Jak przygotować się do kontroli PIP po 8 lipca 2026 r.? Rekomendacje resortu pracy
Z dniem 8 lipca 2026 r. wejdą w życie przepisy przyznające Państwowej Inspekcji Pracy rozszerzone uprawnienia kontrolne, w tym możliwość prowadzenia kontroli zdalnych oraz żądania dokumentacji w formie elektronicznej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rekomenduje pracodawcom przeprowadzenie przed tą datą kompleksowego przeglądu podstaw zatrudnienia, dokumentacji kadrowo-płacowej oraz modeli współpracy, w szczególności umów cywilnoprawnych i struktur B2B. Pracodawcy, którzy dobrowolnie przekształcą umowy cywilnoprawne w umowy o pracę w ciągu 12-miesięcy od wejścia w życie przepisów, nie będą podlegać odpowiedzialności wykroczeniowej z tego tytułu.
Krok 1. Dokonaj przeglądu umów cywilnoprawnych pod kątem cech stosunku pracy z art. 22 KP
Pierwszym krokiem jest wewnętrzny przegląd wszystkich umów cywilnoprawnych oraz modeli współpracy – sprawdź, czy nie należy zastąpić ich umowami o pracę.
Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy
Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Sprawdź, czy:
- praca jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy,
- w wyznaczonym miejscu i czasie,
- osobiście i w sposób ciągły.
Zawarcie innej umowy niż umowa o pracę może skutkować jej zakwestionowaniem przez Państwową Inspekcję Pracy, a następnie przekształceniem w umowę o pracę. A pracodawca, który mimo istnienia stosunku pracy podpisał umowę cywilnoprawną, może zostać ukarany grzywną do 60 tysięcy złotych (art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
Pracodawca, który w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie ustawy dobrowolnie przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę, nie podlega odpowiedzialności wykroczeniowej z tytułu zastąpienia umowy o pracę umową cywilnoprawną. Resort pracy rekomenduje, aby wykorzystać okres przejściowy do przeprowadzenia reorganizacji zatrudnienia w firmie.
Zobacz również: Umowa o pracę a umowa zlecenia – podstawowe różnice »
Krok 2. Zadbaj o uporządkowanie i spójność dokumentacji pracowniczej
Od 8 lipca 2026 r. Inspektor pracy będzie uprawniony w szczególności do:
- żądania przedstawienia dokumentów, również w formie elektronicznej,
- prowadzenia kontroli w trybie zdalnym, bez fizycznej obecności w siedzibie pracodawcy,
- sporządzania kopii, zestawień oraz analiz przekazanych materiałów.
MRPiPS zaleca aby;
- przejrzeć i uporządkować wszystkie umowy oraz dokumenty stanowiące podstawę zatrudnienia, a także dokumentację dotyczącą wynagrodzeń (w tym zasad ich ustalania i wypłaty);
- zweryfikować ewidencję czasu pracy pod kątem jej rzetelności oraz zgodności z faktycznym wykonywaniem obowiązków;
- przygotować dokumentację w formie elektronicznej, umożliwiającej jej sprawne udostępnianie w przypadku kontroli, w tym również prowadzonej zdalnie.
Dokumentacja kadrowa i płacowa powinna być nie tylko kompletna, ale również uporządkowana, spójna i odzwierciedlająca rzeczywisty sposób wykonywania pracy.
Krok 3. Sprawdź modele współpracy B2B oraz outsourcingu usług
Nowe regulacje obejmują nie tylko klasyczne umowy cywilnoprawne, ale też m.in. relacje z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą oraz struktury outsourcingowe. Oznacza to konieczność oceny, czy stosowane rozwiązania nie prowadzą do obchodzenia przepisów prawa pracy.
W ramach przeglądu należy przeanalizować:
- czy współpraca w modelu B2B nie przybiera w rzeczywistości formy „ukrytego etatu”,
- stopień rzeczywistej samodzielności wykonawcy, w tym jego wpływ na sposób, czas i miejsce realizacji usług,
- zakres podporządkowania organizacyjnego, np. obowiązek stosowania się do poleceń, uczestnictwo w strukturach zespołowych czy podleganie bieżącemu nadzorowi operacyjnemu,
- występowanie elementów typowych dla stosunku pracy, takich jak sztywne godziny świadczenia usług, obowiązek osobistego świadczenia usług czy brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy.
Krok 4. Zapewnij spójność danych przekazywanych do ZUS, KAS i PIP
Nowe przepisy wzmacniają współpracę Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie wymiany informacji i działań analitycznych. Oznacza to przejście do modelu, w którym dane dotyczące zatrudnienia będą analizowane w sposób skoordynowany i systemowy.
Pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na:
- zapewnienie spójności danych dotyczących zatrudnienia w umowach, zgłoszeniach do ZUS, rozliczeniach podatkowych.
- zgodność informacji przekazywanych do poszczególnych instytucji, w szczególności w zakresie wynagrodzenia, podstawy zatrudnienia oraz okresów wykonywania pracy.
- rozbieżności pomiędzy dokumentacją a praktyką, czyli na przykład sytuacje, w których formalnie deklarowane wynagrodzenie lub zakres współpracy odbiega od rzeczywistych warunków wykonywania pracy.
- mechanizmy kontroli wewnętrznej, które pozwolą na bieżące wychwytywanie niespójności danych.
ŹRÓDŁO: Poradnik "Reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Najważniejsze informacje dla pracodawców" - opubl. 22 czerwca 2026 r. przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INFORLEX
POTRZEBUJESZ POMOCY?