Fikcyjne dokumenty księgowe w KSeF. Jak zgłosić fakturę scamową

Wraz z uruchomieniem KSeF firmy muszą liczyć się z pojawianiem się w systemie faktur, które nie dotyczą ich działalności — od prywatnych zakupów pracowników, przez omyłkowe dokumenty, po faktury scamowe. Podatnicy mogą zgłaszać takie przypadki do administracji skarbowej za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a uprawnienie w tym zakresie przysługuje odbiorcy posiadającemu dostęp do danego dokumentu.

Fikcyjne dokumenty księgowe w KSeF. Jak zgłosić fakturę scamową

Źródła takich sytuacji są różne:

• zakupy prywatne pracowników dokonywane z podaniem NIP pracodawcy (np. w celu uzyskania rabatu),

• pomyłki sprzedawców przy wyborze kontrahenta z listy (zakończone fakturą i ewentualną korektą zerującą),

• faktury fikcyjne (scamowe) wystawiane w celu wyłudzenia środków lub w ramach działalności przestępczej.

W modelu KSeF pracownik nie może „przechwycić” faktury – dokument automatycznie pojawia się na koncie podatnika, co wymusza jego weryfikację.

Jeżeli sprzedawca wychwyci błąd po wysyłce do KSeF, jedynym sposobem jest wyzerowanie faktury i wówczas chybiony adresat zobaczy co prawda fakturę, ale również będzie widział korektę zerującą do niej, dzięki czemu w łatwy sposób będzie mógł zinterpretować, że to omyłkowa faktura.

• Jak powinien postąpić podatnik, jeśli na jego koncie KSeF pojawią się obce faktury »

Faktury scamowe – czym są i czy powodują obowiązki

Faktury scamowe (fikcyjne) to fałszywe dokumenty księgowe, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych, a ich celem jest wyłudzenie środków pieniężnych lub oszustwa podatkowe. Trafiają one do firm często przez KSeF od nieznanych podmiotów i nakłaniają do opłacenia nieistniejących usług lub towarów. Nawet gdyby podatnik omyłkowo próbował odliczyć VAT z takiej faktury, odliczenie byłoby wyłączone na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT.

Jeżeli podatnik uzna, że dokument go nie dotyczy:

• może go całkowicie zignorować,
• nie ujmuje go w ewidencjach podatkowych ani bilansowych,
• nie ma obowiązku kontaktowania się z wystawcą ani z organami podatkowymi.

Zgłoszenie nadużycia dotyczącego danej faktury jest możliwością, którą ma podatnik, a nie obowiązkiem. W niektórych przypadkach warto jednak rozważyć zainteresowanie organów podatkowych dokumentem dostarczonym za pośrednictwem KSeF, udającym fakturę, który najprawdopodobniej jest pustym dokumentem, tym bardziej gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, iż jest to efekt działalności przestępczej.

Jak zgłosić fakturę scamową

Nadużycie dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Zgłoszenia nadużycia nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

W aplikacji podatnika KSeF 2.0 został wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji.

Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie tj. jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury. Nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur.

Administracja będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację ani z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX