Data otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia VAT

W Krajowym Systemie e-Faktur pojęcie „otrzymania faktury" nabiera nowego znaczenia i nie zawsze odpowiada momentowi jej fizycznego przekazania nabywcy. Co do zasady decydujące znaczenie ma data przydzielenia fakturze numeru identyfikującego w KSeF. To właśnie ten moment umożliwia nabywcy skorzystanie z prawa do odliczenia podatku VAT, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.

KSeF, komputer, fakturowanie

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Aby z tego prawa skorzystać, muszą zostać spełnione dwie podstawowe przesłanki: po stronie nabywcy musi powstać podatek naliczony, który jednocześnie pozostaje w związku z działalnością opodatkowaną. W praktyce KSeF szczególnego znaczenia nabiera pierwsza przesłanka, gdyż podatek naliczony wynika z faktur otrzymanych przez podatnika.

Prawidłowe ustalenie daty otrzymania faktury ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych – decyduje bowiem o tym, w którym okresie rozliczeniowym możliwe jest ujęcie podatku naliczonego. Błędne przyjęcie tej daty może prowadzić do przedwczesnego odliczenia VAT lub nieuzasadnionego przesunięcia prawa do odliczenia na późniejszy okres, co rodzi ryzyko korekt, odsetek oraz odpowiedzialności podatkowej.

Data otrzymania faktury wystawionej w trybie online

W przypadku faktur wystawianych w trybie online zasadą jest, że data otrzymania faktury przez nabywcę odpowiada dacie przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF. Oznacza to, że nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego nie z chwilą zapoznania się z treścią faktury, lecz z momentem przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. W konsekwencji automatyczne pobranie faktury do systemu finansowo-księgowego nie ma znaczenia prawnego, gdyż datą otrzymania w tej sytuacji jest data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF i z tą datą wiąże się prawo nabywcy do odliczenia podatku VAT.

Awarie i tryb offline24

Szczególne rozwiązania obowiązują w sytuacjach awaryjnych (awaria zwykła i niedostępność systemu) oraz w trybie offline24. W przypadku awarii zwykłej, co do zasady, za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, chyba że nastąpiło już wcześniejsze nadanie numeru KSeF – wówczas decydujący staje się moment systemowy.

W przypadku udostępnienia faktury na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w uzgodniony sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w okresie awarii zwykłej za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Natomiast w przypadku faktur wystawianych w trybie offline24 lub w okresie niedostępności systemu ustawodawca jednoznacznie powiązał moment otrzymania faktury z chwilą przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF, niezależnie od tego, że faktura mogła zostać wcześniej przekazana nabywcy poza systemem. W praktyce oznacza to przesunięcie w czasie momentu, od którego nabywca może ująć podatek naliczony w ewidencji VAT.

Wyjątki dla nabywców spoza KSeF

Istotne znaczenie mają również wyjątki przewidziane w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, dotyczące nabywców, którzy uzgodnili z wystawcą inny sposób udostępniania faktur niż poprzez KSeF. W takich przypadkach, niezależnie od momentu nadania numeru identyfikującego w systemie, za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Tym samym prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje według dotychczasowych zasad, co ma szczególne znaczenie w obrocie międzynarodowym lub w relacjach z podmiotami zagranicznymi.

Oprac. Katarzyna Bogucka