Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową?

Pracownicy naszej firmy pracują w ramach delegacji służbowych na budowach w Anglii i Irlandii. Nie przedstawiają oni firmie rachunków za podróż, ponieważ niekiedy przebywają za granicą łącznie nawet 6 miesięcy, przy czym nie pracują u nas pełnego wymienionego okresu (np. pracują połowę każdego miesiąca, a w pozostałe dni przebywają na urlopach bezpłatnych pracując u innych pracodawców). Wypłacamy im diety oraz ryczałt za noclegi w każdym miesiącu, lecz nie zwracamy do chwili obecnej kosztów przejazdu. Czy jest to zgodne z obowiązującymi przepisami oraz czy firma ma obowiązek żądać rachunków za koszty przejazdu?