Czy pracodawca może nie udzielić urlopu zaplanowanego w planie urlopów - wyjaśnienia PIP

Udzielenie urlopu w terminie wynikającym z planu urlopów stanowi zasadę, natomiast odstępstwa od niej — obejmujące odmowę udzielenia urlopu lub zmianę jego terminu — są dopuszczalne wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, których nie można było przewidzieć na etapie planowania. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że ewentualna modyfikacja terminu urlopu powinna następować w porozumieniu z pracownikiem i zapewniać mu realną możliwość wykorzystania przysługującego urlopu.

Zmiana terminu urlopu

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlopy wypoczynkowe powinny być planowane w planie urlopów, ustalanym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan urlopów, po jego ustaleniu i ogłoszeniu, jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

W takich przypadkach możliwa jest zmiana terminu urlopu, jednak powinna ona nastąpić w porozumieniu z pracownikiem, a nowy termin urlopu powinien zostać ustalony w sposób realnie umożliwiający jego wykorzystanie.

Konsekwencje bezpodstawnej odmowy urlopu

Jeżeli urlop został ujęty w planie urlopów i wcześniej zaakceptowany, a pracodawca następnie bez uzasadnionej przyczyny odmawia jego udzielenia lub jednostronnie zmienia termin, pracownik ma prawo domagać się realizacji urlopu w pierwotnie ustalonym czasie.

W takiej sytuacji warto w pierwszej kolejności zwrócić się do pracodawcy o wyjaśnienie przyczyn decyzji, najlepiej w formie pisemnej, oraz podjąć próbę polubownego rozwiązania sprawy. Pracownik może również wskazać okoliczności przemawiające za udzieleniem urlopu, takie jak poniesione i udokumentowane koszty związane z zaplanowanym wypoczynkiem. W przypadku braku porozumienia pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej, jeżeli odmowa udzielenia urlopu lub jego przesunięcie skutkuje powstaniem po stronie pracownika szkody majątkowej, na przykład utratą wpłaconej zaliczki za wyjazd.

Należy jednocześnie podkreślić, że pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu samowolnie, bez zgody pracodawcy, nawet jeżeli termin urlopu wynika z planu urlopów, ponieważ takie działanie może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i prowadzić do negatywnych konsekwencji służbowych.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy