Kontrola ZUS w firmie: nowe zasady planowania i przeprowadzania kontroli płatników składek

Od 1 stycznia 2026 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia kontroli płatników składek przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorcy będą przypisywani do jednej z trzech kategorii ryzyka – niskiego, średniego lub wysokiego – co wyznacza maksymalną częstotliwość kontroli planowych. Rozwiązanie to ma zmniejszyć liczbę kontroli u rzetelnych firm i uporządkować sposób działania ZUS.

dane kontrola urząd lupa

Jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to kontrola ZUS odbywa się na podstawie przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Od 13 lipca 2025 r., w wyniku wejścia w życie ustawy z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego zmieniły się zasady prowadzenia kontroli przez ZUS. Nowe regulacje wprowadziły m.in.:

• skrócenie maksymalnego czasu kontroli mikroprzedsiębiorców z 12 do 6 dni roboczych w roku kalendarzowym,
• obowiązek wcześniejszego przekazania przedsiębiorcy wstępnej listy dokumentów i informacji wymaganych w toku kontroli,
• możliwość wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych – nawet w przypadku, gdy ZUS powołuje się na ustawowe wyłączenia ograniczeń kontroli.

Kolejne zmiany wprowadzone nowelizacją weszły w życie 1 stycznia 2026 r. i dotyczą kontroli planowych u przedsiębiorców. Istotną zmianą jest wprowadzenie obowiązku przeprowadzania kontroli planowych wyłącznie po dokonaniu okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa, która określa zasady przypisania przedsiębiorcy do jednej z trzech kategorii ryzyka: niskiego, średniego lub wysokiego. ZUS został zobowiązany do opublikowania w BIP ogólnych zasad przypisywania do tych kategorii w terminie 6 miesięcy od przyjęcia nowej analizy. Informacje te mają umożliwić płatnikowi składek samodzielną ocenę, do której grupy ryzyka przynależy jego działalność.

Kontrola ZUS według kategorii ryzyka

Od 2026 r. maksymalna częstotliwość przeprowadzania kontroli planowych będzie powiązana z przypisaną kategorią ryzyka, co ma zapewnić większą przewidywalność działań organu kontroli dla rzetelnych płatników składek. Zgodnie z nowymi regulacjami organ kontroli może przeprowadzić czynności planowe w przypadku:

• niskiego ryzyka – nie częściej niż raz na 5 lat,

• średniego ryzyka – nie częściej niż raz na 3 lata,

• wysokiego ryzyka – tak często, jak jest to konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania przepisów.

Wskazane limity nie dotyczą kontroli doraźnych (interwencyjnych), wszczynanych np. w razie podejrzenia zagrożenia życia, zdrowia lub popełnienia przestępstwa.

Jeżeli przedsiębiorca będzie wykonywał działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa, to zasada uzależnienia liczby kontroli od kategorii ryzyka będzie stosowana do zakładu lub części przedsiębiorstwa (z wyłączeniem kontroli działalności gospodarczej mikroprzedsiębiorców oraz małych przedsiębiorców). Celem tego rozwiązania jest zmniejszenie dolegliwości dla najmniejszych przedsiębiorców, przy jednoczesnym wyeliminowaniu unikania kontroli ZUS przez największych przedsiębiorców.

Należy pamiętać, że ZUS może aktualizować analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa, tj. przypisać przedsiębiorcy wyższą kategorię ryzyka niż wcześniej. Przedsiębiorca nie może więc zakładać niezmienności swojej kategorii ryzyka w danym okresie i wynikającego z tego limitu częstotliwości kontroli. Aktualizacja analiz powinna następować z upływem okresu objętego analizą, natomiast nie powinna być dokonywana jedynie w związku z powstaniem nagłego uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa i potrzebą przeprowadzenia pilnej dodatkowej kontroli (ponad limit). W takim przypadku zasadne może być podjęcie przez ZUS kontroli doraźnej, której wyniki mogą wpłynąć na ewentualne podwyższenie kategorii ryzyka przedsiębiorcy (w następnej analizie).

Wraz z doręczeniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli organ będzie miał obowiązek przedstawienia przedsiębiorcy dodatkowych informacji ułatwiających przygotowanie do czynności urzędowych. Dokument ten musi zawierać:

• wstępną listę dokumentów i informacji, których udostępnienia organ oczekuje w toku kontroli, przy czym organ zachowuje prawo do żądania w trakcie kontroli dokumentów uzupełniających, jeżeli jest to uzasadnione jej zakresem przedmiotowym,
• informację o kategorii ryzyka, do której przedsiębiorca został przypisany.

Sprzeciw wobec czynności kontrolnych

Nowelizacja wzmacnia także uprawnienia procesowe płatników składek, umożliwiając im skuteczne kwestionowanie czynności podjętych z naruszeniem przepisów, w tym przekroczenia powyższych limitów.

Powołanie się przez ZUS na przepisy dotyczące wyłączenia ograniczeń kontroli działalności gospodarczej nie pozbawia kontrolowanego, jak wcześniej, możliwości wniesienia sprzeciwu, a więc środka prawnego umożliwiającego weryfikację, czy przesłanki wyłączenia niektórych zasad kontroli zostały spełnione, a w przypadku odpowiedzi negatywnej – również możliwości sprawdzenia, czy przepisy te zostały naruszone. ZUS będzie wówczas zobowiązany wykazać zasadność zastosowania przez siebie przesłanek wyłączających. Rozpatrzenie sprzeciwu może otworzyć przedsiębiorcy drogę do wniesienia skargi na przewlekłe prowadzenie kontroli. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od wszczęcia kontroli.

Oprac. Katarzyna Bogucka