Jak zaksięgować zakup licencji na dziennik elektroniczny

PROBLEM

Szkoła co roku kupuje licencję na dziennik elektroniczny o wartości przekraczającej 10 000 zł. Czy w związku z tym, że licencja jest przyznawana na okres nieprzekraczający roku, nie ma konieczności ewidencjonowania zakupu na koncie 020, pomimo wartości zakupu przekraczającej próg kwalifikujący do ewidencji na koncie 020? Czy takie same zasady dotyczą przedłużania dostępu do platformy e-learningowej lub edukacyjnej, do której dostęp jest przedłużany co roku? Czy rokroczne przedłużenie dostępu nie powoduje konieczności ewidencjonowania zakupu na koncie 020?

RADA

Licencja na dziennik elektroniczny udzielona na okres nieprzekraczający roku nie spełnia definicji wartości niematerialnych i prawnych, niezależnie od jej wartości (nawet jeśli przekracza 10 000 zł). W związku z tym wydatku tego nie ujmuje się na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, lecz zalicza bezpośrednio w koszty bieżącego okresu (zazwyczaj na konto 401). Analogicznie należy postąpić w przypadku corocznego przedłużania dostępu do platformy. Jeśli okres dostępu (licencji) nie jest dłuższy niż rok, wydatek ten stanowi koszt bieżącego okresu i nie podlega ewidencji na koncie 020.

UZASADNIENIE

Kryterium kwalifikacji składnika majątku

Kryterium zaliczenia składnika majątku do wartości niematerialnych i prawnych jest przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności, który musi być dłuższy niż rok. Wartość początkowa (np. próg 10 000 zł) ma znaczenie dopiero przy ustalaniu metody amortyzacji dla składników, które już zostały zakwalifikowane jako aktywa trwałe (czyli spełniają warunek okresu używania powyżej roku).

Definicja wartości niematerialnych i prawnych

W świetle zapisów art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok.

Jeżeli licencja lub dostęp są wykupywane na okres roku (lub krótszy), nie spełniają one ustawowej definicji wartości niematerialnych i prawnych, gdyż ich okres użyteczności nie jest dłuższy niż rok.

Ewidencja na koncie 020

Zgodnie z opisem konta 020 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek bud­żetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej konto to służy do ewidencji „wartości niematerialnych i prawnych”, a więc składników spełniających definicję z ustawy.

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w JSFP