W małym urzędzie gminy zadania i obowiązki kancelarii urzędu może wykonywać sekretariat wójta

W urzędzie, szczególnie w małej gminie, może zaistnieć taka sytuacja, w której zadania i obowiązki kancelarii w zakresie obsługi kancelaryjnej urzędu będzie wykonywać sekretariat kierownika urzędu. W instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin nie ma bowiem żadnego przepisu, który mówiłby o bezwzględnym obowiązku funkcjonowania kancelarii w każdym urzędzie gminy.

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewniających jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędzie. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, wysyłanie korespondencji i przesyłek oraz przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej.