Pismo urzędowe napisane przez AI – kto odpowiada za błąd w decyzji?

Urzędnicy JST coraz częściej wykorzystują AI do tworzenia pism urzędowych – szybko i wygodnie. Czy to jednak legalne? Kto odpowiada, gdy model pomyli podstawę prawną lub pominie uchwałę rady gminy? Decyzja powstała w dwie minuty – poprawna i gotowa do podpisu, ale z błędem: niewłaściwy rodzaj zezwolenia i brak odniesienia do uchwały. Błąd wykryto przed wysyłką. Nie zawsze tak bywa.

AI w samorządzie, sztuczna inteligencja w administracji, AI w urzędzie, pisma urzędowe AI, odpowiedzialność urzędnika

Sztuczna inteligencja a etyka w administracji publicznej – przewodnik dla JST »

Modele językowe trafiają do urzędów gmin i powiatów zwykle nie na mocy zarządzenia, lecz oddolnie, z inicjatywy pracowników szukających oszczędności czasu. Badanie Związku Miast Polskich z 2025 roku potwierdziło ten trend. Problem w tym, że tam, gdzie nie ma procedur, pojawiają się błędy. A błąd w decyzji administracyjnej to nie tylko korekta – to ryzyko skutecznego odwołania i ponownego prowadzenia sprawy. Pytanie, które powinien zadać sobie każdy urząd, brzmi: czy mamy reguły korzystania z AI, czy tylko zwyczaj?

Błędna decyzja administracyjna wygenerowana przez AI – przykład z praktyki

W jednym z urzędów gminy AI przygotowała projekt decyzji w sprawie zezwolenia alkoholowego. Tekst był poprawny językowo i spójny. Jednak model pomylił rodzaj zezwolenia – zamiast "do spożycia poza miejscem sprzedaży" wygenerował wersję dla sprzedaży "w miejscu sprzedaży". Uzasadnienie pomijało przy tym obowiązującą uchwałę rady gminy regulującą zasady usytuowania punktów sprzedaży.

Błąd wykryto przed podpisem. Gdyby decyzja wyszła z urzędu, strona postępowania miałaby realną podstawę do skutecznego odwołania.

To nie jest wyjątek. Modele językowe generują tekst na podstawie statystycznych wzorców, nie na podstawie rozumienia przepisów. Nie śledzą nowelizacji, nie weryfikują aktów lokalnych i nie wiedzą, że konkretna gmina przyjęła uchwałę zmieniającą warunki wydawania zezwoleń.

Odpowiedzialność za decyzję przygotowaną z wykorzystaniem AI spoczywa na urzędniku

Z art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego wynika wprost, jakie elementy musi zawierać decyzja: oznaczenie organu, dane strony, podstawa prawna, sentencja, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o środkach zaskarżenia oraz podpis upoważnionej osoby. Każdy z tych elementów wymaga weryfikacji niezależnie od tego, jak sprawnie brzmi wygenerowany tekst.

Weryfikacja pisma urzędowego przygotowanego przez AI przed wydaniem decyzji

Trzy działania, bez których korzystanie z AI w korespondencji urzędowej jest zbyt ryzykowne:

1. Anonimizacja przed wklejeniem do narzędzia. Do publicznych narzędzi chmurowych nie wolno wprowadzać danych osobowych mieszkańców. Imiona, numery PESEL, adresy, sygnatury spraw należy zastąpić znacznikami, a dane przywrócić ręcznie dopiero w systemie urzędu.
2. Dostarczenie przepisów jako danych wejściowych. Model nie może samodzielnie "dobierać" podstawy prawnej – urząd dostarcza mu pełną treść właściwego przepisu i ewentualnej uchwały. Dobra praktyka to praca na zatwierdzonym wzorze pisma, nie na "wolnym prompcie".
3. Obowiązkowa weryfikacja przed podpisem. Każde pismo przechodzi przez urzędnika, który sprawdza: podstawę prawną, pouczenie o odwołaniu, terminy, elementy formalne z art. 107 k.p.a. i zgodność z aktami lokalnymi. AI przygotowuje projekt – człowiek zatwierdza treść.

Oprac. Agata Wróbel

na podstawie artykułu AI w samorządzie. Jak bezpiecznie tworzyć pisma urzędowe Sławomira Bilińskiego