Umowa zlecenia a ryzyko ustalenia stosunku pracy. 9 elementów decydujących o kwalifikacji umowy

W związku z nowelizacją ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która od 8 lipca 2026 r. przyzna inspektorom kompetencję do administracyjnego przekształcania pozornych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, prawidłowe ukształtowanie treści umowy zlecenia zyskuje szczególne znaczenie. W artykule wskazujemy dziewięć elementów, które powinny zostać właściwie ujęte w umowie zlecenia w celu zachowania jej cywilnoprawnego charakteru oraz ograniczenia ryzyka zakwestionowania przez PIP.

Umowa zlecenia a ryzyko ustalenia stosunku pracy

Kawa z INFORLEX. Nowe uprawnienia PIP - jak zawierać umowy zlecenia »

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy

Z kolei zatrudnieniem cywilnoprawnym jest stosunek powstały wskutek zawarcia umowy w trybie przepisów Kodeksu cywilnego, w tym umowy zlecenia, która została uregulowana w treści art. 734-751 k.c. (przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie).

Wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia w warunkach właściwych dla stosunku pracy naraża zleceniodawcę na grzywnę ze strony PIP. Ponadto możliwe jest też ustalenie w takim przypadku istnienia stosunku pracy, co może powodować konieczność udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego lub wypłaty innych świadczeń pracowniczych za okres takiej pracy, np. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe czy też dodatku za pracę w nocy.

Żeby przygotować umowę zlecenia, która nie zostanie zakwestionowana przez PIP, trzeba pamiętać o kilku ważnych jej elementach.

1. Właściwe oznaczenie stron i rodzaju umowy

Strony to zleceniodawca i zleceniobiorca — nigdy „pracodawca" i „pracownik". Terminologia prawa pracy zarezerwowana jest wyłącznie dla stosunku pracy i jej użycie sygnalizuje kontrolerom niezgodność formy z treścią. Zamiast tego należy posługiwać się sformułowaniami „zleceniodawca” i „zleceniobiorca”.

2. Określenie przedmiotu zlecenia

Określenie przedmiotu umowy zlecenia powinno nastąpić przez wskazanie czynności, usług, które mają być na jej podstawie świadczone. Praca zlecana nie powinna być objęta w strukturze regulacjami organizacyjnymi bądź nie powinna być ujęta w wykazie stanowisk jako stanowisko pracy lub zakres czynności przypisanych do określonego stanowiska pracy. Nie wyklucza to jednak doraźnego, krótkotrwałego podporządkowania wyjątkowo pracy wykonywanej na zlecenie.

3. Odpowiedzialność i ryzyka

W przypadku umów zlecenia wskazane jest zawarcie postanowienia, że zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za wykonywane czynności w stosunku do osób trzecich. Poza tym musi też ponosić odpowiedzialność za osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu zlecenia.

4. Podporządkowanie

W umowie zlecenia należy unikać postanowień świadczących o tym, że zleceniodawca jest uprawniony do wydawania zleceniobiorcy wiążących poleceń. Rekomendowane w związku z tym jest zawarcie w umowie zlecenia postanowienia, że o sposobie wykonania usługi zdecyduje jej wykonawca. Podmiot zatrudniony w oparciu o umowę cywilnoprawną powinien mieć zapewnioną możliwość podejmowania swobodnych decyzji w zakresie sposobu wykonywania zleconych czynności. W umowie zlecenia należy zatem unikać sformułowań, które nakładają na zleceniobiorcę obowiązek wykonywania bieżących poleceń wydawanych przez zleceniodawcę. Oczywiście umowa cywilnoprawna nie wyklucza w sposób zupełny istnienia pewnego rodzaju podległości, jednak powinna ona być maksymalnie ograniczona i sprowadzać się ewentualnie do sprawowania ogólnej kontroli z punktu widzenia rezultatów danej działalności (wyrok SN z 28 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 9/11).

5. Określenie miejsca i czasu świadczenia pracy

W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca nie powinien być zobowiązany do świadczenia usług w siedzibie pracodawcy, na udostępnionym stanowisku pracy, ani w godzinach pracy przez niego wyznaczonych. Dlatego w postępowaniu o stwierdzenie istnienia stosunku pracy Sąd Najwyższy jako dowód przemawiający za istnieniem stosunku pracy uznaje m.in. podpisywanie przez zleceniobiorcę listy obecności. W prawidłowo skonstruowanej umowie cywilnoprawnej nie można wymagać od zleceniobiorcy poddania się panującej w firmie dyscyplinie i organizacji procesu pracy, przykładowo w zakresie godzin rozpoczynania i kończenia pracy czy podpisywania listy obecności. W umowie zlecenia należy unikać także postanowień, które nakładałyby na zleceniobiorcę bezwzględny wymóg pracy w określonym miejscu (chyba że miejsce wykonywania zlecenia narzuca specyfika danego rodzaju zadań).

6. Wynagrodzenie za pracę

Usługi wykonywane dla zleceniodawcy powinny być świadczeniem wyraźnie przedmiotowo sprecyzowanym jako świadczenie, za które ustala się wynagrodzenie (cena usług). W zakresie wynagrodzenia Sąd Najwyższy badał m.in., czy zleceniobiorca wystawiał rachunki w związku z zawartymi umowami zlecenia, czy też wynagrodzenie było mu wypłacane na zasadach dotyczących pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Poza tym ustalał, czy zleceniobiorca miał prawo do płatnych urlopów i w jakim wymiarze. Również za charakterystyczne dla umowy o pracę uznano zapewnienie, obok wynagrodzenia, dodatkowych świadczeń, takich jak prywatna opieka medyczna czy karnety na siłownię.

7. Zapewnienie środków pracy

Cechą charakterystyczną umowy o pracę jest zapewnienie środków pracy przez pracodawcę. Mogą to być przykładowo narzędzia, np. komputer czy telefon służbowy, odzież ochronna. Natomiast w przypadku zleceniobiorców zapewnienie środków pracy powinno leżeć po ich stronie.

8. Brak zastrzeżenia w umowie obowiązku osobistego świadczenia pracy

W przypadku umów cywilnoprawnych co do zasady dopuszczalne jest zastępowanie zleceniobiorcy innymi wyznaczonymi przez niego osobami (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w k.c.). Chcąc zminimalizować ryzyko roszczeń o ustalenie stosunku pracy, pracodawcy mogą zatem wprowadzić do umowy zlecenia postanowienie dopuszczające posługiwanie się przez zleceniobiorcę zastępstwem, a dla ochrony swego interesu mogą dodatkowo obwarować je zastrzeżeniem, że dopuszczalność ta jest uzależniona od uzyskania każdorazowej zgody zleceniodawcy na osobę zastępcy.

9. Brak uprawnień charakterystycznych dla umowy o pracę

W umowach cywilnoprawnych należy także unikać postanowień przyznających zleceniobiorcy dodatkowe uprawnienia charakterystyczne dla umowy o pracę, takie jak prawo do płatnego urlopu czy prawo do płatnego zwolnienia od pracy na czas choroby. Jeżeli zleceniodawca zdecyduje się jednak na wprowadzenie takich postanowień, to istotne jest, aby unikać posługiwania się pojęciami typowymi dla k.p., takimi jak „urlop” (mniej ryzykownym rozwiązaniem jest określenie tego świadczenia jako „czasowe zwolnienie z obowiązku wykonywania usług”). W takim przypadku należy także wystrzegać się przyznawania omawianego uprawnienia w wymiarze analogicznym do tego, który przysługuje pracownikom (czyli zamiast 20 lub 26 dni urlopu mniej ryzykowne jest przyznanie zleceniobiorcy prawa do 18 lub 30 dni płatnego zwolnienia od pracy). Warto także stosować odmienne okresy wypowiedzeń niż te wskazane w k.p., w celu maksymalnego podkreślenia cywilnoprawnego charakteru zawieranego stosunku prawnego i braku powiązania go z umową o pracę.

Sporządzając umowę cywilnoprawną, należy także zwrócić szczególną uwagę na postanowienia końcowe, które przewidują odesłanie do przepisów w kwestiach nieuregulowanych w umowie. W tej części powinno się umieścić odwołanie do ustawy – Kodeks cywilny. W żadnym przypadku nie można odwoływać się do k.p. lub do innych aktów prawnych z zakresu prawa pracy.

Autor: Ewa Łukasik