Prawidłowe wypowiadanie pracownikom umowy o pracę - praktyczna instrukcja

Wręczając pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę, pracodawca musi spodziewać się, że pracownik będzie chciał zakwestionować zwolnienie z pracy. Dlatego pracodawca powinien przestrzegać pewnych procedur, które ograniczają możliwość podważenia przez pracownika złożonego wypowiedzenia.

Krok 1. Sprawdzenie, czy pracownik nie jest chroniony przed wypowiedzeniem

Przed wręczeniem pracownikowi wypowiedzenia pracodawca powinien najpierw upewnić się, czy pracownik, który ma być zwolniony, nie podlega szczególnej ochronie przed rozwiązaniem umowy o pracę. Należy więc sprawdzić, czy np. pracownik nie jest w wieku przedemerytalnym, który daje mu ochronę, nie podlega ochronie związkowej lub nie przebywa na urlopie (m.in. wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym, bezpłatnym).

Ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę

Przepisy ustawy - Kodeks pracy (dalej: k.p.) przewidują w pewnych przypadkach zakaz wypowiadania pracownikowi umowy o pracę. Dotyczy to określonych grup pracowników, które podlegają szczególnej ochronie trwałości stosunku pracy.

Przykłady pracowników chronionych przed wypowiedzeniem umowy

Krok 2. Przeprowadzenie konsultacji związkowej

Jeżeli pracodawca stwierdzi, że pracownik nie podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę, powinien skonsultować zamiar złożenia mu wypowiedzenia z działającą w zakładzie organizacją związkową, której pracownik jest członkiem lub która podjęła się jego reprezentowania.

Zamiar dokonania wypowiedzenia pracodawca konsultuje ze związkami tylko wówczas, gdy wypowiada umowę zawartą na czas nieokreślony (art. 38 § 1 k.p.). Nie ma zatem takiego obowiązku, jeżeli wypowiada umowę innego rodzaju, np. umowę na czas określony, na okres próbny.

Jeśli w zakładzie nie ma organizacji związkowej, pracodawca sam podejmuje decyzję o wypowiedzeniu.

Pracodawca nie może się uchylić od procedury konsultacyjnej, chociażby wypowiedzenie umowy było merytorycznie uzasadnione. Brak konsultacji jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę i może być podstawą przywrócenia pracownika do pracy przez sąd.

Pracodawca nie ma obowiązku konsultacji związkowej w przypadku pracowników zatrudnionych na umowy terminowe.

Jeżeli pracodawca nie wie, czy pracownik jest członkiem działającej w zakładzie organizacji związkowej, aby to ustalić, powinien na piśmie zwrócić się z takim pytaniem do tej organizacji. Gdy pracownik nie należy do żadnej organizacji związkowej, pracodawca powinien ustalić, czy któryś z działających w zakładzie związków zawodowych podejmie się reprezentowania pracownika. W zależności od uzyskanych informacji pracodawca powinien przeprowadzić konsultację wypowiedzenia z organizacją związkową lub może jej nie przeprowadzać.

Przykład

W zakładzie działają dwie organizacje związkowe. Pracodawca chce wypowiedzieć umowę o pracę na czas nieokreślony jednej z pracownic. Nie wie jednak, czy należy ona do którejś z działających w zakładzie organizacji związkowych. W takim przypadku pracodawca powinien wystąpić do obu związków zawodowych z pytaniem, czy będą reprezentować pracownicę. Jeżeli któraś z organizacji związkowych wyrazi zgodę, należy z nią przeprowadzić konsultację zamiaru wypowiedzenia umowy. Gdy oba związki zechcą reprezentować pracownicę, zamiar wypowiedzenia należy skonsultować z jednym i drugim związkiem.

Jeżeli organizacja związkowa uzna, że dokonanie wypowiedzenia byłoby nieuzasadnione, może zgłosić swoje zastrzeżenia w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia od pracodawcy o zamiarze złożenia wypowiedzenia pracownikowi. Stanowisko organizacji związkowej nie wiąże jednak pracodawcy. Może on zatem wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę, mimo sprzeciwu związków zawodowych lub braku w tej sprawie odpowiedzi organizacji związkowej w ciągu 5 dni.

Należy jednak pamiętać, że informując związki zawodowe o przyczynie wypowiedzenia umowy o pracę pracownika, nie można jej później zmieniać, gdy konsultacja została zakończona. Taka sama reguła występuje w przypadku zamiaru wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy, które następnie pracodawca przekształcił na wypowiedzenie definitywne.

Przykład

Pracodawca poinformował związek zawodowy, do którego należał pracownik, o zamiarze wypowiedzenia warunków pracy i płacy z powodu likwidacji stanowiska pracy zajmowanego przez pracownika. Pracownik w wyniku wypowiedzenia miałby zostać przeniesiony na inne stanowisko pracy z niższym niż dotychczas wynagrodzeniem za pracę. Organizacja związkowa złożyła w terminie 5 dni uzasadnione zastrzeżenia do tego zamiaru pracodawcy. Pracodawca stwierdził jednak, że nie może w dalszym ciągu zatrudniać tego pracownika w zakładzie i wypowiedział mu definitywnie umowę o pracę, podając jako przyczynę właśnie likwidację jego stanowiska pracy. W takim przypadku obowiązek konsultacyjny pracodawcy nie został wypełniony i może to stanowić podstawę odwołania się pracownika do sądu pracy. W przypadku zmiany wypowiedzenia ze zmieniającego warunki pracy i płacy na definitywne pracodawca powinien dokonać ponownej konsultacji związkowej w tym zakresie.

Krok 3. Sporządzenie wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać sporządzone w formie pisemnej (art. 30 § 3 k.p.). Dokonanie wypowiedzenia w innej formie (np. na portalu społecznościowym) spowoduje, że wypowiedzenie będzie ważne, ale ze względu na niewłaściwą formę będzie mogło zostać zakwestionowane przez pracownika przed sądem pracy.

Jako uzasadnienie takiego stanowiska należy wskazać brak dochowania wymogu własnoręcznego podpisu. Procedurą bardziej prawidłową będzie w tym przypadku potwierdzenie w formie pisemnej wcześniejszego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem złożonego za pomocą faksu, poczty elektronicznej czy nawet ustnie.

Przykład

Pracodawca w zakładzie obróbki drewna, przechodząc przez halę produkcyjną, zauważył, że jeden z pracowników kolejny raz wykonuje pracę w sposób zagrażający jego życiu i zdrowiu oraz mieniu pracodawcy. Ponieważ pracownik już wcześniej był karany za podobne naruszenia przepisów bhp, pracodawca oświadczył mu ustnie, że wypowiada mu umowę o pracę z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia. Powróciwszy do biura, polecił pracownikowi działu kadr przygotować stosowne pismo wypowiadające umowę. Pismo zostało doręczone pracownikowi po weekendzie w poniedziałek i potwierdzało wcześniejsze ustne wypowiedzenie umowy o pracę złożone pracownikowi w piątek. Taki sposób postępowania pracodawcy będzie skuteczny i nie ma podstaw do kwestionowania prawidłowości formy złożonego wypowiedzenia.

Sporządzając wypowiedzenie, pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia (dotyczy to tylko umów zawartych na czas nieokreślony) i pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy od wypowiedzenia (w terminie 7 dni).

Podanie przyczyny wypowiedzenia

Największe problemy stwarza pracodawcom wskazanie przyczyny wypowiedzenia. Przyczyna jest najczęściej weryfikowanym elementem wypowiedzenia umowy przez sąd pracy. Dlatego pracodawca wypowiadający umowę pracownika musi poświęcić najwięcej uwagi właśnie temu elementowi. Błędne jest przekonanie pracodawców, że konkretność przyczyny oznacza jej zwięzłe, jednozdaniowe ujęcie. Prawidłowo wskazana przyczyna to dłuższe, niekiedy nawet kilkustronicowe uzasadnienie decyzji pracodawcy o wypowiedzeniu umowy pracownikowi. W wypowiedzeniu należy ponadto podać wszystkie zaistniałe przyczyny, a nie tylko najważniejsze.

Przyczyna wypowiedzenia powinna być:

● konkretna,

● prawdziwa,

● uzasadniająca wypowiedzenie.

Przyczyna wypowiedzenia jest konkretna wówczas, gdy jest tak sformułowana w wypowiedzeniu umowy, że obiektywnie jest jasne, co dokładnie pracodawca zarzuca pracownikowi.

Przyczyna wypowiedzenia jest prawdziwa wówczas, gdy jest odzwierciedleniem rzeczywistości. Warto, by pracodawca potrafił udowodnić (w razie sporu sądowego), że podana w wypowiedzeniu przyczyna ma pokrycie w faktach. Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie to taka, której "waga" obiektywnie usprawiedliwia konieczność rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem.

Najbezpieczniej dla pracodawcy jest podać kilka przyczyn w wypowiedzeniu, jeżeli było więcej powodów do zwolnienia. Wykazanie bowiem przed sądem, że choćby jedna z tych przyczyn jest prawdziwa, spowoduje uznanie wypowiedzenia za zasadne. Natomiast w trakcie rozprawy sądowej nie będą brane pod uwagę przyczyny niezawarte w wypowiedzeniu, tylko podane później, np. przed sądem.

Rodzaje przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę

Podobnie jest traktowana przez sąd pozorność zawartej przyczyny (np. likwidacja stanowiska pracy, trudna sytuacja finansowa firmy). W razie sporu sądowego niewątpliwie sąd będzie badał prawdziwość takiej przyczyny, weryfikując ją chociażby tym, czy w okresie bezpośrednio związanym z tym wypowiedzeniem pracodawca zatrudniał innych pracowników. Sąd bada w takim przypadku również, czy nie było możliwości przeniesienia zwalnianego pracownika na inne, odpowiadające jego kwalifikacjom stanowisko pracy. Dopiero negatywna weryfikacja tych wątpliwości pozwoli uznać jedną z ww. przyczyn za prawdziwą.

Okres wypowiedzenia

Warto również w piśmie wypowiadającym umowę określić, do kogo jest ono kierowane (czyli wskazać dane pracownika) oraz podać okres wypowiedzenia umowy o pracę, jaki mu przysługuje.

Okresy wypowiedzenia umów o pracę są uzależnione zarówno od długości zatrudnienia pracownika w zakładzie, jak i od rodzaju umowy, jaka go łączy z pracodawcą.

Okres wypowiedzenia wyrażony w tygodniach (1-tygodniowy, 2-tygodniowy) musi się skończyć w sobotę. Jeżeli pracodawca lub pracownik spóźni się z wręczeniem wypowiedzenia, może to oznaczać, że okres wypowiedzenia wydłuży się o kolejny tydzień.

Identyczne reguły występują w przypadku okresów wypowiedzenia liczonych w miesiącach (1-miesięcznych, 3-miesięcznych). Taki okres wypowiedzenia musi skończyć się w ostatnim dniu miesiąca, a zatem pracownik musi otrzymać pismo wypowiadające umowę w miesiącu poprzedzającym rozpoczęcie biegu terminu wypowiedzenia.

Przykład

Pracownika obowiązuje 1-miesięczny okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Pracodawca wypowiedział pracownikowi tę umowę 15 września 2014 r. Miesięczny okres wypowiedzenia upłynął zatem 31 października 2014 r.

Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny miesiąc kalendarzowy i kończyć się w ostatnim dniu tego miesiąca. Wręczenie wypowiedzenia pierwszego dnia danego miesiąca powoduje, że ten miesiąc nie będzie liczony do okresu wypowiedzenia umowy.

Przykład

Pracodawca wręczył pracownikowi pismo wypowiadające umowę o pracę 1 lipca 2014 r. Obowiązujący pracownika okres wypowiedzenia wynikający ze stażu pracy w danym zakładzie to 3 miesiące. Zatem w takim przypadku umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu 31 października 2014 r.

Przy obliczaniu stażu warunkującego długość okresu wypowiedzenia należy uwzględniać także sam okres wypowiedzenia. Dlatego staż pracy pracownika warunkujący długość jego okresu wypowiedzenia należy liczyć nie w dniu wręczania pracownikowi pisma wypowiadającego umowę, lecz w dniu, w którym miałby upłynąć okres wypowiedzenia tej umowy.

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład

Pracownik został zatrudniony w zakładzie 1 października 2011 r. Pracodawca wręczył mu wypowiedzenie umowy o pracę 15 września 2014 r. z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, gdyż zastosowany okres wypowiedzenia upłynąłby 31 października 2014 r., a zatem wtedy, gdy pracownik posiada już 3-letni okres zatrudnienia u tego pracodawcy. W związku z tym, wypowiadając umowę, pracodawca powinien zastosować 3-miesięczny okres wypowiedzenia, który skończyłby się 31 grudnia 2014 r.

W razie zastosowania okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem wymaganego okresu, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy o pracę. Okres zatrudnienia, od którego zależą okresy wypowiedzenia, należy sumować, jeśli dotyczą one tego samego (danego) pracodawcy. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy między poszczególnymi okresami pracy u tego jednego pracodawcy występowały przerwy, czy kolejne umowy były zawierane bezpośrednio jedna po drugiej. Problem ten będzie dotyczył wyłącznie umów o pracę na czas nieokreślony, przy których długość stażu pracy w danym zakładzie warunkuje okres wypowiedzenia.

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują jednak, jak liczyć okresy wypowiedzenia przewidziane w dniach roboczych. Powoduje to występowanie co najmniej dwóch możliwości interpretacyjnych. Pierwsza zakłada, że dni robocze to wszystkie dni, poza niedzielami i świętami uznanymi za dni wolne od pracy. Druga natomiast utożsamia dni robocze z dniami pracy pracownika.

Za słuszne należy przyjąć, że 3-dniowy okres wypowiedzenia liczony w dniach roboczych biegnie we wszystkie dni, z wyjątkiem niedziel i świąt określonych w art. 1 ustawy o dniach wolnych od pracy. Zgodnie z tym poglądem okres wypowiedzenia powinien być liczony nawet w dniach, w których pracownik nie miał obowiązku wykonywania pracy (np. sobota). Takie stanowisko zostało zaprezentowane przez Główny Inspektorat Pracy (pismo GIP z 1 marca 2010 r., nr GPP-517-4560-14-1/10/PE/RP).

W pewnych przypadkach jest możliwe skrócenie (np. w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy) lub wydłużenie (np. gdy pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie) ustawowych okresów wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Konieczne pouczenie

Każde pismo wypowiadające umowę o pracę, bez względu na przysługujący pracownikowi okres wypowiedzenia, musi zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się od wypowiedzenia umowy do sądu pracy.

Takie pouczenie musi wskazywać 7-dniowy termin, jaki przysługuje pracownikowi na odwołanie się od wypowiedzenia do sądu pracy. Ponadto musi wskazywać konkretnie siedzibę sądu, do którego pracownik może wnieść odwołanie. Niewskazanie takiego pouczenia nie ma wpływu na skuteczność wypowiedzenia, jednak stanowi okoliczność uzasadniającą przywrócenie przez sąd terminu do złożenia odwołania od wypowiedzenia umowy.

Krok 4. Sprawdzenie, czy pracownik podpisał listę obecności

Przed złożeniem wypowiedzenia pracodawca powinien ustalić, czy pracownik stawił się w pracy i podpisał listę obecności lub potwierdził swoją obecność w inny sposób przyjęty w zakładzie. Nie należy wręczać pracownikowi wypowiedzenia przed potwierdzeniem obecności w pracy i podjęciem pracy. Jeżeli bowiem pracownik nie podejmie pracy, tylko od razu otrzyma wypowiedzenie, a następnie uda się do lekarza i uzyska zwolnienie od pracy na dzień, w którym otrzymał wypowiedzenie, będzie mógł zakwestionować wypowiedzenie jako złożone w dniu, w którym był niezdolny do pracy. W sytuacji gdy pracownik stawił się do pracy, ale nie zaczął jej wykonywać i nie potwierdził przybycia do pracy, może zakwestionować przed sądem pracy wypowiedzenie, wyjaśniając, że stawił się do pracy jedynie po to, by poinformować pracodawcę lub swojego przełożonego, że zamierza udać się do lekarza. Trudno będzie wówczas pracodawcy wykazać, że faktycznie było inaczej.

Przed złożeniem pracownikowi wypowiedzenia należy sprawdzić, czy podpisał listę obecności w pracy.

Gdy pracownik podejmie pracę i następnie po otrzymaniu wypowiedzenia przedstawi pracodawcy zwolnienie lekarskie, złożone wypowiedzenie będzie zasadne. Pracownikowi przysługuje bowiem ochrona jedynie w dniu, w którym był nieobecny w pracy i usprawiedliwił swoją nieobecność. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 14 października 1997 r. (I PKN 322/97, OSNP 1998/15/451; patrz: www.ekspert3.inforlex.pl).

Krok 5. Wręczenie wypowiedzenia

Po stwierdzeniu, że pracownik podjął pracę, pracodawca, jeśli chce mu wręczyć wypowiedzenie, może wezwać go do siebie lub do działu kadr. Może się zdarzyć, że pracownik odmówi przyjścia do kadr, przeczuwając, że jest wzywany w celu wręczenia mu wypowiedzenia. Wówczas pracodawca (lub inna upoważniona przez niego osoba) powinien niezwłocznie udać się do pracownika, aby złożyć mu wypowiedzenie.

Wypowiedzenie należy wręczać pracownikowi komisyjnie (tzn. z udziałem co najmniej dwóch osób). W razie gdy pracownik go nie przyjmie, będą świadkowie, którzy będą mogli potwierdzić, że wypowiedzenie zostało pracownikowi złożone.

Przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę mogą być obecne tylko osoby upoważnione do składania wypowiedzenia oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika. Przy wręczaniu wypowiedzenia nie mogą natomiast uczestniczyć inne osoby, ponieważ będzie to naruszało przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Takie stanowisko zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli pracownik odmawia podpisania wypowiedzenia, należy mu spróbować je przeczytać, aby miał świadomość, że pismo, które chce mu wręczyć pracodawca, jest wypowiedzeniem umowy o pracę. Wypowiedzenie jest czynnością jednostronną. Oznacza to, że do jego skuteczności nie jest potrzebna zgoda strony umowy, której zostało ono złożone. Dla skuteczności wypowiedzenia nie jest zatem potrzebna zgoda pracownika. Podpis, jaki pracownik składa na wypowiedzeniu, jest jedynie potwierdzeniem faktu otrzymania wypowiedzenia. Nie oznacza natomiast zgody pracownika na wypowiedzenie umowy o pracę.

Niepodpisanie przez pracownika wypowiedzenia nie powoduje jego nieważności.

Wypowiedzenie umowy o pracę jest ważne wówczas, gdy pracownik miał możliwość zapoznania się z pismem wypowiadającym umowę, nawet gdy z tej możliwości nie skorzystał.

Przykład

Pracodawca wysłał do pracownika wypowiedzenie pocztą, gdyż pracuje on w innej miejscowości niż miejscowość, w której znajduje się centrala firmy. Pracownik specjalnie odmówił odebrania listu poleconego od pracodawcy, zdając sobie sprawę, że jest to wypowiedzenie umowy. W takim przypadku uważa się, że wypowiedzenie zostało pracownikowi skutecznie doręczone. Miał on bowiem możliwość zapoznania się z nim, tylko z własnej woli z tego nie skorzystał.

Notatka służbowa dokumentująca złożenie pracownikowi wypowiedzenia

Wypowiadając umowę o pracę, należy przygotować 2 identyczne pisma o wypowiedzeniu. Jedno z nich należy przekazać pracownikowi, natomiast drugie, podpisane przez pracownika, trzeba złożyć do części C jego akt osobowych. Pracownikowi należy jednak wręczyć tylko jeden egzemplarz wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca wręczy pracownikowi jednocześnie oba egzemplarze wypowiedzenia, pracownik może je zniszczyć. Nie będzie wówczas żadnego pisemnego dowodu na wręczenie wypowiedzenia. Pracodawca powinien zatem dać pracownikowi do podpisu jeden egzemplarz wypowiedzenia i dopiero po podpisaniu go przez pracownika i odebraniu przez pracodawcę powinien wydać mu drugi egzemplarz, który jest przeznaczony dla pracownika.

W przypadku gdy pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia i jego podpisania, pracodawca (osoba wręczająca wypowiedzenie umowy o pracę) powinien sporządzić notatkę służbową będącą potwierdzeniem złożenia wypowiedzenia. W notatce należy napisać, w jakim dniu wręczono pracownikowi wypowiedzenie. W notatce nie można podać, że pracownikowi próbowano wręczyć wypowiedzenie, ponieważ to sugeruje, że wypowiedzenie nie zostało faktycznie wręczone. Taką notatkę służbową powinni podpisać wszyscy świadkowie wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.

Pracodawca nie ma obowiązku wysłania pracownikowi pocztą, kurierem lub dostarczenia w inny sposób wypowiedzenia, którego on nie przyjął. Wysłanie pracownikowi wypowiedzenia przez pracodawcę może oznaczać, że uznaje on wcześniejsze jego wręczenie za nieprawidłowe, a tym samym nieważne. Jeżeli jednak pracodawca chce wysłać pracownikowi wypowiedzenie, którego on wcześniej nie przyjął, powinien napisać pismo, w którym wyjaśnia, że przesyła pracownikowi wypowiedzenie, które zostało mu już wcześniej prawidłowo złożone.

ALEKSANDER KUŹNIAR

specjalista w zakresie prawa pracy

MAREK SKAŁKOWSKI

specjalista w zakresie prawa pracy

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 30, art. 33, art. 38, art. 39, art. 41, art. 45 § 1, art. 50, art. 177 § 1, art. 186¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),

● art. 30 ust. 2, ust. 2¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 167),

● art. 1 ustawy z 18 stycznia 1952 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 224, poz. 1459).