagają się z niepewnością i brakiem poczucia gotowości. Jak pokazuje najnowsze badanie „Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF”, niemal 75% specjalistów nie czuje się przygotowanych na nadchodzące zmiany. Największe obawy budzą kwestie techniczne, integracja systemów oraz odpowiedzialność za błędy, na które nie mają wpływu.

ksef faktury podatki ksef faktury podatki

Jak zorganizować pracę biura rachunkowego w związku z wejściem KSeF »

Choć wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, nastroje wśród księgowych pozostają dalekie od optymizmu. Zamiast pewności – dominują wątpliwości, niepokój i poczucie niedostatecznego przygotowania. Najnowszy raport „Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF”, opracowany przez SW Research na zlecenie fillup k24, pokazuje, że cyfryzacja fakturowania wciąż budzi wiele pytań i obaw. Wśród najczęściej wskazywanych wyzwań pojawiają się kwestie techniczne, integracja systemów, odpowiedzialność za błędy oraz brak jasnych procedur.

Eksperci zwracają uwagę, że dla blisko 75% księgowych najbliższe miesiące będą czasem intensywnej pracy, stresu i konieczności szybkiego dostosowania się do nowych realiów. Główne obawy koncentrują się wokół kwestii technicznych, integracji systemów oraz odpowiedzialności za błędy, które mogą wynikać z niedoskonałości systemu KSeF. Jak zauważa Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup k24, wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także organizacyjna, wymagająca przemyślanej komunikacji i aktualizacji procedur wewnętrznych.

"Księgowi i przedsiębiorcy wobec KSeF" - raport (Źródło: Media Contact)

Zarządy mają lekcję do odrobienia

Ciekawe wnioski płyną z pogłębionej analizy wyników badania. Największy poziom deklarowanej gotowości do wdrożenia KSeF odnotowano wśród księgowych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – aż 54% z nich uważa się za przygotowanych, a jedynie 8% ocenia swój stan jako słaby. Co istotne, w tej grupie nie odnotowano żadnych odpowiedzi wskazujących na całkowity brak przygotowania.

Z kolei największe obawy i niepewność dotyczą księgowych zatrudnionych na etacie w organizacjach. Ponad połowa z nich nie potrafi jednoznacznie ocenić swojego przygotowania, a aż jedna trzecia deklaruje niski poziom gotowości lub jego całkowity brak.

– To wynik, który powinien zaalarmować zarządy. KSeF to potężna zmiana nie tylko na linii księgowy–klient, ale też w obrębie zespołów księgowych. Formatuje dotychczasowy schemat codziennej pracy, budzi wiele obaw, prowokuje mnóstwo pytań, które czasem pozostają bez odpowiedzi. Być może trzeba więcej uwagi poświęcić komunikacji z zespołem czy przepracowaniu procedur – dodaje Monika Piątkowska.

"Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF" - raport (oprac. Media Contact)

Co budzi największe obawy księgowych?

Badanie pokazało, że wśród największych obaw księgowi wskazują:

trudności techniczne, np. awarie systemu, brak stabilności działania KSeF – 44%
problemy z integracją programów księgowych z KSeF – 38,6%
strach przed ponoszeniem odpowiedzialności za niezawinione błędy w systemie – 35%.

Nie wszyscy księgowi podchodzą jednak do obaw jednakowo. Analizując odpowiedzi księgowych z niezależnych biur oraz księgowych pracujących w kancelariach czy działach prawnych, można zauważyć, że ci pierwsi są nastawieni zdecydowanie bardziej krytycznie.

Największe rozbieżności między tymi dwiema grupami dotyczą:

obawy o bezpieczeństwo danych (różnica ponad 14 p.p.)
obawy przed zwiększeniem obciążeń administracyjnych (różnica 13 p.p.)
strachu przed ponoszeniem odpowiedzialności za błędy w systemie nie wynikające z winy księgowego (różnica 11 p.p.)
przekonania o niewystarczającym przygotowaniu klientów (różnica prawie 10 p.p.)

– Trudno się dziwić tym rozbieżnościom. Księgowi prowadzący JDG stawiają czoła bardziej zróżnicowanym przypadkom niż ci z działów księgowych w firmach. Co do zasady inna też jest natura relacji zawodowych z klientami. W związku z tym odpowiedzialność prawna oraz komunikacja na linii księgowy–przedsiębiorcy są dużo bardziej złożone, obarczone większym ryzykiem – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, księgowa współpracująca z fillup k24.