Potwierdzenie transakcji w KSeF jako tymczasowy dowód sprzedaży: rekomendacje dla podatników

Gdy faktura została wystawiona poza KSeF, ale nie trafiła jeszcze do systemu i nie ma nadanego numeru, wówczas - zdaniem MF - sprzedawca nie przekazuje wizualizacji faktury, lecz potwierdzenie transakcji. Dokument ten nie jest fakturą, ale ma potwierdzać, że sprzedaż rzeczywiście została dokonana, co może okazać się bardzo ważne wówczas, gdy sprzedawcy nie powiedzie się proces fakturowania i mimo upływu czasu nabywca nie odnajdzie dokumentu w KSeF.

Instrukcje KSeF. 15 praktycznych procedur dla podatników »

Czym jest potwierdzenie transakcji

Potwierdzenie transakcji to dokument, który stanowi dowód, że transakcja została dokonana i powinna być zafakturowana. Dokument taki formalnie nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Chociaż nie ma to żadnego uzasadnienia prawnego, zgodnie z podręcznikiem KSeF 2.0 takie potwierdzenie powinno zawierać dwa kody QR:

• jeden umożliwiający dotarcie do faktury w KSeF po jej przesłaniu,
• drugi pozwalający na weryfikację tożsamości wystawcy.

Głównym celem potwierdzenia jest zabezpieczenie interesu nabywcy w sytuacjach, gdy faktura wystawiona w trybie online lub offline nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Brak definicji „potwierdzenia transakcji” w przepisach podatkowych czyni stosowanie tego dokumentu całkowicie dobrowolnym przez sprzedawców. Co równie istotne, resort finansów podkreśla dobrowolność tego rozwiązania. W konsekwencji sprzedawca może, ale nie musi, wydać potwierdzenie transakcji, jeśli fakturze nie nadano jeszcze numeru.

Jakie informacje musi zawierać potwierdzenie transakcji

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów potwierdzenie transakcji musi zawierać określone elementy, aby spełniało swoją funkcję dowodową i ewidencyjną. Wymagane informacje to:

• dane sprzedawcy – nazwa, identyfikator podatkowy NIP, adres,
• dane nabywcy – nazwa, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informacja o braku identyfikatora, adres,
• numer faktury nadany przez podatnika,
• kwota należności ogółem,
• jednoznaczne oznaczenie dokumentu jako „potwierdzenie transakcji”.

Na dokumencie należy również umieścić dwa kody QR lub linki. Jeden pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w KSeF i weryfikację jej danych, drugi umożliwia potwierdzenie, kto jest wystawcą faktury. Są to te same kody, które umieszcza się w fakturze generowanej przed wysłaniem faktury do KSeF, jednak bez oznaczeń „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”. Zamiast nich pierwszy kod opisuje się jako „sprawdź fakturę w KSeF”, a drugi jako „zweryfikuj wystawcę faktury”.

Rekomendacje dla podatników

Niezwykle istotne jest to, aby potwierdzenie transakcji było tak skonstruowane, by nie budziło wątpliwości co do tego, że nie jest fakturą, gdyż nie można z tego dokumentu odliczyć VAT (co jednoczenie wyeliminuje ryzyko, że organ zachce zapłaty wykazanego w nim VAT w trybie art. 108 ustawy o VAT). Z drugiej jednak strony należy zadbać o to, aby zawierało dane pozwalające na powiązanie go z fakturą dostarczoną przez KSeF.

Potwierdzenie takie może okazać się bardzo ważne wówczas, gdy sprzedawcy nie powiedzie się proces fakturowania i mimo upływu czasu nabywca nie odnajdzie dokumentu w KSeF.