Czy pracodawca ma obowiązek wydawać pracownikom zaświadczenia uprawniające do bezpłatnej opieki medycznej
Pracownica złożyła wniosek o wydanie informacji o składkach na ubezpieczenie zdrowotne, jakie opłacamy za nią w ZUS. Twierdzi, że takiego zaświadczenia zażądano od niej w przychodni zdrowia. Do 2005 r. wydawaliśmy pracownikom legitymacje ubezpieczeniowe. Jednak zaprzestaliśmy w nich potwierdzania zatrudnienia w firmie. Co miesiąc przekazujemy pracownikom komputerowy wydruk z wysokością wynagrodzenia, na którym znajduje się informacja o wysokości pensji brutto i netto. Dodatkowo pracownik zawsze może uzyskać informacje na temat odprowadzonych składek do ZUS w rachubie płac. Czy mamy obowiązek przekazywać pracownikom inny, dodatkowy dokument? Czy jesteśmy zobowiązani do wydawania zaświadczeń gwarantujących dostęp do świadczeń medycznych? Jeżeli tak, to w jakiej formie?
PROBLEM
RADA
Nie muszą Państwo wydawać pracownikom odrębnych zaświadczeń potwierdzających prawo do świadczeń medycznych. Natomiast mają Państwo obowiązek przekazać osobom zgłoszonym do ubezpieczeń informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych - ZUS RCA lub ZUS RSA, w tym informacje o składkach na ubezpieczenie zdrowotne, jakie zostały przekazane za te osoby do ZUS.
UZASADNIENIE
Pracodawca - płatnik składek ma obowiązek przekazać osobom, które zgłasza do ubezpieczeń społecznych, co miesiąc informację o danych zawartych w imiennych raportach przekazanych do ZUS. Oprócz imienia i nazwiska oraz danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych, taki dokument zawiera zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, a także podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Informacje o składkach i ubezpieczeniach osoba ubezpieczona powinna otrzymać nie później niż w terminie, jaki obowiązuje na przekazanie imiennego raportu miesięcznego do ZUS, tak aby mogła zweryfikować zawarte tam dane.
Między innymi na podstawie tego dokumentu osoby te mogą uzyskać prawo do bezpłatnych świadczeń medycznych. Płatnik powinien przekazać te informacje w formie pisemnej lub - w przypadku zgody osoby ubezpieczonej - w formie elektronicznej.
ZUS przygotował dla płatników składek wzór informacji - ZUS RMUA, którą powinny otrzymać osoby ubezpieczone. Jest to jednak tylko przykładowy wzór. Płatnik może przygotować inny dokument. Jednak musi pamiętać, aby zostały w nim zamieszczone wszystkie informacje zawarte w raportach rozliczeniowych. Dokument musi również zawierać oznaczenie Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ), do którego jest przekazywana składka na ubezpieczenie zdrowotne. Zestawienie informacji dla osoby ubezpieczonej musi podpisać pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.
WAŻNE!
Informacja o ubezpieczeniach i składkach powinna zostać opatrzona datą jej sporządzenia, a także podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.
Przekazywanie informacji o oddziale NFZ ma na celu umożliwienie osobie ubezpieczonej udokumentowania prawa do świadczeń medycznych finansowanych ze środków publicznych. Z tego powodu, aby dokument był ważny, musi być podpisany odręcznie albo bezpiecznym podpisem elektronicznym.
WAŻNE!
Elektroniczna informacja o ubezpieczeniach i składkach niepodpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym nie jest dokumentem, który uprawnia do bezpłatnych świadczeń medycznych.
Dokumentem potwierdzającym prawo osób ubezpieczonych, w tym pracowników do świadczeń opieki zdrowotnej jest karta ubezpieczenia zdrowotnego (art. 49 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Do czasu wydania osobie ubezpieczonej karty ubezpieczenia zdrowotnego dowodem ubezpieczenia zdrowotnego jest każdy dokument, który potwierdza uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej, a w szczególności dokument potwierdzający opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne. Takim dokumentem jest np. informacja ZUS RMUA, do której przekazania jest zobowiązany płatnik składek osobom ubezpieczonym.
Płatnikom składek, którzy mimo takiego obowiązku nie przekazują osobom zgłoszonym do ubezpieczeń informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych, w tym informacji o składkach na ubezpieczenie zdrowotne, sąd grodzki może wymierzyć karę grzywny do 5000 zł. W niektórych przypadkach sąd może nałożyć na płatnika karę za złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracowników, wynikających ze stosunku pracy lub z ubezpieczenia społecznego.
Przepisy regulujące zasady wydawania legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom i innym osobom podlegającym ubezpieczeniom społecznym utraciły moc obowiązującą 31 grudnia 1998 r. Dlatego coraz mniej firm wydaje pracownikom legitymacje ubezpieczeniowe.
Przykładowo wypełniony formularz ZUS RMUA - zestawienie składek ZUS za pracownicę za maj 2009 r.:
● art. 41 ust. 8, art. 98 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
● art. 49, art. 240 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),
● art. 218 § 1 Kodeksu karnego,
● załącznik nr 16 do rozporządzenia z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 112, poz. 717).
Janusz Starzycki
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
POTRZEBUJESZ POMOCY?