Czy członkowie komisji socjalnej muszą składać oświadczenia o zachowaniu poufności

PYTANIE: W zakładzie działa komisja socjalna, która opiniuje wnioski o świadczenia z ZFŚS. Jej członkowie mają dostęp do informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników, a niekiedy także do danych dotyczących zdrowia. Czy osoby wchodzące w skład komisji powinny podpisywać oświadczenia o zachowaniu poufności?

ODPOWIEDŹ: Przepisy nie wprowadzają ogólnego obowiązku podpisywania przez członków komisji socjalnej odrębnych oświadczeń o zachowaniu poufności. Nie oznacza to jednak, że osoby te mogą uzyskać nieformalny lub nieograniczony dostęp do dokumentacji ZFŚS.

Pracodawca powinien określić, kto jest uprawniony do przetwarzania danych, w jakim zakresie i w jakim celu. W praktyce najbezpieczniej nadać członkom komisji imienne upoważnienia do przetwarzania danych oraz zamieścić w nich zobowiązanie do zachowania poufności. Nie trzeba wówczas przygotowywać dodatkowego oświadczenia.