Termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego po zmianach od 27 stycznia 2026 r.

W przypadku gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, a dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r. zmienia zasady wypłaty ekwiwalentu urlopowego, wiążąc go z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę.

kodeks pracy zmiana 2026 nowe obowiązki pracodawcy

Niezbędnik kadrowego na 2026 r. »

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie pieniężne, które pracodawca musi wypłacić pracownikowi jedynie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeśli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze.

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:

• sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,

• fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,

• powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.

Dotychczas zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy były ściśle powiązane z momentem ustania stosunku pracy. Pracodawca był zobligowany do rozliczenia się z pracownikiem najpóźniej w ostatnim dniu jego zatrudnienia, niezależnie od przyjętego w zakładzie pracy stałego terminu wypłaty wynagrodzeń. Brak wypłaty w tym konkretnym dniu był traktowany jako opóźnienie uprawniające pracownika do żądania odsetek ustawowych od następnego dnia.

27 stycznia 2026 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadza istotne modyfikacje w procedurze i terminach rozliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zmiany te mają na celu usprawnienie komunikacji na linii pracownik–pracodawca oraz odciążenie działów kadrowo-płacowych poprzez urealnienie terminów płatności świadczeń związanych z ustaniem stosunku pracy.

Wypłata ekwiwalentu w dwóch terminach

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca jest zasadniczo zobowiązany dokonać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym w zakładzie pracy (art. 171 § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Wskazane rozwiązanie ma na celu zredukowanie przygotowywania dodatkowych list płac i przelewów poza standardowym cyklem wypłaty wynagrodzeń.

W przypadku gdy standardowy termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy, co uniemożliwiałoby prawidłowe naliczenie ekwiwalentu za urlop, powyższa zasada nie będzie stosowana (art. 171 § 5 zd. 1 k.p.). Celem tego przepisu jest przyznanie pracodawcy czasu na bezsporne ustalenie wymiaru niewykorzystanego urlopu i precyzyjne wyliczenie kwoty należnej po faktycznym ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku wypłata ekwiwalentu pieniężnego musi nastąpić w ciągu 10 dni od dnia zakończenia (rozwiązania lub wygaśnięcia) stosunku pracy. Jest to termin maksymalny (art. 171 § 5 zd. 2 k.p.).

Przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu

Nowe przepisy precyzują również sposób postępowania w sytuacji, gdy wyznaczony termin wypłaty ekwiwalentu przypada na dzień wolny od pracy. Wówczas omawiana należność musi zostać wypłacona w dniu bezpośrednio poprzedzającym taki dzień wolny (art. 171 § 5 zd. 3 k.p.).

Oprac. Katarzyna Bogucka