Brak możliwości powrotu do kraju a prawo pracy: jakie obowiązki ma pracownik

Nieprzewidziane zdarzenia, takie jak nagłe zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołanie lotów czy inne sytuacje losowe, mogą uniemożliwić pracownikowi terminowy powrót do kraju i stawienie się w pracy. Chociaż okoliczności te są niezależne od pracownika, nie zwalniają go z obowiązków informacyjnych wobec pracodawcy. Kluczowe jest wskazanie przyczyny oraz przewidywanego okresu nieobecności, przy czym informacja ta powinna zostać przekazana najpóźniej w drugim dniu absencji.

Samo wystąpienie zdarzenia losowego, np. zamknięcie przestrzeni powietrznej z powodu konfliktu czy katastrofy, nie powoduje automatycznego usprawiedliwienia absencji. Przepisy prawa pracy przewidują jednak możliwość uznania nieobecności za usprawiedliwioną, jeżeli wynika ona z okoliczności określonych w przepisach lub z innych przyczyn zaakceptowanych przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien przedstawić wiarygodne potwierdzenie sytuacji np. informację o odwołanym locie, komunikaty przewoźnika lub korespondencję z linią lotniczą. Na tej podstawie pracodawca może podjąć decyzję o uznaniu nieobecności za usprawiedliwioną.

Jeśli pracodawca uzna nieobecność za usprawiedliwioną, pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem w tym czasie. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami za czas niewykonywania pracy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Kodeks pracy przewiduje wynagrodzenie jedynie wówczas, gdy przeszkoda leży po stronie pracodawcy. W sytuacji zamkniętej przestrzeni powietrznej – przyczyny niezależnej od obu stron – pracownik co do zasady nie dostanie wypłaty za czas absencji - wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy.

Urlopy i inne zwolnienia od pracy

W sytuacji przedłużającego się pobytu za granicą pracownik może — w porozumieniu z pracodawcą lub w granicach przysługujących mu uprawnień — skorzystać z różnych form zwolnienia od pracy, takich jak:

• urlop wypoczynkowy - jeśli pracownik miał zaplanowany lub niewykorzystany urlop, można spróbować go przedłużyć lub przesunąć. W praktyce wymaga to uzgodnienia z pracodawcą i zmiany planu urlopów. Jeśli do porozumienia nie dojdzie, nieobecność nie zostanie zaliczona do płatnego urlopu.

• urlop na żądanie - pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, bez konieczności podawania przyczyny. Wystarczy powiadomić pracodawcę przed rozpoczęciem tych dni (np. mailowo) i złożyć wniosek – wówczas absencja będzie formalnie uzasadniona. To rozwiązanie może częściowo pokryć krótkie opóźnienie w powrocie.

• urlop bezpłatny - pracownik może wystąpić z pisemnym wnioskiem o urlop bezpłatny, ale jego udzielenie zależy wyłącznie od zgody pracodawcy (art. 174 Kodeksu pracy). Jak wskazuje sama nazwa, za czas takiego urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a jego okres nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Praca zdalna z zagranicy

W niektórych szczególnych sytuacjach pracodawca może sam polecić pracę zdalną. Dotyczy to m.in. okresu stanu wyjątkowego, stanu epidemii oraz trzech miesięcy po ich odwołaniu. Podobnie może być wtedy, gdy z powodu zdarzenia losowego (np. pożaru lub powodzi w zakładzie pracy) nie da się zapewnić bezpiecznych warunków pracy w biurze.

Jeśli więc zamknięcie przestrzeni powietrznej wiązałoby się z ogłoszeniem takiego nadzwyczajnego stanu, przepisy pozwalałyby kierować pracowników do pracy zdalnej. W praktyce jednak — zwłaszcza w zwykłych okolicznościach — możliwość pracy zdalnej zależy przede wszystkim od porozumienia pracownika z pracodawcą oraz od tego, czy jest to technicznie możliwe.

Konsekwencje nieobecności

Z kolei nieusprawiedliwiona nieobecność stanowi poważne naruszenie obowiązków pracownika. PIP przypomina, że może to skutkować obniżeniem wynagrodzenia oraz nałożeniem kary porządkowej (upomnieniem lub naganą), a w skrajnych przypadkach – nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarką). Dlatego bardzo ważne jest szybkie skontaktowanie się z pracodawcą i formalne wyjaśnienie sytuacji, żeby uniknąć negatywnych konsekwencji.

Dokumentacja dla pracodawcy

W przypadku opóźnionego powrotu z podróży warto zgromadzić dokumenty potwierdzające przyczynę nieobecności. Mogą to być m.in. wiadomości e‑mail lub SMS od przewoźnika o odwołaniu lotu, wydruki komunikatów lotniskowych o zamknięciu przestrzeni powietrznej, potwierdzenia rezerwacji, a także dokumenty wydane przez lokalne instytucje, takie jak ambasada czy policja, w razie zamknięcia granic. Jeżeli uzyskanie takich dowodów nie jest możliwe, pracownik może sporządzić pisemne oświadczenie opisujące zaistniałe okoliczności. Przepisy wymagają bowiem, aby usprawiedliwiona nieobecność była należycie udokumentowana, a oświadczenie pracownika stanowi w takim przypadku dopuszczalny dowód.

Warto również zachować potwierdzenie zgłoszenia nieobecności – na przykład korespondencję mailową z działem kadr lub przełożonym – aby wykazać, że pracodawca został niezwłocznie poinformowany o przeszkodzie w świadczeniu pracy. Stały kontakt z pracodawcą działa na korzyść obu stron: pozwala na bieżąco przekazywać nowe informacje, np. dotyczące zmiany harmonogramu lotów, a także ułatwia dopełnienie formalności, w tym złożenie odpowiednich wniosków lub oświadczeń, takich jak wniosek urlopowy czy oświadczenie o nieobecności.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX