Czy pracodawca wyda kopię świadectwa pracy, gdy brak akt osobowych albo kopii świadectwa pracy?

Jeżeli pracodawca nie posiada akt osobowych byłego pracownika albo w aktach osobowych nie ma jego świadectwa pracy, to nie istnieje możliwość wydania kopii tego świadectwa.

W jakiej formie złożyć wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy?

Wniosek można złożyć w postaci papierowej (np. listem poleconym albo zwykłym) lub elektronicznej (wystarczy przesłać wniosek pocztą elektroniczną; nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny).

Kiedy pracodawca może wydać zaświadczenie o zatrudnieniu zamiast świadectwa pracy?

Jeżeli pracodawca nie posiada w aktach byłego pracownika świadectwa pracy, a posiada inne dokumenty świadczące o zatrudnieniu, np. kopię umowy o pracę i kopię pisma rozwiązującego umowę, może wydać dokument poświadczający okres zatrudnienia. Żaden przepis Kodeksu pracy jednak nie nakłada na pracodawcę takiego obowiązku.

Co powinien zrobić pracownik, gdy pracodawca nie może wydać nawet zaświadczenia o okresie zatrudnienia?

Pracownik może wytoczyć powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy w określonym czasie i przedstawić dowody, w tym dokumenty oraz zeznania świadków. Ciężar dowodu spoczywa na pracowniku.

W jakim terminie pracodawca wydaje kopię dokumentacji pracowniczej, w tym kopię świadectwa pracy?

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku nie później niż 30 dni od dnia jego otrzymania.

Porada aktualna

na dzień 08.05.2026

tematy:

świadectwo pracy

Data publikacji: 03.12.2025

Jak wydać kopię świadectwa pracy, jeśli zaginęły dokumenty pracownika

PROBLEM

Pracownica była zatrudniona w naszym zakładzie od 1974 r. do 1977 r. Złożyła właśnie wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy z informacją o pracy w warunkach szkodliwych. Niestety w jej archiwalnej teczce nie ma ani świadectwa pracy, ani nawet umowy o pracę. Jest tylko zaświadczenie o przyjęciu na 7-dniowy okres próbny i podanie o urlop wychowawczy pokrywający się z rokiem odejścia z pracy. Co zrobić w takiej sytuacji?

Pozostało 94% treści

Chcesz uzyskać dostęp? Skorzystaj z bezpłatnego abonamentu

TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!

Zyskasz:

aktualności i zmiany przepisów z zakresu, m.in. podatków, rachunkowości, kadr, płac i ZUS
Dziennik Gazetę Prawną, szkolenia, książki i komentarze ekspertów
czasopisma INFOR m.in. Monitor księgowego, Biuletyn VAT oraz MONITOR prawa pracy i ubezpieczeń