Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. Jak przygotować się do zmian?

Od 1 czerwca 2025 r. zmienią się zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, zastąpi dotychczas obowiązujące przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Pracodawcy powinni przygotować się na nowe obowiązki administracyjne, rozszerzone wymogi formalne oraz surowsze sankcje za naruszenie przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców.

prawo, przepisy, problemy prawne

Legalna praca w Polsce od 1 czerwca 2025 r.

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zasadniczo nie zawiera przepisów umożliwiających legalne zatrudnienie w ramach zezwoleń na pracę cudzoziemców przebywających na terytorium Polski na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen (art. 3 ust. 2 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców). Jak wskazano w uzasadnieniu projektu tej ustawy, jest to działanie celowe, wynikające z dotychczas rosnącej lawinowo skali nieprawidłowości dotyczących wykorzystywania wiz wydawanych przez inne państwo obszaru Schengen do legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Polski na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy bez związku z wykonywaniem pracy.

Ponadto, w nowej ustawie przewidziano upoważnienie dla ministra właściwego do spraw pracy do wydania rozporządzenia określającego wykaz państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie będą uprawnieni do jej wykonywania, jeżeli ich podstawą pobytową będzie ruch bezwizowy. Będzie to oznaczało obowiązek uzyskania przez takie osoby wizy w celu wjazdu na terytorium RP, z której wydaniem wiąże się m.in. wymóg zbadania przesłanki ryzyka migracyjnego dotyczącego konkretnego cudzoziemca (art. 3 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Nowe przepisy wprowadzają restrykcyjne podejście, zgodnie z którym pobyt w Polsce musi być oparty na polskim tytule pobytowym, jeśli ma być połączony z legalnym wykonywaniem pracy.

W rezultacie pracodawcy oraz agencje zatrudnienia od 1 czerwca 2025 r. muszą gruntownie zrewidować dotychczasowe modele operacyjne. Wszelkie procedury bazujące na dokumentach pobytowych z innych państw UE staną się niezgodne z prawem. Dla branż opierających się na zatrudnianiu cudzoziemców zmiana ta oznacza zwiększenie kosztów i czasu obsługi procesów rekrutacyjnych. Jednocześnie brak przepisów przejściowych oraz precyzyjnych instrukcji wykonawczych powoduje wzrost niepewności prawnej w tym obszarze.

Umowy cywilnoprawne przy zatrudnianiu cudzoziemców

Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która zacznie obowiązywać 1 czerwca 2025 r., nie zakazuje wprost stosowania umów cywilnoprawnych, jednak znacząco ogranicza ich praktyczne zastosowanie. Przepisy nie przewidują możliwości elastycznego dostosowywania liczby godzin realizacji zlecenia, co w praktyce może utrudnić korzystanie z takich form zatrudnienia.

Przykładowo, zgodnie z art. 33 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, dopuszczalne jest jedynie zwiększenie wymiaru czasu pracy względem zezwolenia, co zapewnia elastyczność zatrudnienia tylko w sytuacji, gdy cudzoziemiec miałby pracować w niepełnym wymiarze etatu i on sam lub pracodawca chciał zwiększyć go do pełnego etatu. Użycie kodeksowego określenia „wymiar czasu pracy” wydaje się celowym zabiegiem, mającym za zadanie wykluczenie umów cywilnoprawnych z tego mechanizmu.

Podobne zasady przewidziano dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które zgodnie z art. 69 pkt 3 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają takim samym rygorom jak zezwolenia na pracę.

Wyjątek stanowią zezwolenia sezonowe, w których – zgodnie z art. 56 ust. 2 pkt 4 – dopuszcza się elastyczność do 299 godzin miesięcznie, ale tylko w wybranych sektorach, takich jak rolnictwo.

W efekcie, w większości branż umowy cywilnoprawne mogą stracić na atrakcyjności jako forma zatrudnienia cudzoziemców. Pracodawcy i zleceniodawcy będą zmuszeni do częstszego sięgania po umowy o pracę, które – choć mniej elastyczne – zapewniają zgodność z nowymi regulacjami.

Obowiązkowa elektronizacja procedur

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku będzie można składać wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Wnioski złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania (art. 8 ust. 2–5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Ponadto, ustawa ta daje podstawę prawną dla już istniejącego rozwiązania, jakim jest indywidualne konto w systemie teleinformatycznym, za pomocą którego składane są wnioski, wyjaśnienia, odwołania i inne dokumenty (art. 72 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). System ten służy również do doręczania decyzji, postanowień i innych pism w postaci elektronicznej.

Nowe obowiązki informacyjne i dokumentacyjne

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nakłada na pracodawców kilka nowych obowiązków informacyjnych, m.in.:

1. przekazywanie kopii umów – pracodawca będzie musiał przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem mu pracy,

2. powiadomienie wojewody o zmianach sytuacji – nowa regulacja skraca dotychczasowy okres na powiadomienie z 3 do 2 miesięcy i wprowadza obowiązek powiadomienia organu, jeżeli cudzoziemiec:

• nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy (dotychczas były to 3 miesiące) od początkowej daty ważności zezwolenia,
• przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące),
• zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące) przed upływem okresu ważności zezwolenia;

3. powiadomienie starosty dotyczące oświadczenia – regulacja utrzymuje istniejący obowiązek powiadamiania starosty o statusie zatrudnienia cudzoziemca, ale z dokładniejszym określeniem terminów:

• 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca (termin pozostaje bez zmian),
• 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (wydłużenie terminu);

4. informowanie wojewody o zakończeniu pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę – ustawa wprowadza dla pracodawców nowy obowiązek informowania wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca posiadającego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dotychczas obowiązek ten spoczywał wyłącznie na cudzoziemcu, teraz odpowiedzialność jest podzielona – pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy urząd wojewódzki w ciągu 15 dni od zakończenia zatrudnienia. Jest to istotna zmiana, która wymaga od pracodawców monitorowania nie tylko statusu zezwoleń na pracę, ale również zezwoleń pobytowych pracowników.

Wyższe kary dla pracodawców za nielegalne zatrudnienie

Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 r. znacząco podnoszą kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Mianowicie kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł (art. 84 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). Przy czym karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca (art. 84 ust. 13 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Nie podlega karze za powierzenie pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ten, kto, zatrudniając cudzoziemca, spełnił łącznie następujące warunki:

• wypełnił obowiązki uzyskania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski i przechowywania ich kopii przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca i 2 lata po jego zakończeniu, chyba że wiedział, iż przedstawiony dokument został sfałszowany,
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile taki obowiązek wynika z przepisów.

Nielegalne zatrudnienie to nie tylko zatrudnienie bez zezwolenia, ale także zatrudnienie na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu. Nawet niewielka zmiana zakresu obowiązków cudzoziemca bez aktualizacji zezwolenia może narazić pracodawcę na odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie.

Dodatkowe, surowsze sankcje do 6000 zł za jednego cudzoziemca przewidziano za takie wykroczenia, jak wprowadzanie cudzoziemca w błąd czy żądanie korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę.