Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 13

I. SZKOLENIA I ROZWÓJ

Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników – obowiązki i uprawnienia pracodawcy

Pracownik może podnosić kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Jeżeli pracodawca skieruje pracownika na naukę lub wyrazi zgodę na dokształcanie podjęte z inicjatywy zatrudnionego, powinien zapewnić mu możliwość skorzystania z urlopu szkoleniowego i zwolnić z całości lub części dnia pracy, żeby pracownik mógł uczestniczyć w zajęciach.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy. Jednocześnie pracodawca jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 103¹ § 1, art. 17 i art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy). Obowiązek ten należy rozumieć jako zapewnienie pracownikom warunków sprzyjających dokształcaniu. Pracownik nie może bowiem domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (potwierdzają to wyroki Sądu Najwyższego: z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660, i z 20 kwietnia 2006 r., I UK 260/05, OSNP 2007/9–10/140).

1. Uprawnienia pracowników dokształcających się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą

Pracownicy podnoszący kwalifikacje zawodowe:

• z inicjatywy pracodawcy lub
• za jego zgodą
• są traktowani tak samo zarówno pod względem uprawnień do urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy, jak i wynagrodzenia za ten czas. Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia „za zgodą pracodawcy”, w tym zakresie należy odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego (art. 300 Kodeksu pracy). Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Uzewnętrznieniem zgody pracodawcy jest co do zasady umowa szkoleniowa, jeżeli istnieje obowiązek jej zawarcia z pracownikiem. W przypadku gdy nie ma takiego obowiązku (pracodawca nie zobowiąże bowiem pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu dokształcania), decydujące jest zachowanie pracodawcy wobec pracownika. W takiej sytuacji za wystarczające do przyjęcia istnienia zgody pracodawcy można uznać przyznanie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego w przypadku podnoszenia przez zatrudnionych kwalifikacji zawodowych, np. udzielenie urlopu szkoleniowego albo przyznanie świadczenia dodatkowego, np. sfinansowanie zakupu podręczników. Takie stanowisko prezentuje również resort pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik podpisał z pracodawcą w sierpniu 2021 r. umowę o podnoszenie kwalifikacji w ramach kursu z zakresu księgowości spółek z o.o. Zgodnie z postanowieniami tej umowy pracodawca zobowiązał się do udzielania pracownikowi płatnych zwolnień z części lub całości dnia pracy na przybycie na zajęcia i uczestniczenie w nich oraz do pokrycia połowy opłaty za kurs. Nie przyznał jednak pracownikowi prawa do urlopu szkoleniowego. W takiej sytuacji nie można uznać, że pracownik podejmuje naukę z własnej inicjatywy. Skoro pracodawca zobowiązał się do udzielenia pracownikowi zwolnień z części lub całości dnia pracy i dopłaty do kursu, to należy uznać, że akceptuje w sposób dorozumiany dokształcanie się pracownika. Należy przyjąć, że pracownik będzie podnosił kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy. Mimo że w umowie pracodawca pozbawił pracownika prawa do urlopu szkoleniowego, to tego uprawnienia zatrudniony może domagać się na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

1.1. Urlop szkoleniowy i jego wymiar

Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługuje urlop szkoleniowy. Bez względu na to, czy dokształcanie odbywa się z inicjatywy pracodawcy czy za jego zgodą oraz jaką ma formę – kurs, szkolenie, studia prywatne lub państwowe, szkoła policealna – zasady udzielania urlopu szkoleniowego i jego wymiar są takie same. Urlop szkoleniowy ma charakter celowy i jest przeznaczony na przygotowanie się i przystąpienie do danego egzaminu. W zależności od rodzaju egzaminu pracownikowi przysługuje płatny urlop w wymiarze 6 lub 21 dni roboczych. Są to wymiary minimalne i pracodawca może je dobrowolnie zwiększyć np. w umowie szkoleniowej lub regulaminie szkoleń, jeżeli taki obowiązuje w zakładzie pracy.

Tabela 1. Wymiar urlopu szkoleniowego

1.1.1. Egzamin eksternistyczny

Egzamin eksternistyczny przeprowadzają okręgowe komisje egzaminacyjne dla osób, które ukończyły 18 lat i nie są uczniami szkoły, umożliwiając im uzyskanie świadectwa ukończenia szkoły podstawowej lub liceum ogólnokształcącego (art. 10 i 10a ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, dalej: ustawa o systemie oświaty). Szczegółowe warunki przeprowadzania egzaminu eksternistycznego określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 30 sierpnia 2019 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych. Na podstawie egzaminów eksternistycznych można również uzyskać świadectwo lub dyplom ukończenia szkoły artystycznej. Na przygotowanie i przystąpienie do egzaminu eksternistycznego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni.

1.1.2. Egzamin maturalny

Egzamin maturalny jest przeprowadzany dla absolwentów posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe i umożliwia uzyskanie świadectwa dojrzałości (art. 3 pkt 21c ustawy o systemie oświaty). Pracownikowi przystępującemu do egzaminu maturalnego przysługuje prawo do 6 dni urlopu szkoleniowego. Zarówno tryb nauki, jak i jej forma (np. dokształcanie się w formie korespondencyjnej lub w trybie zaocznym), po ukończeniu których pracownik będzie przystępował do egzaminu maturalnego, nie wpływają na prawo ani na wymiar urlopu szkoleniowego.

1.1.3. Egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe

Przez kwalifikacje zawodowe należy rozumieć wyodrębniony w danym zawodzie zestaw oczekiwanych efektów kształcenia, których osiągnięcie potwierdza świadectwo wydane przez okręgową komisję egzaminacyjną po zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie w zakresie jednej kwalifikacji.

Egzamin potwierdzający uzyskanie kwalifikacji w zawodzie umożliwia uzyskanie świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie w zakresie jednej kwalifikacji, a w przypadku uzyskania świadectw potwierdzających wszystkie kwalifikacje wyodrębnione w danym zawodzie oraz posiadania wykształcenia zasadniczego zawodowego, wykształcenia zasadniczego branżowego, wykształcenia średniego branżowego lub wykształcenia średniego – również dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (art. 3 pkt 19 i 21 ustawy o systemie oświaty).

1.1.4. Egzamin dyplomowy

Prawo do urlopu szkoleniowego przysługuje m.in. pracownikom, którzy kończą studia I lub II stopnia albo jednolite studia magisterskie. Studia wyższe I stopnia (licencjackie i inżynierskie) oraz II stopnia (magisterskie) kończą się uzyskaniem dyplomu ukończenia studiów wyższych, potwierdzającego wykształcenie wyższe oraz tytuł zawodowy. Uzyskanie dyplomu poprzedza:

• uzyskanie efektów uczenia się określonych w programie studiów, którym przypisano określoną liczbę punktów ECTS,
• złożenie egzaminu dyplomowego,
• pozytywna ocena pracy dyplomowej – w przypadku studiów II stopnia i jednolitych studiów magisterskich, a w przypadku studiów I stopnia, o ile przewiduje to program studiów (art. 76 ust. 1 ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce).

Za egzamin dyplomowy nie uważa się egzaminu przeprowadzanego na zakończenie studiów podyplomowych lub doktoranckich. Studia te bowiem kończą się m.in. złożeniem egzaminu końcowego lub pracy końcowej (jeżeli przewiduje to proces kształcenia).

Na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni, który może wykorzystać na ostatnim roku studiów.

1.2. Procedura udzielania urlopu szkoleniowego

Urlopów szkoleniowych należy udzielać wyłącznie na dni robocze zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Od poniedziałku do środy wykonuje pracę po 8 godzin, w czwartki po 6 godzin, a piątki ma wolne. Od września 2020 r. pracownik dokształca się na studiach wyższych. Na okres od 2 do 9 sierpnia 2021 r. zgłosił pracodawcy wniosek o udzielenie 6 dni urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu eksternistycznego . Pracodawca powinien udzielić pracownikowi 5 dni urlopu szkoleniowego, tj.:

• od 2 do 5 sierpnia 2021 r. (4 dni robocze) oraz
• 9 sierpnia (1 dzień roboczy).

Zatrudniony nie musi wykorzystać od razu wszystkich przysługujących mu dni urlopu szkoleniowego. Może bowiem wystąpić konieczność skorzystania przez pracownika z tych dni wolnych w częściach, zgodnie z terminami ustalonych egzaminów. Należy przyjąć, że podział urlopu szkoleniowego na części jest możliwy wyłącznie na wniosek pracownika.

WAŻNE! Pracownik może wykorzystać urlop szkoleniowy w częściach.

Ostatecznie o udzieleniu urlopu szkoleniowego decyduje pracodawca. Pracownik nie może bowiem skutecznie i bez konsekwencji skorzystać z urlopu szkoleniowego bez zgody pracodawcy. Niestawienie się do pracy w związku ze złożonym, ale niezaakceptowanym przez pracodawcę wnioskiem o urlop szkoleniowy może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego co do zasady w 3 przypadkach:

1) brak dokumentów potwierdzających cel urlopu szkoleniowego;

Pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu szkoleniowego, gdy zatrudniony nie potwierdzi odpowiednimi dokumentami celu, dla którego zamierza skorzystać z uprawnienia do dni wolnych. Dokumentami potwierdzającymi naukę mogą być poświadczone przez szkołę, uczelnię lub instytucję szkoleniową m.in.:

• zaświadczenie o odbywaniu nauki, np. jako student, uczeń, kursant,
• zaświadczenie o uczestnictwie w danym egzaminie,
• harmonogram egzaminów,
• indeks z ocenami zaliczającymi dany semestr lub egzamin.

Nieudostępnienie przez pracownika dokumentów potwierdzających naukę/przystąpienie do egzaminu stanowi dla pracodawcy podstawę do odmowy udzielenia urlopu szkoleniowego.

PRZYKŁAD

Pracownik złożył pracodawcy wniosek o udzielenie 3 dni urlopu szkoleniowego w terminie od 2 do 4 sierpnia 2021 r. na przygotowanie się i udział w egzaminie eksternistycznym. Pracodawca, dla potwierdzenia celowości udzielanego urlopu, zażądał od pracownika zaświadczenia stwierdzającego termin ustalonego egzaminu. Pracownik odmówił dostarczenia takiego dokumentu. W tej sytuacji pracodawca miał prawo odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego w terminie wskazanym we wniosku.

2) niecelowość udzielenia urlopu szkoleniowego;

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego uprawnionemu pracownikowi, gdy wykorzystanie urlopu we wnioskowanym przez niego terminie nie jest związane z celem tego urlopu.

PRZYKŁAD

Pracodawca 17 czerwca 2021 r. otrzymał informację o wykreśleniu pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe z listy słuchaczy szkoły policealnej. Pracownik następnego dnia złożył pracodawcy wniosek o udzielenie 2 dni urlopu szkoleniowego od 2 do 3 sierpnia 2021 r. na udział w egzaminie eksternistycznym. W tym przypadku udzielenie dni wolnych byłoby niecelowe, ponieważ pracownik nie odbywa już nauki.

3) nieprzewidziane okoliczności.

Szczególnie uzasadnionymi okolicznościami, które mogą uniemożliwić pracownikowi skorzystanie z urlopu szkoleniowego, są sytuacje nieprzewidziane, których skutki mogą być dla pracodawcy wyjątkowo dotkliwe, np. konieczność ratowania majątku firmy przed żywiołem, usunięcie usterki maszyny, jeżeli dokształcający się pracownik jest jedyną osobą, która może dokonać naprawy. Zwykłe potrzeby firmy nie powinny być przesłanką odmowy udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na stanowisku głównego technologa, wykonujący pracę od poniedziałku do piątku, wystąpił do pracodawcy o udzielenie w okresie od 2 do 3 sierpnia 2021 r. 2 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego, którego termin został ustalony przez uczelnię. Pracodawca odmówił pracownikowi przyznania urlopu, powołując się na fakt, że w tym czasie na urlopie wypoczynkowym przebywa osoba, która mogłaby go zastąpić. Taka decyzja pracodawcy jest nieuzasadniona. Wykorzystywanie urlopu przez zastępcę pracownika nie jest okolicznością nadzwyczajną, z powodu której pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego.

W przypadku nieuzasadnionej odmowy udzielenia przez pracodawcę urlopu szkoleniowego pracownik ma prawo w trybie natychmiastowym rozwiązać stosunek pracy z winy pracodawcy. Stanie się tak, jeżeli w konkretnych okolicznościach zachowanie pracodawcy zostanie ocenione jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 55 § 11 Kodeksu pracy). Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z tej przyczyny uprawnia pracownika do domagania się od pracodawcy odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego miała trwać umowa, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Z tytułu niewykorzystania w całości lub części urlopu szkoleniowego pracownik nie nabywa prawa do ekwiwalentu.

1.3. Zwolnienia od pracy na udział w obowiązkowych zajęciach

Prawo do zwolnienia z części lub całości dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania (art. 1031 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy). Wymiar tych zwolnień jest nieograniczony. Tak jak przy urlopach szkoleniowych pracodawca może domagać się udokumentowania przez pracownika celu zwolnienia od pracy. W przeciwnym razie może odmówić jego udzielenia i taka decyzja będzie uzasadniona. Aby udowodnić potrzebę skorzystania ze zwolnienia z części lub całości dnia pracy, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy np.:

• zaświadczenie instytucji szkoleniowej, szkoły lub uczelni o terminie obowiązkowych zajęć lub egzaminu,
• poświadczony przez ww. podmioty harmonogram obowiązkowych zajęć i egzaminów,
• oświadczenie pracownika, że uczestniczył w obowiązkowych zajęciach, z podaniem ich terminu i podpisem osoby prowadzącej.

2. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy

Ustalając wysokość wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy, należy stosować zasady dotyczące obliczania pensji za urlop wypoczynkowy, z jednym wyjątkiem. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy bowiem przyjmować do podstawy wymiaru pensji za wskazane urlopy i zwolnienia z miesiąca ich wystąpienia (§ 5 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Należy przyjąć, że za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jakie osiągnąłby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 2. Składniki wynagrodzenia uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy

Ustaloną w ten sposób podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy należy:

• podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w miesiącu, w którym przypadał urlop szkoleniowy/zwolnienie od pracy, a następnie
• tak uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien przepracować w trakcie urlopu szkoleniowego/zwolnienia od pracy zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy w tym dniu (dniach).

PRZYKŁAD

Pracownica podnosząca kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy w sierpniu 2021 r. skorzystała z 3 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej. W okresie, w którym korzystała z tego urlopu, powinna przepracować 32 godziny. Pracownica jest wynagradzana stałą stawką miesięczną w wysokości 3750 zł oraz otrzymuje premie regulaminowe od 100 zł do 1000 zł miesięcznie, wypłacane ostatniego dnia miesiąca. Załóżmy, że w sierpniu 2021 r. pracownica otrzyma premię w wysokości 400 zł i przepracuje 144 godziny. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników należy obliczyć następująco:

premię wypłaconą w sierpniu podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu:

• 400 zł : 144 godz. = 2,78 zł,

uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownica powinna przepracować w okresie, na który został jej udzielony urlop szkoleniowy (tj. 32 godziny) :

• 2,78 zł x 32 godz. = 88,96 zł.

Za sierpień 2021 r. pracownica powinna otrzymać wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości 3750 zł, 400 zł premii regulaminowej i 88,96 zł wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników wynagrodzenia.

3. Dodatkowe świadczenia dla dokształcającego się pracownika i składkowo-podatkowe skutki ich przyznania

Pracodawca może sfinansować za dokształcającego się pracownika np. koszty czesnego, opłaty za egzaminy, koszty dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia, zakupu podręczników, a także innych materiałów szkoleniowych. W każdym przypadku udzielenie takiego wsparcia przez pracodawcę ma charakter uznaniowy. Podjęcie przez niego decyzji o sfinansowaniu pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowych, nieobowiązkowych świadczeń powoduje, że pracodawca ma prawo zobowiązać takiego pracownika do odpracowania u niego pewnego okresu po zakończeniu nauki, a w razie naruszenia tego warunku – żądać od pracownika zwrotu proporcjonalnych dodatkowych kosztów nauki. W celu zabezpieczenia swoich roszczeń pracodawca powinien w umowie w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo w przepisach wewnętrznych określić szczegółowo np.:

• rodzaj fakultatywnych świadczeń pieniężnych, do których sfinansowania się zobowiązał, np.: czesne, opłaty za egzamin, wydatki na materiały szkoleniowe, koszty przejazdu i zakwaterowania, oraz ich wysokość w formie np. pełnej refundacji lub częściowego dofinansowania,
• sposób przekazania tych świadczeń (np. na rachunek uczelni lub instytucji szkoleniowej, na konto pracownika, w formie jednorazowej wpłaty lub w ratach),
• sposób udokumentowania przez pracownika prawa do świadczeń (np. potwierdzeniem przelewu, zaświadczeniem o przystąpieniu do egzaminu).

Przepisy jednoznacznie zwalniają ze składek i podatku pełną wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (m.in. art. 1031–1036 Kodeksu pracy). Omawiane zwolnienie nie dotyczy wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za zwolnienie z części lub z całości dnia pracy (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego i art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof).

4. Obowiązek odpracowania nauki

Pracownika, który podjął dokształcanie z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą i w związku z tym otrzymał wsparcie finansowe w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może zobowiązać do:

• pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czas po zakończeniu nauki,
• zwrotu części kosztów dodatkowych w razie zakończenia, w ściśle określonych sytuacjach, stosunku pracy.

Pracownik powinien zwrócić koszty dodatkowych świadczeń, jeżeli nie odpracuje ustalonego okresu nauki w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia (art. 1035 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnień z całego lub z części dnia pracy.

Okres zobowiązania pracownika do odpracowania nauki może wynosić nie więcej niż 3 lata od zakończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zobowiązanie to dotyczy każdorazowo konkretnej formy dokształcania objętej umową szkoleniową. Należy jednak wziąć pod uwagę, że zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu nie oznacza dla pracodawcy przymusu jego zatrudniania przez okres wskazany w umowie szkoleniowej.

Okres odpracowania jest świadczeniem wzajemnym. Może powstać w związku z tym wątpliwość, jakie okresy można zaliczyć do okresu odpracowanego, a zatem czy chodzi wyłącznie o okres pozostawania w zatrudnieniu, czy ująć w nim m.in. okresy urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego czy urlopu z tytułu macierzyństwa. W wyroku z 13 września 2010 r. (II PK 257/09, OSNP 2012/1–2/5) Sąd Najwyższy wyłączył urlop bezpłatny z okresu odpracowania. Natomiast okres korzystania z płatnych urlopów związanych z urodzeniem dziecka, takich jak urlop macierzyński, urlop ojcowski czy urlop rodzicielski, należy traktować jak okres „odpracowania” sfinansowanego przez pracodawcę kształcenia. Pracownik w tym okresie pozostaje bowiem w zatrudnieniu. Ponadto niewliczenie urlopu macierzyńskiego do okresu „odpracowania” byłoby uznane za dyskryminację ze względu na korzystanie z uprawnienia rodzicielskiego. Podobnie należy potraktować okres urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy. W umowie szkoleniowej pracodawca zobowiązał się do sfinansowania 80% czesnego za każde pierwszorazowe zaliczenie semestru przez pracownika. Łącznie pracodawca przeznaczył na dokształcanie tego pracownika 25 200 zł. Umowa szkoleniowa przewiduje zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez 3 lata po ukończeniu dokształcania. Załóżmy, że pracownik obronił pracę magisterską 20 sierpnia 2021 r. Trzyletni okres zobowiązania pracownika rozpoczął bieg 21 sierpnia 2021 r. i upłynie 20 sierpnia 2024 r. Pod koniec kwietnia 2022 r. pracownik złożył pracodawcy wypowiedzenie, które upłynęło 31 lipca 2022 r. Pracodawca zażądał zwrotu proporcjonalnej części poniesionych kosztów. Ze względu na brak wytycznych dotyczących zasad jej obliczania pracodawca przyjął następujący sposób, który należy uznać za prawidłowy:

• 25 200 zł : 1095 dni obowiązku pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu studiów (liczba dni w okresie 3-letniej karencji od 21 sierpnia 2021 r. do 20 sierpnia 2024 r.) x x 344 dni pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu studiów (liczba dni w okresie od 21 sierpnia 2021 r. do 31 lipca 2022 r.) = 7915,44 zł,
• 25 200 zł – 7915,44 zł = 17 284,56 zł (kwota zwrotu dla pracodawcy).

Wskazany wcześniej katalog okoliczności, w jakich pracownik musi zwrócić pracodawcy dodatkowe koszty poniesione na dokształcanie, jest wyczerpujący. Oznacza to, że rozszerzenie tego wykazu o inne przypadki jest niedopuszczalne i będzie nieważne, jeżeli pracodawca zdecyduje się żądać od pracownika zwrotu kosztów na takiej podstawie (przez zawarcie stosownych zapisów w umowie szkoleniowej lub w przepisach wewnątrzzakładowych). Bezpodstawne będzie zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów związanych z jego dokształcaniem, jeżeli:

• zatrudnienie ustanie wskutek porozumienia stron,
• umowa o pracę rozwiąże się z upływem terminu, na jaki została zawarta, i pracodawca nie nawiąże z pracownikiem kolejnej umowy,
• dojdzie do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę, w tym bez względu na przyczynę,
• stosunek pracy wygaśnie.

Żądanie przez pracodawcę od pracownika zwrotu poniesionych kosztów nauki jest roszczeniem ze stosunku pracy i przedawnia się po 3 latach od dnia, kiedy stało się wymagalne (uchwała Sądu Najwyższego z 26 marca 1986 r., III PZP 17/86, OSNC 1987/2–3/26).

Pracownik jest zwolniony z obowiązku zwrotu pracodawcy proporcjonalnych kosztów poniesionych na jego naukę, jeżeli:

• pracodawca zrezygnuje z takiego roszczenia;
• dojdzie do uzasadnionego rozwiązania umowy o pracę przez zatrudnionego z powodu:

– mobbingu,

– naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, np. nieudzielania urlopów wypoczynkowych, niewypłacania wynagrodzenia za pracę.

Tabela 3. Przypadki skutkujące obowiązkiem zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń na dokształcanie

* Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

– jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe,

– gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 Kodeksu pracy),

– wskutek mobbingu (art. 943 Kodeksu pracy).

5. Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych (umowa szkoleniowa) jest zawierana z pracownikiem na piśmie w ramach swobody umów i uznawana za uzupełnienie treści stosunku pracy w ramach tzw. klauzuli autonomicznej (art. 353¹ Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

Wskazana umowa nie jest jednak uznawana za umowę cywilnoprawną, a zatem wynikające z niej roszczenia stron są roszczeniami ze stosunku pracy, a nie stosunku cywilnoprawnego. Postanowienia umowy szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne od przepisów Kodeksu pracy, a w przeciwnym razie należy zastosować te przepisy (art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy). Wyjątkowo umowa z dokształcającym się pracownikiem może zostać zawarta w tym samym dokumencie co umowa o pracę. Ze względu jednak na jej odrębność strony umowy szkoleniowej powinny złożyć dodatkowe podpisy pod jej treścią. Przyjmuje się, że zawarcie umowy szkoleniowej w przypadku podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy powinno nastąpić przed rozpoczęciem kształcenia. Natomiast w razie podjęcia dokształcania za zgodą pracodawcy może nastąpić już nawet w czasie jego trwania.

Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy szkoleniowej z każdym pracownikiem uczącym się z jego inicjatywy lub za jego zgodą. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zatrudniający zrezygnuje z zobowiązania pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych i ewentualnego zwrotu kosztów.

Jeśli strony nie zawarły umowy szkoleniowej w formie pisemnej, pracodawca nie może domagać się zwrotu dodatkowych kosztów od pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1998 r., I PKN 110/98, OSNP 1999/10/338). Przy braku pisemnej umowy nie będzie też możliwe zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu dokształcania.

Przepisy nie precyzują, jaką treść powinna zawierać umowa szkoleniowa. Z praktyki wynika, że powinna określać prawa i obowiązki stron, a w szczególności:

• formę dokształcania,
• wysokość czesnego i innych świadczeń z tytułu dokształcania pracownika finansowanych przez pracodawcę, m.in. termin i forma ich przekazania, wymagane dokumenty potwierdzające ich poniesienie przez pracownika, sposób przekazania środków (bezpośrednio do rąk pracownika lub na rachunek uczelni, szkoły, instytucji szkoleniowej),
• wymiar przyznanych pracownikowi urlopów szkoleniowych i zwolnień z części lub z całości dnia pracy oraz zasady dotyczące odpłatności za ten czas,
• zasady ubiegania się o urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy (dokumenty, terminy),
• długość okresu, jaki pracownik musi przepracować u pracodawcy po zakończeniu dokształcania (maksymalnie 3 lata),
• sytuacje, których następstwem będzie zwrot przez pracownika poniesionych przez pracodawcę kosztów dokształcania, i sposób ustalania wysokości tego zwrotu,
• warunki wypowiedzenia umowy i odstąpienia od niej (brak postanowień w tym zakresie uniemożliwia jednostronne dokonanie wskazanych czynności).

Treść umowy szkoleniowej można zmieniać, przy czym w wyniku wprowadzonych zmian nie może ona zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy Kodeksu pracy. Ponieważ tę umowę zawiera się na piśmie, każda jej zmiana również powinna zostać wprowadzona z zachowaniem tej formy. Umowę szkoleniową należy sporządzić co najmniej w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz przeznaczony dla pracodawcy należy umieścić w części B akt osobowych dokształcającego się pracownika.

W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na podstawie art. 231 Kodeksu pracy przejmujący pracodawca staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W takim przypadku za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Zatem podmiot wstępujący w prawa i obowiązki poprzedniego podmiotu zatrudniającego staje się też stroną przejętej umowy szkoleniowej.

6. Dokształcanie bez skierowania

Pracownikom dokształcającym się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy zasadniczo nie przysługuje płatny urlop szkoleniowy, a także zwolnienie z części lub całości dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Zatem takie osoby nie korzystają z żadnych finansowych przywilejów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Mogą być im jednak przyznane takie uprawnienia, jak:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem (art. 1036 Kodeksu pracy).

Zaleca się, aby do celów dowodowych porozumienie w tym zakresie miało formę pisemną i ściśle określało rodzaj przyznanych uprawnień. W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się udzielić pracownikowi dodatkowych świadczeń, powinien je również wyodrębnić w tym dokumencie.

Podsumowanie

1. Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia pracy.
2. Urlopów szkoleniowych należy udzielać wyłącznie na dni robocze zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika.
3. Pracownikowi kończącemu studia podyplomowe nie przysługuje urlop szkoleniowy na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu końcowego.
4. Prawo do zwolnienia z części lub całości dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
5. Zwolnienie ze składek i z podatku nie obejmuje wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z części lub z całości dnia pracy.
6. Pracodawca może sfinansować za dokształcającego się pracownika np.: koszty czesnego, opłaty za egzaminy, koszty dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia, zakupu podręczników, a także innych materiałów szkoleniowych.
7. Pracownika, który podjął dokształcanie z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą i w związku z tym otrzymał wsparcie finansowe w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może zobowiązać do pozostawania w zatrudnieniu przez maksymalnie 3 lata po zakończeniu nauki.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 17, art. 52, art. 55, art. 94 pkt 6, art. 943, art. 1031–1036, art. 1511 § 1 pkt 2, art. 1512, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

• art. 60, art. 111–112, art. 3531, art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740, ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 3 pkt 19, pkt 21 i pkt 21c, art. 10, art. 10a ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty – j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1327; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 4

• art. 2 pkt 4, art. 4 pkt 34–36 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082

• art. 64–65, art. 76 ust. 1, art. 160 ustawy z 20 lipca 2018 r. o szkolnictwie wyższym i nauce – Dz.U. z 2021 r. poz. 478; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619

• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1163

• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. z 2017 r. poz. 927

• § 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 30 sierpnia 2019 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 1717

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 25 maja 2000 r. (I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660)

• wyrok SN z 20 kwietnia 2006 r. (I UK 260/05, OSNP 2007/9–10/140)

• wyrok SN z 13 września 2010 r. (II PK 257/09, OSNP 2012/1–2/5)

• uchwała SN z 26 marca 1986 r. (III PZP 17/86, OSNC 1987/2–3/26)

• wyrok SN z 14 maja 1998 r. (I PKN 110/98, OSNP 1999/10/338)

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

II. PRAWO PRACY

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownicy w ciąży, która wraca z urlopu wychowawczego

PROBLEM

Pracownica będąca na urlopie wychowawczym (umowa o pracę na czas nieokreślony) dostarczyła pismo o powrocie do pracy. Ponieważ jest w ciąży, wiem, że po powrocie zaraz pójdzie na zwolnienie lekarskie. Dzisiaj dostarczyła pismo o przeniesienie na bezpieczne stanowisko – pracowała jako pakowaczka. Jak należy postąpić najlepiej dla nas? Nie ukrywam, że jest to sytuacja dla nas problematyczna. Nie możemy pracownicy wypowiedzieć umowy o pracę. Co zrobić, nie mamy dla niej odpowiedniej pracy?