System eUmowy będzie dostępny dla wszystkich pracodawców

17 kwietnia 2026 r. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o systemie elektronicznego zawierania i obsługi niektórych umów, która rozszerza dostęp do systemu eUmowy na wszystkich pracodawców. Nowe przepisy zwiększą także katalog umów, które będzie można zawierać elektronicznie oraz umożliwią przeniesienie do systemu i dalszą obsługę umów zawartych wcześniej w tradycyjnej, papierowej formie. Nowelizacja trafi teraz do Senatu.

System eUmowy będzie dostępny dla wszystkich pracodawców

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej w praktyce »

Od 7 stycznia 2026 r. w portalu Praca.gov.pl funkcjonuje system eUmowy, który umożliwia elektroniczne zawieranie i obsługę wybranych umów. Dzięki nowemu systemowi można:

• zawierać, zmieniać i rozwiązywać umowy takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające, np. z nianią,
• korzystać z gotowych szablonów umów i dokumentów powiązanych np. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy,
• podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym,
• prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej.

System zapewnia dostęp do dokumentów elektronicznych oraz możliwość zgłaszania pracowników i wykonawców do ubezpieczeń społecznych i opodatkowania przez ZUS i KAS.

Obecnie katalog podmiotów mogących zawierać umowy w systemie jest zamknięty. Umowy mogą być zawierane jedynie przez osoby fizyczne, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmioty zatrudniające do dziewięciu osób. Nowelizacja ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw, przygotowana przez resort pracy, ma zezwolić na zawieranie umów w systemie przez każdy zainteresowany podmiot niezależnie od jego statusu czy wielkości.

Nowe funkcjonalności w systemie eUmowy

Zwiększony zostanie również zakres umów, które można będzie zawierać elektronicznie. Oprócz dotychczas dostępnych umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających, pojawi się możliwość generowania i podpisywania porozumień o wolontariacie, umów szkoleniowych, w tym dotyczących podnoszenia kwalifikacji, a także umów o zakazie konkurencji czy umów o współodpowiedzialności materialnej. Dodanie tych dokumentów pozwoli na kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych w jednym środowisku cyfrowym, bez konieczności stosowania wielu różnych narzędzi.

Wprowadzona zostanie także możliwość obsługi umów zawartych wcześniej poza systemem. Umowy podpisane w formie papierowej będzie można wprowadzić do systemu i dalej obsługiwać elektronicznie - np. sporządzać aneksy, zmieniać warunki zatrudnienia czy rozwiązywać umowę. Strony będą mogły sporządzić w systemie pojedynczy dokument dotyczący umowy zawartej poza nim, np. aneks podwyższający wynagrodzenie. Dokument podpisany podpisem zaufanym lub osobistym będzie miał taką samą moc, jak dokument podpisany własnoręcznie.

W systemie będzie można sporządzać, podpisywać i doręczać dokumenty elektronicznie, a także potwierdzać obecność pracownika czy zgłaszać rozpoczęcie pracy zdalnej. Ułatwienia obejmą także pracodawców zatrudniających cudzoziemców, ponieważ kopia zawartej umowy będzie automatycznie przekazywana do organu, który wydał zezwolenie na pracę.

System zostanie też wyposażony w kalkulatory wynagrodzeń i ubezpieczeń. Ma również być rozszerzony o możliwość dołączania dokumentów dotyczących realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. To np. zaświadczenie o odbyciu obowiązkowego szkolenia okresowego w zakresie BHP.

Ponadto w celu usprawnienia procesu zawierania i obsługi umów projekt przewiduje m.in. rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z ZUS. Zakład ma zostać zobowiązany do przekazywania do systemu danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia umowy. Rozszerzony zostanie również zakres informacji pozyskiwanych w sposób elektroniczny z takich rejestrów, jak Krajowy Rejestr Sądowy i Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Nowelizacja trafi teraz do Senatu.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX