Zasady wystawiania faktur w KSeF. Czym różni się tryb offline24 od trybu online
System e‑fakturowania stał się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw od 1 lutego 2026 r., a w kolejnych etapach obejmie również pozostałe firmy oraz najmniejsze podmioty. Podstawowym sposobem wystawiania faktur jest tryb online, który zakłada przesyłanie dokumentów do KSeF w czasie rzeczywistym. Przepisy przewidują jednak możliwość bezterminowego korzystania z trybu offline24. Wybór trybu należy do podatnika, warto jednak uwzględnić kluczowe różnice między nimi, ponieważ wpływają one na sposób organizacji procesu fakturowania.
W systemie KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur:
- online – w czasie rzeczywistym, bezpośrednio w systemie,
- offline24 – faktura wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, z późniejszym dosłaniem do systemu (najpóźniej następnego dnia roboczego).
Wybierając tryb offline24 nie trzeba nic zgłaszać. Nie trzeba go stosować do wszystkich faktur. To od podatnika zależy, jak wystawi daną fakturę.
Warunkiem skorzystania z trybu offline24 jest wystawienie faktury zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez Ministerstwo Finansów i niezwłoczne jej przesłanie do systemu KSeF. Faktura będzie musiała być przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Czym się różni tryb offline od trybu online
Czego dotyczy | Tryb online | Tryb offline24 |
Jak jest wystawiana faktura | w czasie rzeczywistym | jest wystawiana poza KSeF (zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF) z późniejszym dosłaniem jej do KSeF |
Kiedy należy ją wysłać do KSeF | w dniu wystawienia | najpóźniej następnego dnia roboczego; za fakturę wystawioną w trybie offline24 będzie uznawana również faktura wystawiona w trybie online, ale wysłana do KSeF z opóźnieniem |
Jak faktura jest dostarczana nabywcy | obowiązkowo za pośrednictwem KSeF, chyba że ma zastosowanie jeden z sześciu wyjątków wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT Podatnik może, ale nie musi, dodatkowo przesłać wizualizację faktury lub potwierdzenie transakcji. | obowiązkowo za pośrednictwem KSeF, chyba że ma zastosowanie jeden z sześciu wyjątków wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT Podatnik może, ale nie musi dodatkowo przesłać wizualizację faktury albo potwierdzenie transakcji. |
Jaka jest data wystawienia faktury | dzień przesłania do KSeF | data wskazana na fakturze w polu P_1 |
Jaka jest data otrzymania faktury | 1) dzień przydzielenia fakturze numeru KSeF – gdy faktura jest doręczana w systemie, 2) dzień jej faktycznego otrzymania przez nabywcę – gdy jest udostępniana poza KSeF | 1) dzień przydzielenia fakturze numeru KSeF – gdy faktura jest doręczana w systemie, 2) dzień jej faktycznego otrzymania przez nabywcę – gdy jest udostępniana poza KSeF |
Czy oznaczamy fakturę kodem QR | nie, chyba że udostępniamy ją poza KSeF | nie, chyba że udostępniamy ją poza KSeF |
Zobacz również: Instrukcje KSeF. 15 praktycznych procedur dla podatników »
POTRZEBUJESZ POMOCY?