Wyszukaj po identyfikatorze keyboard_arrow_down
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
comment

Artykuł

Artykuł aktualny na dzień 29-05-2024
Artykuł aktualny na dzień 29-05-2024
Data publikacji: 2023-10-15

Wybrane problemy związane z inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Jedną z metod przeprowadzania corocznej inwentaryzacji aktywów jest inwentaryzowanie rozrachunków z kontrahentami drogą potwierdzenia sald (art. 26 uor). Mimo że treść przepisów w tym zakresie jest niezmieniana od dawna, nadal wiele jednostek napotyka problemy z tym związane. W artykule przedstawiamy rozwiązania czterech  z nich.

Czy prośbę o potwierdzenie salda należności można wysłać między 1 a 15 stycznia 

Problem

Czy jednostka może wysłać prośbę o potwierdzenie salda należności po nowym roku, tj. gdy znane jest już dokładnie saldo na dzień bilansowy?

Rada

Jednostka ma czas na wysłanie do kontrahentów prośby o potwierdzenie salda należności do 15 dnia następnego roku. 

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości bezpośrednio wskazuje (art. 26 ust. 3 pkt 1 uor), że termin inwentaryzacji należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki ich stanu uważa się za dotrzymany jeżeli:

(…) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Taki zapis w ustawie o rachunkowości oznacza, że jednostka może do 15 dnia następnego roku wysłać prośbę o potwierdzenie sald (a więc także w terminie od 1 do 15 stycznia, jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z kalendarzowym). Wówczas rzeczywiście nie będzie zachodziła potrzeba ewentualnego korygowania kwoty należności o przychody i rozchody, jakie mogłyby wystąpić, gdyby jednostka wysyłała prośby o potwierdzenie sald w 3 miesiącach przed końcem roku obrotowego. Należy jednak pamiętać, że rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych – zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor – musi nastąpić nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. 

Czy prośba o potwierdzenie salda z kontrahentem zagranicznym musi być napisana w języku polskim 

Problem

Czy kontrahentom zagranicznym należy wysyłać prośbę o potwierdzenie salda należności w języku polskim czy też w języku dla nich bardziej zrozumiałym (np. angielskim). Jak może wyglądać taka prośba w języku angielskim?

Rada

Przepisy prawa bilansowego nie określają, w jakim języku ma być wysłana prośba o potwierdzenie salda należności. Naturalnym jest zatem, by do kontrahenta zagranicznego wysłać ją w języku, który jest dla niego zrozumiały (często, o ile nie najczęściej to język angielski jako język światowego biznesu), choć oczywiście może być to również język polski.

Uzasadnienie

Przepisy prawa bilansowego nie określają, jak ma wyglądać prośba o potwierdzenie salda należności. W przypadku kontrahentów zagranicznych ważny jest jedynie fakt, by rozrachunki te były inwentaryzowane według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się oczywiście w walucie obcej (por. pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami). Tym samym do kontrahenta zagranicznego można wysłać prośbę o potwierdzenie salda w dowolnym języku, choć zapewne najbardziej preferowanym będzie język zrozumiały dla obu stron. W praktyce językiem tym jest często angielski. 

Przykładowa prośba o potwierdzenie salda należności w języku angielskim może wyglądać następująco:

Przykład

Spółka ABC

Wrocław, ul. Staromłyńska 17

Confirmation of Outstanding Balance

Dear Sir/Madam,

We are writing to confirm the current balance of the amount due on your account with ….Spółka ABC…... As of ……30 November 2023………, your outstanding balance is….…. € 6000…. We would like to ensure that both parties are in agreement regarding the amount due.

For your reference, here is a breakdown of the outstanding balance:

 

Invoice

Due date

Amount

FV/510/2023

 

20/12/2023

€4800

FV/543/2023

 

6/01/2024

€1200

Total due:

 

€6000

Please review this information and confirm that it matches your records. If you believe there is any discrepancy or if you have any questions regarding the outstanding balance, please do not hesitate to contact our accounts department at …… grazyna.skowronska@wp.pl ……., mobile:….. +48 510 123 456…….. We are committed to resolving any issues promptly and accurately.

Sincerely,

Matylda Guzman

Chief Financial Officer 

 

 

Czy inwentaryzacja drogą potwierdzenia salda musi być przeprowadzana na ten sam dzień

Problem

Czy jednostka może przeprowadzać potwierdzenia sald należności na różne dni, np. stan należności od kontrahentów krajowych na 30 listopada a kontrahentów zagranicznych na 15 grudnia?

Rada

Każda prośba o potwierdzenie salda (niezależnie, czy to do kontrahenta krajowego czy zagranicznego) może dotyczyć stanu należności na dowolnie wybrany przez jednostkę dzień.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości nie zobowiązuje jednostek, by prośba o potwierdzenie stanu należności (niezależnie – krajowych czy zagranicznych) dotyczyła stanu tych należności na ten sam dzień. Tym samym można wysyłać prośby o potwierdzenie stanu należności, np. według poszczególnych grup należności (lub nawet poszczególnych należności). Przykładowo jednostka w celu rozłożenia obowiązków inwentaryzacyjnych zdecydowała się, że prośba o potwierdzenie stanu należności od kontrahentów krajowych będzie wysyłana w listopadzie ze stanem na 15 listopada 2023 r., zaś prośba o potwierdzenie stanu należności od kontrahentów zagranicznych będzie wysyłana w grudniu ze stanem na 1 grudnia 2023 r. 

 

Czy dodatkowe naliczenie odsetek za zwłokę na dzień bilansowy musi zostać ponownie potwierdzane

Problem

Jednostka w październiku 2023 r. potwierdziła z kontrahentem stan należności na 15 października. Potwierdzenie dotyczyło nie tylko należności głównej, ale również naliczonych na ten dzień odsetek. Czy naliczając na dzień bilansowy odsetki od należności od tego kontrahenta, jednostka powinna ponownie potwierdzić stan należności wraz z nowo naliczonymi odsetkami za zwłokę?

Rada

Naliczenie na dzień bilansowy odsetek za zwłokę nie wymaga ponownego potwierdzenia salda z kontrahentem.

Uzasadnienie

Z ustawy o rachunkowości wprost wynika, że (art. 26 ust. 3 pkt 1 uor), że jeśli inwentaryzacja należności drogą potwierdzenia salda nastąpiła w terminie między 1 października a 15 stycznia, to zarówno termin, jak i częstotliwość jej przeprowadzenia jest dotrzymana według przepisów prawa. Tym samym, jeśli jednostka, której rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, ustaliła stan należności z kontrahentem na 15 października 2023 r., to nie musi ponownie w ramach tej samej „obowiązkowej rocznej” inwentaryzacji ponownie takiej należności potwierdzać. Brak obowiązku jest niezależny od tego, czy jednostka zamierza na dzień bilansowy (czy też nie) naliczać odsetki za zwłokę od tych należności. Stan należności od tego kontrahenta na dzień bilansowy będzie zatem wynikiem ustalonego salda na 15 października 2023 r.:

  • pomniejszonego o rozchody, jakie miały miejsce w związku z zapłatą należności w terminie między 15 października a 31 grudnia 2023 r.,
  • powiększonego o przychody w związku ze sprzedażą, jaka nastąpiła w terminie między 15 października a 31 grudnia 2023 r.,
  • powiększonego o ewentualnie naliczone odsetki od zaległości na dzień 31 grudnia 2023 r. 

Paweł Muż 

ekonomista, redaktor „MONITORA księgowego”

 

 

close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00