Ekwiwalent za urlop a termin wypłaty wynagrodzenia – kiedy obowiązuje 10-dniowy termin

Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy po rozwiązaniu umowy o pracę? Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady wynikające z deregulacji Kodeksu pracy – upraszczają rozliczenie, ale w określonych przypadkach uruchamiają odrębny, 10-dniowy termin wypłaty.

ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, ZFŚS, ekwiwalent pieniężny

• Ekwiwalent za urlop pracownika budżetówki »
• Czy nauczycielowi przysługuje ekwiwalent za urlop »

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest teraz według nowych zasad. Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy ustawy z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25), które wprost regulują termin wypłaty tego świadczenia. Zmiana eliminuje jeden z praktycznych problemów kadrowo-płacowych, z którymi borykali się pracodawcy przy rozwiązywaniu stosunków pracy.

Ekwiwalent pieniężny za urlop – jak był ustalany termin wypłaty przed 27 stycznia 2026 r.?

Do 26 stycznia 2026 r. prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy powstawało w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przyjmowano – zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00) – że świadczenie należy wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Oznaczało to konieczność generowania dodatkowych list płac i realizowania przelewów poza standardowym harmonogramem wypłat. W niektórych przypadkach prowadziło to też do błędów w obliczeniach – wysokość ekwiwalentu trzeba było ustalać przed faktycznym ustaniem stosunku pracy, zanim znane były wszystkie niezbędne składniki wynagrodzenia.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy: nowy termin wypłaty według art. 171 § 4–5 k.p.

Po nowelizacji do art. 171 Kodeksu pracy dodano § 4 i § 5, które wprowadzają czytelne reguły:

1. Ekwiwalent wypłacany jest co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u danego pracodawcy.
2. Jeżeli ten termin wypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca ma 10 dni od ustania zatrudnienia na dokonanie wypłaty.
3. Gdy ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu go poprzedzającym.

Dzięki temu pracodawcy mogą rozliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w ramach standardowego cyklu płacowego – bez tworzenia odrębnych list płac i dodatkowych przelewów. Upraszcza to również sam proces obliczania świadczenia: wysokość ekwiwalentu pieniężnego ustala się na dzień rozwiązania stosunku pracy, a nie – jak bywało w praktyce – kilka dni wcześniej, pod presją terminu wypłaty. Eliminuje to ryzyko błędów wynikających z uwzględnienia niepełnych danych o składnikach wynagrodzenia. Dla działów kadr i płac oznacza to mniejszą liczbę korekt i prostszą dokumentację rozliczeniową przy każdym odejściu pracownika.

Kiedy termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypada po ustaniu zatrudnienia?

Kluczowy wyjątek dotyczy sytuacji, gdy przyjęty termin wypłaty wynagrodzenia w zakładzie pracy wypada wcześniej niż data rozwiązania umowy. Przykład: wynagrodzenie wypłacane jest 28. dnia miesiąca, a stosunek pracy ustaje 31. Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu 28., bo świadczenie jeszcze nie przysługuje – pracownik nadal jest zatrudniony. W takim przypadku zastosowanie ma 10-dniowy termin liczony od dnia ustania zatrudnienia. Przekroczenie tego terminu skutkuje obowiązkiem wypłaty odsetek ustawowych za opóźnienie.

Oprac. Agata Wróbel

na podstawie artykułu "Zmiany deregulacyjne dotyczące ZFŚS i ekwiwalentu za urlop" Małgorzaty Czołczyńskiej