Wystawianie i doręczanie faktur na rzecz konsumentów i podatników bez NIP w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany w sposobie wystawiania faktur, jednak faktury konsumenckie – czyli wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – nadal będą co do zasady wystawiane poza systemem. Dobrowolne korzystanie z KSeF w tym zakresie będzie możliwe, ale to sprzedawca zdecyduje o formie dokumentu. Jednocześnie nowelizacja ustawy o VAT wprowadza obowiązek identyfikacji nabywcy zwolnionego z VAT poprzez podanie odpowiednich danych, co może powodować trudności w ustaleniu statusu podatnika.

logo ksef 1200

Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie »

Faktury konsumenckie w KSeF

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – czyli konsumentów – nie będą objęte obowiązkiem przesyłania do KSeF. Jednak ustawodawca dopuścił możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie elektronicznym. Sprzedawca będzie mógł zdecydować, czy wystawi fakturę w formie ustrukturyzowanej (KSeF), elektronicznej (np. PDF), czy papierowej.

Jeśli sprzedawca wystawia faktury za pomocą kas rejestrujących zarówno na rzecz podatników, jak i osób prywatnych, to do końca 2026 r. nie musi zmieniać systemu fakturowania i korzystać z KSeF.

Należy pamiętać, że KSeF jest dobrowolny w przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Osobom prawnym nieprowadzącym działalności trzeba będzie wystawić faktury w KSeF. O tym, czy dany podmiot prowadzi działalność, decydują przepisy ustawy o VAT, a nie Prawa przedsiębiorców. Dlatego faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać:

• rolnikom oraz
• wynajmującym, nawet gdy nie jest to przedmiot ich działalności.

W praktyce oznacza to, że sprzedawca będzie musiał ustalić, czy nabywca jest podatnikiem – co może być trudne, zwłaszcza gdy nie dysponuje on numerem NIP.

Identyfikacja nabywcy

Powstaje pytanie, na kim będzie spoczywał obowiązek ustalenia, czy kupujący jest podatnikiem? Poza tym nie każdy podatnik zwolniony z VAT dysponuje numerem NIP. W wyniku ostatniej nowelizacji został wprowadzony proces tzw. samoidentyfikacji. Czy rozwiąże wszystkie problemy?

W przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku, to na fakturze trzeba będzie podać numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer (art. 106e ust. 1 pkt 25 ustawy o VAT).

Czy to oznacza, że jeśli kupujący nie poda nam numeru NIP, możemy go potraktować jako konsumenta i w dowolny sposób wystawić dla niego fakturę? Nie wynika to z przepisów, gdyż faktury podatnikom wystawiamy obowiązkowo w KSeF, niezależnie od tego czy posiadają numer NIP. Trzeba będzie poczekać na wyjaśnienia MF w tej sprawie. Taki sposób postępowania na pewno ułatwiłby życie podatnikom.

Jeśli faktura zostanie wystawiona w KSeF dla konsumenta lub podmiotu bez NIP, będzie ona dostępna poza systemem – w formie wizualizacji z kodem QR. Nabywca będzie mógł zażądać faktury w formie dla niego wygodnej, bez konieczności logowania się do KSeF. W przypadku chęci dostępu do faktury w systemie, sprzedawca będzie zobowiązany do przekazania kodu QR oraz danych identyfikujących dokument.

Autor: Joanna Dmowska