Zasady powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia - obowiązki pracodawcy od 5 marca 2026 r.
Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową nadal mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę. Warunkiem jest dopełnienie przez pracodawcę obowiązku powiadomienia powiatowego urzędu pracy (PUP). Zasady tego obowiązku wynikają od 5 marca 2026 r. z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Nowy warunek stosowania powiadomienia PUP
Zatrudnienie od 5 marca 2026 r. obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia PUP (właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy) wymaga spełnienia jednego warunku: Ukrainiec powinien korzystać z ochrony czasowej w Polsce (art. 5a ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).
Ochrona czasowa oznacza legalność pobytu w Polsce od dnia wjazdu na polskie terytorium do dnia, w którym decyzja Rady Unii Europejskiej (UE) stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców zachowuje moc obowiązującą. Jej warunkiem jest, żeby obywatel Ukrainy (beneficjent ochrony czasowej) przybył legalnie do Polski w okresie wskazanym w tej decyzji w celu korzystania z ochrony czasowej (art. 106 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 1a ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dalej: ustawa o ochronie cudzoziemców, w brzmieniu obowiązującym od 5 marca 2026 r.).
Ochrona czasowa przysługuje obywatelom Ukrainy od 5 marca 2026 r. automatycznie, jeżeli posiadają numer PESEL ze statusem UKR nadanym na podstawie uchylonego 5 marca 2026 r. art. 4 ust. 1 lub 1a specustawy ukraińskiej (art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy wygaszającej).
Od powyższej zasady istnieje wyjątek. Wymagane jest od obywatela Ukrainy potwierdzenie do 31 sierpnia 2026 r. swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży, jeżeli numer PESEL UKR został mu nadany na podstawie oświadczenia (art. 25 ustawy wygaszającej).
Status UKR Ukraińca, który nie wykona tego obowiązku terminowo, 1 września 2026 r. zostanie zmieniony na status NUE (określa obywateli innych krajów niż członkowskie UE i Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywateli Konfederacji Szwajcarskiej). Tym samym:
- pobyt Ukraińca w Polsce przestanie być legalny w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o ochronie cudzoziemców,
- zatrudnienie na podstawie powiadomienia PUP będzie niemożliwe, jeśli nie dotyczy tego Ukraińca art. 41 ustawy wygaszającej – zob. Graniczne terminy legalnego pobytu i pracy na powiadomieniu PUP.
Jak i kiedy zgłosić zatrudnienie obywatela Ukrainy do PUP
Zatrudniający ma na powiadomienie PUP 7 dni od dnia rozpoczęcia u niego pracy przez obywatela Ukrainy. Może przekroczyć ten termin, jeżeli portal www.praca.gov.pl, za pomocą którego dokonuje powiadomienia (obowiązkowy i jedyny tryb), uniemożliwia jego dotrzymanie z powodu nieprawidłowego działania. W takim przypadku zatrudniający powiadamia PUP najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.
Co istotne, za brak terminowego powiadomienia zatrudniającemu grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom w brzmieniu obowiązującym od 5 marca 2026 r.).
Żeby złożyć do PUP powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, należy:
Krok 1. Wejść na portal www.praca.gov.pl.
Krok 2. Wybrać przycisk „Usługi elektroniczne”.
Krok 3. Nacisnąć przycisk „Rynek pracy – pomoc dla Ukrainy”.
Krok 4. Następnie wybrać opcję „Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (PSZ-PPWPU).
Obowiązek ponownego zgłoszenia do PUP – cztery kluczowe przypadki
Lista sytuacji, w których zatrudniający musi ponownie powiadomić PUP o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, obejmuje cztery przypadki. Zgodnie z art. 5a ust. 5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom ponownego powiadomienia należy dokonać w razie:
- zmiany rodzaju umowy pomiędzy zatrudniającym a obywatelem Ukrainy lub
- zmiany stanowiska albo rodzaju wykonywanej pracy, lub
- zmniejszenia wymiaru czasu pracy albo liczby godzin pracy w tygodniu bądź miesiącu określonej w powiadomieniu, lub
- obniżenia miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia określonej w powiadomieniu.
W każdym z powyższych przypadków zatrudniający jest zobowiązany do ponownego powiadomienia PUP w terminie 7 dni od dnia wystąpienia danej okoliczności.
Kontynuacja zatrudnienia – powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r.
Pracodawcy, którzy powierzali pracę obywatelom Ukrainy na podstawie powiadomienia wysłanego do PUP przed 5 marca 2026 r., mogą kontynuować zatrudnienie tych osób na dotychczasowych zasadach. Powiadomienia złożone przed tą datą pozostają ważne – nie ma konieczności ich ponownego składania.
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INOFORLEX
Przeczytaj więcej na ten temat: Zatrudnianie obywateli Ukrainy po zmianie przepisów od 5 marca 2026 r. »
POTRZEBUJESZ POMOCY?