Zasady podpisywania korespondencji w urzędzie gminy

Zgodnie z art. 31 ustawy z 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.), wójt kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Z tych uprawnień wójta wynika również jego prawo do podpisywania korespondencji ekspediowanej z urzędu gminy. Inne osoby, oczywiście, mogą podpisywać taką korespondencję, ale tylko w zastępstwie wójta, na podstawie jego pisemnego upoważnienia. W rzeczywistości jednak działania poszczególnych pracowników urzędów gmin pod tym względem pozostawiają wiele do życzenia.

Stosownie do par. 10 ust. 2 pkt 3 rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), wójt lub jego zastępca na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza dyspozycje dotyczące między innymi aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. Aprobata to wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, a czystopis jest tekstem dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę.