Jak udokumentować staż pracy po zmianach od 1 stycznia 2026 r. - wyjaśnienia ZUS
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r., umożliwia zaliczenie do stażu pracy nowych okresów, w tym wykonywania umowy zlecenia czy prowadzenia firmy. Podstawą do uwzględnienia tych okresów są zaświadczenia ZUS potwierdzające podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym lub opłacanie składek jako przedsiębiorca. Zaświadczenie może dotyczyć również okresów zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystała z tzw. ulgi na start.
Od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora publicznego, a od 1 maja również w sektorze prywatnym, do stażu pracy będą wliczane okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego przez eZUS.
Od początku roku wniosek o wydanie takiego zaświadczenia („Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP) dostępny jest wyłącznie w formie elektronicznej poprzez platformę eZUS, a cała korespondencja w tej sprawie będzie prowadzona online. Do wniosku o wydanie zaświadczenia nie należy załączać żadnych dodatkowych dokumentów. ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.
Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy – zarówno ogólnego, jak i zakładowego – mają na to 24 miesiące.
Okresy, za które ZUS wyda zaświadczenie
ZUS będzie wydawał zaświadczenia tylko za niektóre okresy wskazane w Kodeksie pracy. Chodzi o zatrudnienie, w trakcie którego dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo opłacała składki na te ubezpieczenia lub na ubezpieczenie wypadkowe. Zaświadczenie może dotyczyć również okresów zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystała z tzw. ulgi na start.
ZUS nie wyda zaświadczenia za okresy, w których uczeń lub student wykonywał np. umowę zlecenia, ponieważ w takim przypadku nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Zgodnie z wytycznymi ZUS, do wniosków nie należy dołączać żadnych dodatkowych dokumentów, ponieważ zaświadczenie będzie wystawiane na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. W przypadku otrzymania decyzji odmownej z powodu braku informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, będzie można złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające, do którego należy dołączyć posiadane dokumenty. Wniosek o postepowanie wyjaśniające będzie można złożyć: elektronicznie poprzez swoje konto w eZUS za pomocą formularza ogólnego POG, listownie na adres najbliższej jednostki ZUS lub osobiście w dowolnej placówce ZUS.
Wniosek o zaświadczenie mogą składać osoby, które:
- prowadziły pozarolniczą działalność i opłacały z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
- współpracowały z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność i płatnik składek opłacał z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
- współpracowały z osobą podejmującą działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze sześć miesięcy (tzw. ulga na start) i płatnik składek opłacał z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
- były zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoby podejmujące działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze sześć miesięcy (tzw. ulga na start)
- były zgłoszone do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jako: osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej, osoba współpracująca z osobą wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej, członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo spółdzielni kółek rolniczych, osoba sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności lub jako osoba współpracująca sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem.
Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.
Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczy okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., nadal należy korzystać z wniosku US-7. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać we wniosku USP.
Jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, należy złożyć dwa oddzielne wnioski:
- US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,
- USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.
Termin na udokumentowanie okresów pracy
Jak przypomniało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z nowymi przepisami pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy stażu pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych czas na złożenie dokumentów liczony jest od 1 stycznia 2026 r. W przypadku zatrudnienia u pozostałych pracodawców jest to okres liczony od 1 maja 2026 r. Jeżeli w tych terminach dodatkowy staż pracy nie zostanie udokumentowany, pracodawca, nie wliczy go do okresu zatrudnienia, od którego należą się uprawnienia pracownicze.
Zgodnie z informacjami MRPiPS do połowy stycznia złożono do ZUS ponad 210 tys. wniosków o zaświadczenia o stażu pracy.
(SSPAP)
POTRZEBUJESZ POMOCY?