Od formy pisemnej do elektronicznej: zmiany w formie przekazywania dokumentacji kadrowej

27 stycznia 2026 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która zmieniła zasady przekazywania dokumentacji kadrowej. Wybrane czynności, dotychczas wymagające zachowania formy pisemnej, mogą być obecnie realizowane w postaci papierowej lub elektronicznej. Zmiana ta znacząco upraszcza obieg dokumentów kadrowych i umożliwia szersze wykorzystanie komunikacji elektronicznej w relacjach pracownik–pracodawca.

Zmiany w formie przekazywania dokumentacji kadrowej od 27 stycznia 2026 r.

Kodeks Pracy 2026. Praktyczny komentarz z przykładami »

Więcej wniosków w formie elektronicznej

Zgodnie z nowymi regulacjami Kodeksu pracy do niektórych czynności z zakresu prawa pracy, co do których dopuszczalna była wyłącznie forma pisemna, od 27 stycznia 2026 r. można stosować postać papierową lub elektroniczną.

Dotychczasowy wymóg „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego” został rozszerzony na „postać papierową lub elektroniczną” w przypadku następujących czynności:

• przekazania informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.),
• sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika (art. 129 § 3 k.p.),
• braku obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy),
• występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.), skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.) oraz ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.),
• występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.),
• występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),
• informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.),
• występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.),
• wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.),
• potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.).

Jak podkreśla PIP, pojęcie „postaci elektronicznej” należy rozumieć szeroko, jako umożliwiające dokonanie czynności również z użyciem narzędzi komunikacji elektronicznej, w tym także z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) – o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie/wniosek.

Forma dokumentów kadrowych

Zachowanie postaci papierowej oznacza tradycyjną formę dokumentu, czyli fizyczną kartkę papieru z utrwaloną treścią, która nie musi być opatrzona własnoręcznym podpisem (np. wydruk skanu dokumentu, oświadczenie z podpisem własnoręcznym). Postać papierowa obejmuje także dokumenty sporządzone w formie pisemnej, tj. na papierze i opatrzone własnoręcznym podpisem.

Zachowanie postaci elektronicznej jest przeciwieństwem postaci papierowej i oznacza sposób zapisu oświadczeń woli w formie cyfrowej, która umożliwia ich odczytanie, przetwarzanie i przechowywanie za pomocą urządzeń elektronicznych (komputerów, serwerów, dysków, pendrive'ów), np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości e-mailowej zakończonej danymi pozwalającymi ustalić tożsamość pracownika.

Postać elektroniczna obejmuje zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy. Od strony praktycznej z wymienioną w k.p. „postacią elektroniczną” będziemy mieć także do czynienia w przypadku dokumentu w postaci tekstowej z podpisem powielanym mechanicznie (np. facsimile, kopia faksowa, zeskanowana), a także w postaci audio lub audiowizualnej.

Regulacje wewnętrzne

Pracodawca musi uwzględnić różne formy dokumentów w procedurach wewnętrznych. Z nowych regulacji wynika, że:

• regulaminy wewnętrzne nie mogą wymuszać jednej formy (np. tylko elektronicznej), jeżeli przepisy dopuszczają różne,
• system obiegu dokumentów powinien umożliwiać zarówno papierową, jak i elektroniczną komunikację (tam, gdzie przepisy dają wybór),

Przykładowo, jeżeli przepisy dotyczące ustalenia pracownikowi indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.) przewidują postać papierową lub elektroniczną wniosku w tej sprawie, to niedopuszczalne jest wprowadzenie wewnętrznej procedury przewidującej tylko formę elektroniczną albo tylko papierową, bo stanowiłoby to naruszenie przepisów (art. 9 k.p.). Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby pracodawca zachęcał pracowników do korzystania z elektronicznego wnioskowania przy użyciu wewnętrznego systemu.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX