Korekta faktur w KSeF. Jakie błędy wymagają wyzerowania i wystawienia nowej faktury

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieniło zasad korygowania faktur, jednak w praktyce – z przyczyn technicznych – pojawiła się konieczność wystawiania faktur korygujących „do zera” i wygenerowania nowego dokumentu. Obowiązek ten nie wynika z przepisów ustawy o VAT, lecz z ograniczeń systemowych, co prowadzi do rozbieżności między regulacją prawną a praktyką oraz generuje ryzyko podatkowe. W jakich przypadkach dopuszczalne jest wystawienie faktury korygującej "do zera"?

Korekta faktur w KSeF. Jakie błędy wymagają wyzerowania i wystawienia nowej faktury

Faktury korygujące i rozliczenie korekt VAT po wprowadzeniu KSeF »

Wystawienie faktury korygującej „do zera” jest prawnie dopuszczalne, o ile znajduje merytoryczne uzasadnienie i mieści się w przesłankach stosowania faktur korygujących. Może to mieć miejsce na przykład wtedy, gdy stwierdzono, że faktura została wystawiona bezpodstawnie, co uzasadnia wskazanie, że dana czynność w rzeczywistości nie została wykonana. Wyjątek stanowią tzw. puste faktury wystawione w celu wyłudzenia.

Analogiczna sytuacja występuje w przypadku zwrotu towaru lub gdy podmiot, który ostatecznie nie wykonał świadczenia, zwraca otrzymaną wcześniej wpłatę na poczet ceny, której otrzymanie spowodowało powstanie obowiązku podatkowego.

Jednak w żadnym z przepisów ustawy o VAT nie odnajdziemy nawet sugestii co do tego, że powodem korekty „do zera” jest błąd w danych nabywcy, w tym pomyłka w numerze VAT czy tym bardziej w NIP niebędącym numerem podatkowym nadanym dla potrzeb VAT.

Błąd w NIP nabywcy na fakturze ustrukturyzowanej

Ponieważ faktury ustrukturyzowane są doręczane odbiorcom – polskim podatnikom VAT (w tym zwolnionym) oraz podmiotom niebędącym podatnikami VAT, ale posiadającym NIP – wyłącznie za pośrednictwem KSeF (z wyjątkiem określonym w art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT), błąd w tym numerze skutkuje niedoręczeniem dokumentu.

System nie umożliwia skorygowania numeru NIP, a tym samym prawidłowego zaadresowania faktury ustrukturyzowanej zawierającej błędny numer. Skutki takiej pomyłki są oczywiste, jednak brak rozwiązania pozwalającego na „przeadresowanie” faktury za pomocą korekty budzi wątpliwości.

Dodatkowo może to rodzić istotne ryzyko podatkowe, zwłaszcza w przypadkach gdy data wystawienia faktury wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego w VAT (np. przy najmie, dostawach mediów czy robotach budowlanych), a także gdy determinuje moment powstania przychodu – w szczególności przy świadczeniach innych niż okresowe, dla których faktura została wystawiona przed wystąpieniem innych okoliczności uzasadniających powstanie przychodu.

Korekta danych w polu Podmiot3 – zmiana stanowiska KIS

Do niedawna analogiczny problem identyfikowano przy uzupełnianiu lub poprawianiu danych w polu Podmiot3. W interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM) Dyrektor KIS wskazał, że chcąc uzupełnić dane Podmiotu3, należy skorygować fakturę pierwotną do zera i wystawić nowy dokument.

Stanowisko to spotkało się ze sprzeciwem wnioskodawcy – gminy, która wniosła skargę do sądu. Po ponownej analizie sprawy Dyrektor KIS wycofał się z pierwotnej wykładni. W interpretacji zmieniającej z 13 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM) stwierdził, że błędne lub niepełne dane w polu Podmiot3 powinny być korygowane poprzez wystawienie faktury korygującej wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych podmiotu trzeciego oraz zawierającej prawidłowe dane tego podmiotu. Zerowanie faktury i wystawianie nowego dokumentu nie jest w takim przypadku wymagane.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX