Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2023

Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie najważniejszych zmian kadrowo-płacowych, które wejdą w życie w 2023 r. Uwzględniamy również planowane zmiany w Kodeksie pracy, które dostosowują przepisy do postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L Nr 188 z 12.07.2019 r., str. 79).

I. Prawo pracy

Tabela. Przegląd zmian w zakresie prawa pracy - zestawienie

Zmiany od 23 stycznia 2023 r. - omówienie

+

1. Elektronizacja obsługi umów

PRZED ZMIANĄ

Jak dotąd zawieranie oraz rozliczanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, oraz umów uaktywniających należy wyłącznie do osób zatrudniających. Nie istnieje żaden publiczny umożliwiający to system teleinformatyczny.

PO ZMIANIE

W wyniku zmiany przepisów ma powstać publiczny system teleinformatyczny, który umożliwi zawieranie i przechowywanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, oraz umów uaktywniających, a także udostępnianie dokumentacji pracowniczej za jego pomocą.

Dostęp do tego systemu ma być zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl lub biznes.gov.pl. W systemie tym mają zostać udostępnione gotowe do wypełniania formularze umów. Z systemu teleinformatycznego będą mogli korzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty niebędące mikroprzedsiębiorcami, zatrudniające nie więcej niż 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne powierzające pracę.

Omawiana ustawa zakłada rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zawierania umów. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym pisemnie.

Podpisanie umowy będzie wymagało użycia przez każdą ze stron podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego albo podpisu zaufanego. Umowa zostanie zawarta po wprowadzeniu do systemu danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia jej ww. podpisami elektronicznymi (lub podpisem zaufanym) przez strony umowy. Zasada ta ma być stosowana także do zmiany i rozwiązania umowy o pracę oraz wydania świadectwa pracy.

Zgodnie z omawianą ustawą pracodawca zostanie zwolniony z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji w sprawach dotyczących stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników. Czynności te będzie wykonywał za niego system teleinformatyczny.

System wspomoże pracodawcę, zleceniodawcę albo rodziców w obliczaniu należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy czy niani oraz w przekazywaniu do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Dodatkowo system teleinformatyczny umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego ZUS danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym zatrudnianych przez nich osób.

Wskazany system teleinformatyczny ma zostać uruchomiony w ciągu 3 lat od wejścia w życie ustawy.

KOMENTARZ

Zmiana bardzo ułatwi małym przedsiębiorcom zawieranie, rozliczanie i rozwiązywanie umów o pracę czy umów zlecenia. Obsługa takich umów przez państwowy system teleinformatyczny obniży też koszty prowadzenia działalności. Jest to zmiana korzystna dla przedsiębiorców.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1, art. 4-10, art. 23 ustawy z 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów - Dz.U. z 2022 r. poz. 2754

+

2. Badanie trzeźwości pracowników

PRZED ZMIANĄ

Obecnie kwestia trzeźwości pracowników jest uregulowana w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Jednak obejmuje ona jeden ogólny przepis (art. 17), który w zasadzie nie daje pracodawcom możliwości bezpośredniego kontrolowania swoich pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu oraz substancji odurzających.

Pracodawca ma bardzo ograniczone możliwości kontrolowania trzeźwości pracowników. Jest to możliwe jedynie na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, wobec którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Jedynym podmiotem uprawnionym do takiej kontroli trzeźwości jest organ powołany do ochrony porządku publicznego (policja).

Co istotne, przepisy nie regulują kwestii kontroli pracowników pod kątem spożywania innych substancji działających jak alkohol, np. narkotyków czy dopalaczy.

PO ZMIANIE

Odpowiedzią na dotychczasowe braki w uprawnieniach pracodawców do kontroli trzeźwości pracowników jest nowelizacja Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. Tworzy ona podstawy do przeprowadzania prewencyjnych kontroli pracowników na obecność w ich organizmach nie tylko alkoholu, ale także środków działających podobnie jak alkohol.

2.1. Kontrola trzeźwości przeprowadzana przez pracodawcę

Według nowych przepisów prewencyjna kontrola trzeźwości pracownika będzie możliwa, jeżeli okaże się to niezbędne do zapewnienia:

● ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób,

● ochrony mienia.

Co istotne, kontrola będzie mogła obejmować badanie zawartości w organizmach pracowników zarówno alkoholu, jak i środków działających podobnie jak alkohol (np. narkotyków, dopalaczy). Stanowi to rewolucyjną zmianę w stosunku do dotychczasowych przepisów.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza znacznie bardziej szczegółowe regulacje nie tylko wskazujące okoliczności, w jakich pracodawca może stosować tego typu kontrole czy nie dopuszczać do pracy zatrudnionych, ale także określające procedury postępowań, szczegóły techniczne badań i ich dokumentowania.

Nadrzędną zasadą obowiązującą w trakcie kontroli jest ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika oraz poszanowanie jego intymności.

Pracodawca, chcąc przeprowadzać kontrole trzeźwości, będzie musiał ustalić ich zasady w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, a jeśli w zakładzie pracy nie ma obowiązku tworzenia żadnego z tych dokumentów - trzeba będzie je przeprowadzać zgodnie z zasadami podanymi w obwieszczeniu. Ponadto pracodawca będzie musiał poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Nowym obowiązkiem pracodawców chcących kontrolować trzeźwość pracowników będzie przekazywanie informacji o kontrolach nowo zatrudnianym osobom, w formie papierowej lub elektronicznej, przed dopuszczeniem ich do pracy.

Kontrola trzeźwości przeprowadzana przez pracodawców ma się odbywać przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Nowe przepisy szczegółowo określają też, w jakich sytuacjach pracodawca będzie mógł nie dopuścić pracownika do pracy w związku z przeprowadzoną kontrolą trzeźwości, a także wprowadzają obowiązek przekazania zatrudnionemu informacji o podstawie niedopuszczenia go do pracy.

Okoliczności, w jakich można będzie nie dopuścić pracownika do pracy w związku z zawartością alkoholu lub innej substancji działającej podobnie jak alkohol w jego organizmie