Kontrola PIP po zmianach. Nowe uprawnienia inspektorów pracy
Od 8 lipca 2026 r. weszły w życie przepisy przyznające Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienie do wydawania decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Jednocześnie reforma wprowadza istotne zmiany w zakresie kontroli. Inspektorzy pracy będą mogli żądać przeprowadzania transmisji on-line umożliwiającej m.in. weryfikację dokumentów, wysłuchanie stron i przesłuchanie świadków, a także prowadzić czynności w trybie zdalnym – także bez zgody pracodawcy.
Każdy pracodawca, jak również podmiot powierzający pracę na innej podstawie niż stosunek pracy może spodziewać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrole te są realizowane na podstawie przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, która doczekała się gruntownych zmian od 8 lipca 2026 r.
Postępowanie kontrolne PIP ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bhp, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia.
Uprawnienia inspektora pracy podczas kontroli
Inspektor pracy ma szerokie uprawnienia w toku kontroli (art. 23 ustawy o PIP). Uprawnienia te są takie same niezależnie od tego, czy kontrolowany jest podmiot państwowy, prywatny, a także od tego, w jakiej branży funkcjonuje oraz ilu zatrudnia pracowników.
W pierwszej kolejności inspektor ma prawo swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Jest to podstawowe uprawnienie inspektora, co ma kluczowe znaczenie w szczególności w przypadku kontroli dotyczących sfery bhp, gdzie duża część czynności kontrolnych jest przeprowadzana w ramach wizytacji stanowisk pracy pod kątem ich prawidłowej organizacji. Powyższe uprawnienie ma związek z kolejną kompetencją inspektora w zakresie przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy.
Zupełnie nowym uprawnieniem, wprowadzonym od lipca 2026 r., jest możliwość żądania od podmiotu kontrolowanego – w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli – przeprowadzenia transmisji online. Powinna ona umożliwiać kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń dających możliwość dwukierunkowej łączności, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej.
Kontrola inspektora pracy to nie tylko weryfikacja dokumentów – zawartych przykładowo w aktach osobowych pracowników czy ewidencji czasu pracy. Inspektorzy mają także prawo żądać pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywać i przesłuchiwać określone osoby w związku z przeprowadzoną kontrolą. Dotyczy to zarówno przedstawicieli podmiotu kontrolowanego, jak i wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia.
Inspektorzy w czasie kontroli mają prawo wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej lub papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, niezbędnych dla celów kontroli, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.
Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może stwierdzić w drodze decyzji administracyjnej istnienie stosunku pracy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach właściwych dla umowy o pracę.
Przesłuchanie w ramach pomocy prawnej
Nowością w procedurze kontrolnej inspektorów pracy jest regulacja, która przewiduje, że inspektor pracy może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.
Przez wiele lat problematyczne bywały sytuacje, kiedy to kontrolowany pracodawca znajdował się w innym województwie niż miejsce zamieszkania pracownika lub osoby, która już nie jest zatrudniona. Wówczas inspektor pracy z okręgu właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób nie mógł ich przesłuchać w charakterze świadka, pamiętając, że kontrola wobec pracodawcy jest prowadzona przez inspektora właściwego dla siedziby pracodawcy. Nowy przepis ustawy o PIP w ramach pomocy prawnej daje inspektorowi pracy możliwość zwrócenia się do innej jednostki organizacyjnej PIP o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej na terenie jej właściwości miejscowej do złożenia wyjaśnień w przedmiocie kontroli.
Kontrola w formie zdalnej
Dotychczasowe przepisy przewidywały zasadę, zgodnie z którą kontrole PIP były przeprowadzane w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Natomiast poszczególne czynności kontrolne mogły być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.
Zgodnie z nową regulacją w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Przeprowadzanie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w trybie zdalnym nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z możliwości przeprowadzania kontroli w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach, w których wykonywane są jego zadania, jak również w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.
Uprawnienie do przeprowadzenia kontroli w trybie on-line będzie wyjątkiem od reguły podejmowania czynności w formie stacjonarnej, realizowanym wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. braku możliwości lub konieczności osobistego wykonania czynności kontrolnych.
Przeprowadzenie kontroli w formie zdalnej nie wymaga zgody podmiotu kontrolowanego, a okazanie legitymacji kontrolera oraz dostarczenie upoważnienia będzie się odbywało z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Protokół kontroli także w formie elektronicznej
Ustalenia kontroli mogą być dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (te same formy będą dotyczyły sporządzania notatki urzędowej oraz wystąpień). Dotychczas była stosowana jedynie postać papierowa.
Zmieniono także regulacje dotyczące przekazania protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Czynności tej dokonuje inspektor pracy przeprowadzający kontrolę. Protokół w postaci papierowej będzie sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Zmiana umożliwi przekazywanie podmiotowi kontrolowanemu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX
POTRZEBUJESZ POMOCY?