Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop po zmianie przepisów
W wyniku zmiany przepisów Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym u pracodawcy. Od tej reguły przewidziano także wyjątek – dotyczy on sytuacji, w której dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przypada po firmowym terminie wypłaty pensji. Jak w praktyce ustalić prawidłowy termin wypłaty ekwiwalentu?
Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop po nowelizacji
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów Kodeksu pracy (art. 171 § 4–5) termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został ściśle powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę obowiązującym u danego pracodawcy. Zasadą nadrzędną, wynikającą z powołanych przepisów k.p., jest dokonanie wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia (nie później niż 10. dnia następnego miesiąca).
Jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje 31 marca 2026 r., a termin wypłaty wynagrodzeń przypada 5. dnia następnego miesiąca, ekwiwalent powinien zostać wypłacony 3 kwietnia 2026 r. (5 kwietnia 2026 r. przypada w niedzielę).
W przypadku gdy termin wypłaty wynagrodzenia ustalony u pracodawcy przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wówczas wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli dzień wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, należy go wypłacić w dniu poprzedzającym.
Podstawa wymiaru ekwiwalentu ze składników stałych i zmiennych
Wysokość ekwiwalentu ustala się na podstawie wynagrodzenia bezpośrednio poprzedzającego nabycie prawa do tego świadczenia, które następuje w dniu ustania stosunku pracy. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, jakie otrzymuje pracownik tj. wynagrodzenie zasadnicze oraz stała premia, uwzględnia się w tej podstawie w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast składniki zmienne, takie jak prowizje, podlegają uwzględnieniu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania stosunku pracy (i nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop).
Pracownik działu sprzedaży zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, dla którego właściwa jest 8-godzinna norma dobowa, poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje prowizje zależne od osiągniętych wyników. Prowizja została wypłacona w następującej wysokości: w grudniu 2025 r. – 600 zł, w styczniu 2026 r. – 850 zł, w lutym 2026 r. – 1200 zł. Średnia wysokość prowizji obliczona z tych 3 miesięcy wynosi 883,33 zł, co stanowi podstawę ze składników zmiennych, którą należy zsumować z wynagrodzeniem stałym w łącznej kwocie 6600 zł (wynagrodzenie zasadnicze i stała premia). Podstawa wymiaru ekwiwalentu urlopowego wynosi 7483,33 zł. Podstawę tę następnie należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w 2026 r. w celu uzyskania stawki za jeden dzień, a następnie za jedną godzinę urlopu, tj.:
- 7483,33 zł : 20,92 = 357,71 zł/dzień,
- 357,71 zł : 8 godzin (dobowa norma czasu pracy pracownika) = 44,71 zł/godzinę.
Zakładając, że pracownik miał prawo do 104 godzin ekwiwalentu za urlop, wyniesie on 4649,84 zł (104 × 44,71 zł).
Uprawnienie do ekwiwalentu za urlop zaległy i bieżący
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest niezależne od sposobu ustania stosunku pracy i stanowi pochodną prawa do urlopu w naturze. Przed zmianą przepisów k.p. ulegało ono przedawnieniu po upływie 3 lat licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Natomiast od 27 stycznia 2026 r. można przyjąć, że termin przedawnienia powinien być liczony od dnia wypłaty ekwiwalentu za urlop wynikającego z nowego art. 171 § 4–5 k.p.
Pracownik, z którym umowa o pracę została rozwiązania 31 marca 2026 r., ma prawo do 13 dni ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10. dnia następnego miesiąca. Licząc upływ 3 lat od dnia następnego przypadającego po tej dacie, od 11 kwietnia 2026 r. należy liczyć ten okres.
Alicja Kozłowska
Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX
Zobacz również: Kodeks Pracy 2026. Praktyczny komentarz z przykładami »
POTRZEBUJESZ POMOCY?