Jak korygować fakturę przesłaną do KSeF - wskazówki dla podatników
Od 1 lutego 2026 r., wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), korekta błędów na fakturach ustrukturyzowanych będzie możliwa wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w systemie. Kupujący straci możliwość stosowania not korygujących, a sprzedawca nie będzie mógł anulować dokumentu po nadaniu numeru KSeF. W przypadku pomyłki w NIP nabywcy konieczne będzie wystawienie korekty „do zera” oraz nowej faktury z prawidłowymi danymi.
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Oznacza to, że:
- kupujący nie będzie mógł poprawić błędów w jego danych notą korygującą, gdyż od 1 lutego 2026 r. będzie zakaz wystawiania not korygujących,
- sprzedawca nie będzie mógł anulować faktury wysłanej do KSeF, której nadano numer KSeF, gdyż taka faktura została wprowadzona do obrotu.
Faktury wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Po tym czasie zostaną automatycznie usunięte. Podatnicy nie mają możliwości samodzielnego usunięcia wystawionej faktury z systemu, niezależnie od tego, czy faktura była wystawiona prawidłowo czy nieprawidłowo
Korekta faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Wprowadzenie KSeF nie spowoduje zmiany zasad wystawiania faktury korygującej określonych w art. 106j ustawy o VAT. Oznacza to, że również na ustrukturyzowanej fakturze korygującej należy podać:
- kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego,
- prawidłową treść wskazanych pozycji - w pozostałych przypadkach.
Natomiast w razie pomyłki w NIP kupującego, nawet gdy pozostałe jego dane będą prawidłowe, będzie konieczne wystawienie:
- faktury korygującej dane na fakturze pierwotnej do 0,
- nowej faktury z prawidłowymi danymi.
Konieczność korygowania faktury z błędnym NIP do zera wynika z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (mimo że to nie on jest faktycznym nabywcą towaru).
Faktura korygująca może być wystawiona w trybie online albo offline24, niezależnie od tego, jak była wystawiona faktura pierwotna.
Terminy rozliczenia faktur korygujących przez sprzedawców
Od 1 lutego 2026 r. wyróżnić można trzy rodzaje faktur korygujących wpływających na treść złożonych przez podatników deklaracji VAT, które różnią się zasadami ustalania okresu rozliczeniowego.
1. Faktury korygujące obniżające (tj. faktury korygujące obniżające podstawę opodatkowania, wystawiane do faktur z wykazanym podatkiem, oraz faktury korygujące obniżające kwotę podatku):
- okres rozliczeniowy przesłania faktury do KSeF lub
- okres rozliczeniowy uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, w pozostałych przypadkach, chyba że to potwierdzenie nie jest konieczne (wtedy rozliczamy faktury korygujące za okres rozliczeniowy wystawienia faktury).
2. Faktury korygujące zwiększające podstawę opodatkowania - okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania, jednak w przypadku eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy nie wcześniej niż okres rozliczeniowy, w którym wykazane zostały te transakcje.
3 Pozostałe faktury korygujące - okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna korekty.
Więcej na ten temat: Instrukcje KSeF. 15 praktycznych procedur dla podatników »
POTRZEBUJESZ POMOCY?