Podróże służbowe: kiedy ZUS może zakwestionować wyłączenie diet z podstawy wymiaru składek?

Ocena prawidłowości zwolnień składkowych wymaga każdorazowo analizy rzeczywistych warunków wykonywania obowiązków oraz sposobu określenia miejsca świadczenia pracy. Nieprawidłowe ich ustalenie albo brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do uznania, że wypłacone świadczenia nie korzystały z preferencji przewidzianych w przepisach ubezpieczeniowych. W konsekwencji płatnik może zostać zobowiązany do opłacenia zaległych należności wraz z odsetkami.

Miejsce pracy stanowi jeden z podstawowych elementów uzgadnianych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W praktyce spotyka się różne sposoby jego określania. Może to być siedziba zakładu pracy lub inne stałe miejsce, w którym pracownik będzie wykonywał swoje codzienne obowiązki. Większym wyzwaniem w praktyce jest określenie miejsca pracy w przypadku zadań wymagających przemieszczania się. Wówczas powinno ono zostać dostosowane do specyfiki wykonywanej pracy. Poza klasycznym rozwiązaniem polegającym na ustaleniu jednego stałego miejsca świadczenia pracy, można wyróżnić także podział na stałe i zmienne miejsce pracy oraz zatrudnienie obszarowe.

Istotne ustalenie miejsca pracy

Sposób określenia miejsca pracy ma istotne znaczenie zwłaszcza z perspektywy obowiązków pracodawcy, organizacji pracy oraz należnych świadczeń. Jednym z głównych elementów są zasady rozliczania czasu pracy.

Nieprawidłowości polegające na niedostosowaniu miejsca pracy do realiów jej wykonywania mogą generować spory, choćby na tle pracy w godzinach nadliczbowych, także w powiązaniu z zadaniowym systemem czasu pracy. Wyzwaniem w tego rodzaju sprawach jest ograniczona możliwość odtworzenia przebiegu zdarzeń ze względu na upływ czasu. Dotyczy to w szczególności pracy wykonywanej w różnych lokalizacjach lub wymagającej przemieszczenia się, która wiąże się z większą elastycznością w organizacji własnych obowiązków oraz większym zaufaniem do pracowników. Warto uwzględnić te kwestie przy kształtowaniu zasad organizacji pracy i ustalaniu związanych z nimi warunków zatrudnienia.

Skutki błędnych rozliczeń

Miejsce pracy ma również znaczenie z perspektywy zasad oskładkowania wynagrodzeń.

W myśl par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Dlatego w przypadku stwierdzenia, że nie było podstawy do wypłaty diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, ZUS może zakwestionować prawidłowość ustalenia podstawy wymiaru składek. W rezultacie pracodawca może być zobowiązany do zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne. Istotne znaczenie dla skali potencjalnych zobowiązań ma zarówno okres, jak i liczba pracowników. Suma jednostkowych należności nierzadko przekłada się na znaczne kwoty, zwłaszcza po doliczeniu odsetek.

Mobilny charakter zatrudnienia

Istotą wskazanych w ramce sytuacji jest niedostosowanie zasad i warunków świadczenia pracy do jej realiów, a nierzadko również własnych założeń pracodawcy. Odnosząc się do przykładu pracowników firm budowlanych, wiadomo, iż będą się oni przemieszczać. Pracodawca nie kwestionował ich prawa do świadczeń związanych z odbywanymi podróżami, bo wypłacał im diety. Nie znalazło to jednak odzwierciedlenia w uzgodnionych warunkach pracy. W konsekwencji stały się one podstawą do zakwestionowania podróży służbowych, ponieważ pracownicy każdorazowo znajdowali się w miejscu uzgodnionym jako miejsce wykonywania pracy. To pokazuje, że ustalenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem dotyczące miejsca świadczenia pracy mają istotne znaczenie. Warto zatem dostosować je do realiów wykonywania pracy i specyfiki organizacji. Stosowanie uniwersalnych rozwiązań, w tym w oparciu o doświadczenia z innych podmiotów, może w praktyce prowadzić do rezultatów odmiennych od oczekiwanych.

Uwaga! Przepisy prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych nie stoją na przeszkodzie ustalaniu miejsca pracy w sposób odpowiadający potrzebom pracodawcy. Wprost przewidują możliwość wskazania miejsca lub miejsc wykonywania pracy. W praktyce najczęściej określa się je przez wskazanie miejscowości albo konkretnego adresu. Nierzadko stosuje się również obszarowe miejsca pracy, zwłaszcza przy obowiązkach wymagających stałego przemieszczania się. Nawet w takich sytuacjach mogą jednak wystąpić podróże służbowe, w szczególności gdy wyjazd następuje poza obszar, na którym pracownicy zwykle realizują swoje standardowe zadania.

Ustawowa definicja

Na gruncie ubezpieczeń społecznych kluczowe znaczenie ma ocena wyjazdu z perspektywy definicji podróży służbowej. Rozumie się ją jako wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy. Warto zwrócić uwagę na użyte przez ustawodawcę odniesienie do stałego miejsca pracy. Pośrednio wskazuje ono na związek realiów wykonywania obowiązków z oceną charakteru podróży.

Z orzecznictwa

Sądy podkreślają, że uzgodnienia stron nie mogą być pomijane i stanowią punkt wyjścia przy ustalaniu stałego miejsca pracy, zwłaszcza gdy brak podstaw do ingerowania w warunki zatrudnienia mające oparcie w rzeczywistości. Potwierdza to m.in. Sąd Najwyższy w uchwale z 9 grudnia 2011 r.: „nie można było uznać, że zatrudnianie ich przez przedsiębiorstwo budowlane było samodzielnie wystarczające do stwierdzenia, że miejsce pracy było «ruchome». Ten warunek powinien być bowiem uzgodniony między stronami w umowie o pracę. Tymczasem w stanie faktycznym tej sprawy, zgodnie z treścią umów o pracę zawartych z pracownikami, ich miejscem pracy była wyłącznie jedna miejscowość (tylko tę miejscowość wymieniono w umowie jako miejsce wykonywania pracy), a więc niemożliwy był wniosek, że pracownicy mieli obowiązek wykonywania pracy w innych miejscowościach i że ich miejsca pracy były ruchome (zmienne)” (uchwała SN z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11).

Funkcja gwarancyjna

Miejsce pracy pełni w tym zakresie funkcję gwarancyjną. Istotą tej gwarancji jest zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia pracy w miejscu, w którym koncentrują się interesy życiowe pracownika. Możliwość kierowania pracownika w podróże służbowe nie uchyla tej funkcji, szczególnie wobec obowiązków obciążających pracodawcę. To przede wszystkim on ponosi koszty związane z podróżą, a dodatkową formą ochrony są diety rekompensujące zwiększone wydatki. Dlatego pomijanie stosownych uzgodnień, jeżeli znajdują potwierdzenie w realiach współpracy, nie ma uzasadnienia. Nie zmienia tego możliwość odmiennego kształtowania miejsca pracy, w tym nadanie mu zmiennego charakteru albo wskazanie szerszego obszaru w pracy mobilnej. Takie działanie prowadziłoby do nieuzasadnionej ingerencji w uzgodnione warunki zatrudnienia, które odpowiadają rzeczywistemu modelowi wykonywania pracy.

Uprawnienia ZUS

Wskazane kwestie mają kluczowe znaczenie z perspektywy uprawnień Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do oceny prawidłowości stosowania zwolnień składkowych. Kompetencje organu w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek koncentrują się na weryfikacji prawidłowości stosowania przepisów przez płatników. Nie oznacza to jednak nieograniczonego prawa do ingerencji w warunki zatrudnienia ustalone i realizowane przez strony stosunku pracy.

Nie sposób uznać, że w ramach oceny charakteru podróży jako podróży służbowej ZUS może przyjąć, iż strony zbyt wąsko określiły obszar zatrudnienia pracownika mobilnego. Podobnie będzie przy równoległym wykonywaniu pracy w różnych miejscach, gdy tylko jedno z nich ma charakter stały. ZUS nie ma kompetencji do narzucenia stronom zastosowania zmiennego lub obszarowego miejsca pracy.

Uwaga! Przyznanie ZUS stosownych kompetencji stanowiłoby w istocie uprawnienie do dowolnego kształtowania warunków zatrudnienia. Byłoby to również sprzeczne ze wspomnianą funkcją gwarancyjną miejsca pracy. Nie ma zatem podstaw do przyjęcia, że kompetencje ZUS w zakresie oceny prawidłowości stosowania zwolnień składkowych obejmują modyfikowanie warunków zatrudnienia.

przykład 1

przykład 2

Czas trwania wyjazdu

W praktyce orzeczniczej ukształtował się pogląd, zgodnie z którym podróż służbowa powinna mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały (tak stwierdził m.in. Sąd Apelacyjny w Poznaniu z 4 czerwca 2024 r., sygn. akt III AUa 659/23; Sąd Apelacyjny w Szczecinie z 11 września 2018 r., sygn. akt III AUa 122/18). Przesłanki te nie wynikają wprost z przepisów, a ich ogólny charakter może prowadzić do rezultatów przeciwnych do zamierzonych. Niewątpliwie czynnikiem decydującym przy ocenie podróży służbowej pozostanie definicja ustawowa. Próba doprecyzowania tego pojęcia w praktyce jedynie podkreśla konieczność zwrócenia szczególnej uwagi na ten aspekt przy ustalaniu warunków pracy, zwłaszcza w kontekście całokształtu regulacji dotyczących podróży służbowych.

Uwaga! Warto w tym miejscu wskazać na zasadę, zgodnie z którą pracownikowi przebywającemu w krajowej podróży służbowej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Stanowi ona istotny kontrast wobec wynikającej z orzecznictwa cechy wskazującej na krótkotrwałość podróży służbowej. W rezultacie ocena podróży wyłącznie z perspektywy czasu jej trwania może prowadzić do niewłaściwych wniosków. Przede wszystkim czynnik ten nie może stanowić samodzielnej podstawy do odmowy uznania danej podróży za podróż służbową.

Charakter wykonywanych zadań

Podobnie należy ocenić dwie pozostałe cechy wskazane przez orzecznictwo. Zarówno tymczasowość, jak i incydentalność nie wyznaczają jasnych granic ich rozumienia w kontekście obowiązujących przepisów. W ramach podróży służbowej pracownik może wykonywać zarówno zadania mieszczące się w zakresie jego obowiązków, jak i inne czynności odpowiadające specyfice pracy. Charakter lub rodzaj zadania powierzonego pracownikowi nie powinien zatem samodzielnie przesądzać o możliwości uznania wyjazdu za podróż służbową.

W konsekwencji zarówno cechę tymczasowości, jak i incydentalności należy odnosić do konkretnego wyjazdu pracownika względem stałego miejsca wykonywania obowiązków. Dlatego nawet regularne wyjazdy pracownika związane z realizacją powierzonych zadań mogą stanowić podróże służbowe. Ich tymczasowy i incydentalny charakter może wynikać z doraźnego celu każdego wyjazdu, powiązanego z bieżącymi potrzebami. Nie zmienia tego także stały charakter współpracy związany przykładowo z obsługą danego klienta. Czynnik ten nadal pozostaje zmienny zarówno z perspektywy zewnętrznej, ze względu na możliwości zakończenia współpracy z danym podmiotem, jak i wewnętrznej, wynikającej z możliwości przekazania jego obsługi innemu pracownikowi.

Zwolnienia składkowe

Cechy podróży wskazane w orzecznictwie należy zatem oceniać szeroko, z uwzględnieniem całokształtu przepisów je regulujących. Przy ocenie charakteru wyjazdu nie można również pomijać uzgodnionych przez strony warunków współpracy, w tym miejsca lub miejsc pracy. W przeciwnym razie ocena ZUS w zakresie prawidłowości zastosowania zwolnienia składkowego mogłaby sprowadzać się do nieuzasadnionej ingerencji w warunki ustalone przez strony. ©℗

Patryk Kozieł

radca prawny, starszy prawnik w PCS Paruch Stępień Kanclerz