Nowe zasady składania wniosków o zasiłki przyjęte przez Senat
4 marca 2026 r. Senat bez poprawek przyjął nowelizację ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wprowadzającą pełną elektronizację wniosków o przyznanie i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Nowe przepisy znacząco upraszczają i ujednolicają procedury, umożliwiając płatnikom składek oraz biurom rachunkowym przekazywanie wniosków do ZUS w formie elektronicznej.
Nowelizacja rozróżnia sposób składania wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku w zależności od tego czy płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, czy ZUS. Przewiduje wprowadzenie możliwości przesyłania przez płatników składek oraz biura rachunkowe wniosków o zasiłek opiekuńczy do ZUS w postaci elektronicznej m.in. przez profil PUE ZUS lub elektroniczną skrzynkę podawczą.
Również płatnicy składek, którzy są płatnikami zasiłków, będą mogli je wypłacać na podstawie wniosku złożonego w postaci elektronicznej. Zmiana ma na celu umożliwienie złożenia przez ubezpieczonego wniosku o przyznanie zasiłku w postaci papierowej, tak jak obecnie, ale także np. za pośrednictwem wewnętrznych systemów, takich jak poczta elektroniczna, czy system kadrowo–płacowy.
Ponadto załączniki, niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku (np. zaświadczenia lekarskie) będą mogły być składane nie tylko w formie oryginału oraz kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem, ale również w postaci elektronicznej kopii, np. skanu dokumentu.
Nowe przepisy, które zostaną wprowadzone do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uzależniają sposób przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – od tego, kto wypłaca świadczenie:
- gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek) – wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Umożliwia to korzystanie z firmowych narzędzi, takich jak poczta elektroniczna, systemy HR/kadry‑płace, a także przesyłanie skanów dokumentów.
- gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS – postępowanie wszczyna się na podstawie wniosku w postaci papierowej (zastępując pojęcie „forma pisemna”) lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo przesłanego za pośrednictwem systemu PUE ZUS/eZUS.
Koniec z podwójną ścieżką papier–elektronika
Nowe rozwiązanie zlikwiduje problem tzw. podwójnej ścieżki, w której część dokumentów do ZUS można przekazać elektronicznie, a część wyłącznie papierowo. Obecnie w przypadku płatników składek dokumenty, które zwykle przekazywane są jako komplet stanowiący podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, muszą być przekazywane do ZUS oddzielnie.
„Zaświadczenie płatnika składek (Z-3) może być przekazane w formie elektronicznej przez PUE ZUS, natomiast wniosek o zasiłek opiekuńczy (Z-15A albo Z-15B) pracownika złożony za pośrednictwem pracodawcy musi być złożony w oryginale (w formie papierowej) do ZUS, czyli bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS albo wysłany w formie przesyłki listownej” - podkreślono w Ocenie Skutków Regulacji.
W celu zapewnienia prawidłowości wypłat, płatnik zasiłku (ZUS lub pracodawca) zyska uprawnienie do żądania przedłożenia oryginału dokumentu, jeśli pojawią się wątpliwości co do zgodności przedstawionej kopii z oryginałem.
Przepisy przejściowe
Nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Na podstawie przepisów przejściowych nowe regulacje znajdą zastosowanie również do postępowań w sprawie zasiłków, które zostały wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia ustawy w życie.
Ustawa z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (uchwalona przez Senat)
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INFORLEX
POTRZEBUJESZ POMOCY?