Wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Jakie obowiązki czekają pracodawców

Wraz z wejściem w życie dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń pracodawcy – zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego – muszą przygotować się na fundamentalną zmianę w podejściu do kształtowania systemów płacowych. Nowe regulacje nie tylko rozszerzają prawo pracowników do informacji o zarobkach, lecz także nakładają na firmy obowiązek stworzenia przejrzystych i obiektywnych zasad wynagradzania.

jawność wynagrodzeń 2026 nowe przepisy pracodawca wynagrodzenia

Z punktu widzenia pracodawców kluczowe jest wdrożenie obiektywnego wartościowania stanowisk pracy w oparciu o neutralne kryteria, co ma na celu spełnienie definicji „pracy o tej samej wartości”.

Praca taka sama i praca o jednakowej wartości

Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy, państwa członkowskie mają zapewnić, aby pracodawcy dysponowali strukturami wynagrodzeń gwarantującymi równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Wymaga to użycia obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów oceny pracy, które mają wykluczyć dyskryminację płacową. Kryteria te muszą uwzględniać co najmniej cztery czynniki:

• umiejętności (wiedza i doświadczenie, w tym umiejętności miękkie),
• wysiłek (fizyczny, umysłowy i emocjonalny),
• zakres odpowiedzialności,
• warunki pracy (w tym fizyczne i psychiczne).

Obowiązki pracodawców wynikające z omawianej regulacji obejmują:

• zapewnienie struktur wynagrodzeń, które pozwalają na ocenę porównywalnej wartości pracy w oparciu o obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria,

• uzgadnianie obiektywnych i neutralnych kryteriów z przedstawicielami pracowników,

• uwzględnienie w strukturach wynagradzania co najmniej czterech ww. kryteriów oceny wartości pracy.

Pracodawcy mogą różnicować wynagrodzenia osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, pod warunkiem że opierają to na obiektywnych, neutralnych pod względem płci i wolnych od uprzedzeń kryteriach, takich jak osiągnięcia i kompetencje. Celem jest wyeliminowanie wszelkiej bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji płacowej ze względu na płeć.

Dyrektywa o przejrzystości płac nie nakłada wprost obowiązku posiadania przez pracodawców dokumentacji dotyczącej opisów stanowisk pracy, mimo to proces tworzenia i uporządkowania tych opisów jest konieczny do spełnienia jej kluczowych wymogów.

Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu

Dyrektywa o przejrzystości płac w art. 7 wprowadza prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach porównawczych, które ma zastosowanie do każdego pracodawcy, bez względu na jego wielkość. Prawo to jest kluczowym środkiem indywidualnym, mającym na celu umożliwienie pracownikom lepszego zrozumienia ich pozycji w strukturze wynagrodzeń.

Pracownik może złożyć wniosek osobiście lub za pośrednictwem przedstawicieli pracowników (związków zawodowych), a informacje te muszą być dostarczone pracownikowi nie później niż w ciągu 2 miesięcy od złożenia wniosku. Jeżeli otrzymane informacje są niedokładne lub niekompletne, pracownik, osobiście lub za pośrednictwem swoich przedstawicieli, ma prawo zażądać dodatkowych i uzasadnionych wyjaśnień oraz szczegółów dotyczących wszelkich dostarczonych danych. Pracodawca powinien uzupełnić informacje w ciągu 2 miesięcy. Ponadto, pracodawcy co roku poinformują wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do otrzymywania ww. informacji, a także o krokach, jakie pracownik ma podjąć w celu wykonania tego prawa przez pracodawcę;

Pracodawcy nie będą mogli umownie zakazywać pracownikom ujawniania informacji o ich wynagrodzeniu w celu egzekwowania zasady równości płac. Wszelkie istniejące klauzule umowne i postanowienia w regulaminach wewnętrznych o takiej treści staną się z mocy prawa nieważne.

Chociaż pracownicy mogą swobodnie rozmawiać o własnych wyna­grodzeniach, ujawnianie cudzych zarobków bez zgody jest naruszeniem dóbr osobistych. Pracodawcy mogą wymagać, aby pracownicy, którzy uzyskali informacje inne niż dotyczące ich własnych wynagrodzeń (np. średnie płace współpracowników), nie wykorzystywali tych informacji do jakiegokolwiek innego celu niż realizacja ich prawa do równego wynagrodzenia. Informacje te można wykorzystać np. w celu egzekwowania własnych praw do równego traktowania, m.in. poprzez złożenie skargi.

Obowiązki sprawozdawcze

Obowiązkowe raportowanie będzie kluczowym mechanizmem, który wymusza na firmach systematyczną, opartą na danych analizę struktury płac i eliminowanie zidentyfikowanych luk płacowych. Obowiązek ten będzie dotyczył pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników.

Pracodawcy będą zobowiązani do regularnego raportowania szeregu kluczowych wskaźników, w tym:

• luki płacowej ze względu na płeć (tzw. luki ogólnej),
• luki płacowej w składnikach uzupełniających lub zmiennych (np. premie, nagrody),
• mediany luki płacowej,
• mediany luki płacowej w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
• odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej otrzymujących składniki zmienne.

Naruszenie obowiązków związanych z przejrzystością (np. brak sprawozdania o luce płacowej, gdzie jest to wymagane) może prowadzić do przerzucenia ciężaru dowodu w sporach o dyskryminację na pracodawcę. Pracownikowi dotkniętemu dyskryminacją przysługują: pełne wyrównanie różnic w wynagrodzeniu, odsetki oraz odszkodowanie obejmujące szkody materialne i niematerialne. Pracodawcy mogą również podlegać karom administracyjnym w postaci grzywny do 30 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX