Nagroda jubileuszowa po przeliczeniu stażu pracy – kiedy jest zwolniona z oskładkowania
Od 2026 roku katalog okresów wliczanych do stażu pracy uległ rozszerzeniu – a to bezpośrednio przekłada się na moment nabycia prawa do nagrody jubileuszowej i jej rozliczenie składkowe. W praktyce pojawia się wiele wątpliwości, czy i kiedy wypłata nagrody jubileuszowej (i w jakiej formie) nie będzie wliczana do podstawy wymiaru składek ZUS.
Czy trzeba wypłacać nagrody jubileuszowe za okresy przed 1 stycznia 2026 r. – stanowisko RIO »
Czy nagroda jubileuszowa wypłacona przed upływem 5 lat od poprzedniej podlega składkom ZUS »
Nagroda jubileuszowa to gratyfikacja za wieloletnią pracę, wypłacana zwykle po osiągnięciu określonego stażu – np. 15, 20 czy 25 lat. Chociaż stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu w całości, może być wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS.
Wyłączenie nagrody jubileuszowej z podstawy wymiaru składek ZUS
Zwolnienie nagrody jubileuszowej z oskładkowania jest uzależnione od łącznego spełnienia warunków wskazanych w § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego. Zwolnienie przysługuje, gdy zasady przyznawania nagrody jubileuszowej są uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w układzie zbiorowym pracy bądź regulaminie wynagradzania) i nagroda ta przysługuje nie częściej niż co 5 lat. Decydujące jest periodyczne nabywanie prawa do tego świadczenia.
Nagrody jubileuszowe przyznawane wyłącznie na podstawie indywidualnej, uznaniowej decyzji pracodawcy — w szczególności jednorazowo, bez wcześniejszego uregulowania zasad ich przyznawania — nie korzystają ze zwolnienia składkowego i podlegają oskładkowaniu.
Kluczowe dla zwolnienia składkowego nagrody jubileuszowej są odpowiednie zapisy w przepisach wewnętrznych pracodawcy, takich jak regulamin wynagradzania czy zakładowy układ zbiorowy pracy.
Nagroda jubileuszowa w formie rzeczowej
Zwolnienie z oskładkowania przewidziane dla nagród jubileuszowych obejmuje nie tylko świadczenia pieniężne, lecz także gratyfikacje przyznawane w formie rzeczowej. W praktyce oznacza to, że przekazywane pracownikom z tytułu długoletniego stażu pracy zegarki, laptopy, smartfony czy inne wartościowe przedmioty nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dotyczy to również sytuacji, w której pracownik sam wybiera nagrodę z przygotowanego przez pracodawcę katalogu o określonym limicie kwotowym.
Warunkiem koniecznym jest jednak, aby tego typu nagrody były przewidziane w wewnątrzzakładowych przepisach i przysługiwały nie częściej niż co 5 lat oraz stanowiły przychód ze stosunku pracy. Takie stanowisko potwierdził ZUS w interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2025 r. (sygn. DI/100000/43/1222/2024.
Rzeczowa forma gratyfikacji przyznawanej zgodnie z regulaminem firmy w pełni korzysta z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS, jeżeli zostaną spełnione wszystkie warunki do zastosowania tego zwolnienia dotyczące pieniężnych nagród jubileuszowych.
Wypłata przed upływem 5 lat – wyjątki
Zasadniczo nagroda wypłacona przed upływem 5 lat podlega oskładkowaniu. Istnieją jednak wyjątki, w których wcześniejsza wypłata pozostaje wolna od składek.
Podstawy wymiaru składek nie stanowią np. nagrody wypłacane zwalnianym pracownikom, którym do osiągnięcia kolejnego 5-letniego progu brakuje mniej niż 12 miesięcy. Przy czym dotyczy to osób, które odchodzą na emeryturę, świadczenie przedemerytalne lub rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa.
Obowiązek składkowy nie powstaje również wtedy, gdy pracownik przedstawi dokumenty poświadczające zatrudnienie, które nie było uwzględniane przy ustalaniu prawa do poprzedniej nagrody – m.in. interpretacja indywidualna ZUS z 3 października 2024 r. (sygn. DI/200000/43/863/2024).
ZUS podkreśla jednak, że wyłączenia z oskładkowania nie można zastosować w stosunku do osób, z którymi stosunek pracy jest rozwiązywany w ramach zwolnień grupowych z przyczyn ekonomicznych. W ich przypadku wcześniejsza wypłata świadczeń z tytułu nagrody podlega pełnemu oskładkowaniu.
Powtórne nabycie uprawnień do nagrody jubileuszowej
Wypłata nagrody jubileuszowej w okresie krótszym niż 5 lat od poprzedniej gratyfikacji, jeżeli jest następstwem przerwy w zatrudnieniu, skutkuje koniecznością naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Takie stanowisko zajął ZUS w interpretacji indywidualnej z 11 lipca 2025 r.
Pracodawca w 2023 r. wypłacił pracownikowi nagrodę za 35 lat pracy, opierając się na obowiązującym zakładowym układzie zbiorowym pracy. Następnie doszło do rozwiązania stosunku pracy z tym pracownikiem, jednak po kilkunastodniowej przerwie strony ponownie zawarły umowę o pracę. W związku z ponownym nawiązaniem współpracy oraz wejściem w życie nowego układu zbiorowego pracy konieczne było ponowne ustalenie stażu pracy pracownika. Zgodnie z nowymi regulacjami zakładowymi okazało się, że zatrudniony nabył w kwietniu 2025 r. prawo do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy (interpretacja indywidualna ZUS z 11 lipca 2025 r., sygn. DI/200000/43/605/2025).
Powtórne nabycie uprawnień do nagrody jubileuszowej na skutek przerwy w zatrudnieniu i zmiany przepisów dotyczących zasad wypłacania „jubileuszówki” powoduje obowiązek opłacenia składek ZUS.
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INFORLEX
Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszym wydaniu MPPiU: Wyłączenie nagrody jubileuszowej z podstawy wymiaru składek ZUS – sposób postępowania »
POTRZEBUJESZ POMOCY?