Przygotowanie do kontroli PIP w firmie. Jakie obowiązki ma pracodawca
Zmiany, które weszły w życie 8 lipca 2026 r. rozszerzają uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy i oznaczają dla pracodawców konieczność jeszcze większej dbałości o prawidłowe dokumentowanie podstaw zatrudnienia oraz zgodność stosowanych rozwiązań z przepisami prawa pracy. Pracodawca powinien przy tym pamiętać, że w większości przypadków nie zna celu wizyty inspektorów pracy. Kontrola może mieć charakter rutynowy, ale może być również efektem skargi złożonej przez pracownika. Odpowiednie przygotowanie firmy może znacząco ograniczyć ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości.
Dokumentacja pracownicza i szkolenia BHP
Pracodawca powinien przygotować się do kontroli PIP. Przede wszystkim powinien zebrać wszystkie dokumenty pracownicze i przeanalizować je z odpowiednią osobą, np. kadrową. Inspektorzy sprawdzają, czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp, a w szczególności, czy mają aktualne szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy oraz szkolenia okresowe.
Szczególnie ważną kwestią przed kontrolą PIP jest sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają aktualne zaświadczenia lekarskie, potwierdzające zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy.
Brak zaświadczeń lekarskich czy brak przeszkolenia w zakresie bhp są w praktyce najczęściej spotykanymi zaniedbaniami pracodawców.
Bardzo ważne będzie także sprawdzenie, czy dokumentacja pracownicza jest prawidłowo prowadzona. Jeśli okaże się, że brakuje np. oświadczeń woli dotyczących rozwiązywania stosunku pracy lub zmiany jego treści, pracodawca może jeszcze uzupełnić te dokumenty. Warto też zweryfikować, czy dokumentacja prowadzona jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
Terminowość wypłaty wynagrodzeń
Kolejną kwestią, którą będą sprawdzać inspektorzy, jest terminowa wypłata wynagrodzeń dla pracowników oraz innych świadczeń płynących ze stosunku pracy. Warto zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ jest to bardzo często spotykane wśród pracodawców wykroczenie.
Inspektorzy pracy bardzo często sprawdzają terminowość wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom.
Od 1 stycznia 2017 r. inspektorzy pracy mogą także kontrolować wypłacanie wynagrodzenia osobom świadczącym pracę na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług.
Minimalna stawka godzinowa dla osób zatrudnionych na tej podstawie wynosi w 2026 r. 31,40 zł brutto. Wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki na godzinę powinny mieć formę pieniężną, przez co należy rozumieć zapłatę w gotówce, albo zapłatę w formie bezgotówkowej.
W umowach ze zleceniobiorcami i usługodawcami należy wskazywać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Należy pamiętać, że jeśli ustaleń w tym zakresie nie będzie, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty wynagrodzenia.
Czas pracy i bezpieczeństwo w zakładzie pracy
Zanim dojdzie do kontroli, pracodawca powinien też sprawdzić, czy w zakładzie pracy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy pracowników.
Niemniej ważne jest także stosowanie się do zasad bhp. Przed kontrolą pracodawca powinien również zweryfikować:
- aktualność okresowych przeglądów instalacji i przewodów kominowych,
- prawidłowe zabezpieczenie tablic rozdzielczych prądu elektrycznego,
- ogólny stan techniczny budynku i towarzyszących mu zabudowań.
Obowiązki pracodawcy w trakcie kontroli
Zgodnie z art. 27 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Obejmuje to w szczególności:
- niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
- zapewnienie terminowego udzielania informacji przez pracowników oraz osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych lub samozatrudnione,
- udostępnienie niezbędnych urządzeń technicznych,
- w miarę możliwości – udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.
Celem tych obowiązków jest sprawny i szybki przebieg kontroli oraz ograniczenie utrudnień w bieżącym funkcjonowaniu firmy. W praktyce inspektorzy potrzebują zazwyczaj dostępu do drukarki (do sporządzenia protokołu) lub kserokopiarki (do powielenia dokumentów stanowiących załączniki do protokołu), a także osobnego pomieszczenia – np. do przesłuchania świadków.
Pracodawca jest ponadto zobowiązany zapewnić inspektorowi niezbędną odzież ochronną lub roboczą oraz środki ochrony indywidualnej.
Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX
POTRZEBUJESZ POMOCY?