Rejestr umów JSFP - od kiedy obowiązuje i jak się do niego przygotować

Centralny Rejestr Umów jednostek sektora finansów publicznych (CRU JSFP) rozpocznie działanie 1 lipca 2026 r. Od tego dnia samorządy i inne jednostki publiczne będą musiały publikować informacje o zawartych umowach w nowym systemie teleinformatycznym. Przygotowania do uruchomienia rejestru powinny rozpocząć się już w kwietniu 2026 r.

rejestr umów

Nowy rejestr budzi kontrowersje, szczególnie ze względu na usunięcie z ustawy limitu 10 000 zł, który wcześniej uzgodniono ze stroną samorządową. W praktyce oznacza to, że w CRU trzeba będzie ujawniać informacje niemal o wszystkich odpłatnych umowach zawartych przez jednostkę lub na jej rzecz.

Od kiedy można zakładać konta w CRU JSFP?

System teleinformatyczny Centralnego Rejestru Umów JSFP uruchomi się 1 kwietnia 2026 r. Od tej daty kierownicy jednostek będą mogli składać wnioski o założenie kont w systemie. Podstawą prawną jest art. 14b ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw.

Warto rozpocząć procedurę zakładania kont odpowiednio wcześnie, aby do 1 lipca 2026 r. system był gotowy do publikacji informacji o umowach. Minister Finansów określi w rozporządzeniu szczegółowy zakres danych we wniosku oraz sposób i tryb jego składania.

Kluczowe jest również ustalenie, kto w jednostce będzie odpowiedzialny za wprowadzanie i aktualizowanie informacji w rejestrze. Warunki korzystania z kont, sposób uwierzytelniania użytkowników oraz ich uprawnienia również zostaną określone w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Które umowy podlegają publikacji?

Obowiązek publikacji w CRU obejmuje umowy, które łącznie spełniają dwa warunki:

1. Stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych (umowa odpłatna między zamawiającym a wykonawcą na roboty budowlane, dostawy lub usługi).

2. Zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Ważne: wykorzystanie definicji „zamówienia" z Prawa zamówień publicznych nie oznacza konieczności przeprowadzenia procedury z tej ustawy. Do rejestru trafiają wszystkie umowy odpłatne spełniające powyższą definicję – niezależnie od tego, czy były procedowane w reżimie zamówień publicznych, czy nie.

Z obowiązku publikacji wyłączone są m.in. umowy z zakresu prawa pracy oraz zamówienia związane z obronnością i bezpieczeństwem w zakresie wskazanym w art. 14 Pzp.

Terminy publikacji informacji o umowach

Informacje o umowie należy udostępnić w CRU bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy. Ten sam termin obowiązuje przy aktualizacji informacji o umowie, gdy dane ulegną zmianie w trakcie jej wykonywania.

Przepisy przejściowe jasno wskazują, że obowiązek publikacji dotyczy wyłącznie umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Samorządy nie muszą ujawniać w rejestrze informacji o umowach podpisanych przed tą datą.

Informacje o umowie pozostaną w rejestrze przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. Po tym okresie zostaną automatycznie usunięte z systemu.

Kto odpowiada za publikację?

Obowiązek ujawniania informacji o umowie spoczywa na kierowniku jednostki, która zawarła umowę, albo na kierowniku jednostki, na której rzecz została zawarta umowa. Kluczowe znaczenie ma tu rozróżnienie, czy umowa obciąża plan finansowy lub budżet danej jednostki.

Problem może pojawić się w przypadku umów zawartych na rzecz wielu jednostek. W takiej sytuacji obowiązki wykonują kierownicy wszystkich jednostek, na rzecz których zawarto umowę – w zakresie, w jakim informacje odnoszą się do poszczególnych jednostek.

Więcej na ten temat przeczytasz w najnowszym wydaniu Gazety Samorządu i Administracji »»»

W pełnej wersji artykułu znajdziesz również: szczegółowe wyjaśnienie, jak rozpoznać, czy umowa została zawarta „na rzecz jednostki", praktyczne wskazówki dotyczące organizacji pracy z rejestrem oraz analizę zmian między projektem ustawy a jej ostateczną wersją, w tym konsekwencje usunięcia limitu 10 000 zł.

Redakcja INFORLEX