Dlaczego na koncie w KSeF pojawiają się „obce” faktury

Wraz z uruchomieniem KSeF firmy muszą liczyć się z pojawianiem się w systemie faktur, które nie dotyczą ich działalności — od prywatnych zakupów pracowników, przez omyłkowe dokumenty, po faktury scamowe. Samo ich otrzymanie nie powoduje obowiązku zapłaty ani informowania administracji, ale wymaga szybkiej identyfikacji i procedur, które zapobiegną przypadkowemu ujęciu takich dokumentów w rozliczeniach.

ksef faktury firma

Źródła takich sytuacji są różne:

• zakupy prywatne pracowników dokonywane z podaniem NIP pracodawcy (np. w celu uzyskania rabatu),

• pomyłki sprzedawców przy wyborze kontrahenta z listy (zakończone fakturą i ewentualną korektą zerującą),

• faktury fikcyjne (scamowe) wystawiane w celu wyłudzenia środków lub w ramach działalności przestępczej.

Fikcyjne dokumenty księgowe w KSeF

Faktury scamowe (fikcyjne) to fałszywe dokumenty księgowe, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych, a ich celem jest wyłudzenie środków pieniężnych lub oszustwa podatkowe. Trafiają one do firm często przez KSeF od nieznanych podmiotów i nakłaniają do opłacenia nieistniejących usług lub towarów. Nawet gdyby podatnik omyłkowo próbował odliczyć VAT z takiej faktury, odliczenie byłoby wyłączone na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT.

Jeżeli podatnik uzna, że dokument go nie dotyczy:

• może go całkowicie zignorować,
• nie ujmuje go w ewidencjach podatkowych ani bilansowych,
• nie ma obowiązku kontaktowania się z wystawcą ani z organami podatkowymi.

W niektórych przypadkach warto jednak rozważyć zainteresowanie organów podatkowych dokumentem dostarczonym za pośrednictwem KSeF, udającym fakturę, który najprawdopodobniej jest pustym dokumentem, tym bardziej gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, iż jest to efekt działalności przestępczej. Według zapowiedzi resortu finansów wkrótce po starcie KSeF 2.0 zostanie udostępniona funkcjonalność umożliwiająca zgłoszenie organom faktur scamowych.

Jak zgłosić fakturę scamową na koncie

Uprawnienie do zgłaszania takich faktur będzie przysługiwało odbiorcy w ramach uprawnień do odbioru dokumentu. W API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie faktury scamowej. Wypełniając zgłoszenie należy pamiętać:

• aby wpisać uzasadnienie zgłoszenia faktury;

• że jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury; nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur;

• że jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy, jak i podmiotu trzeciego);

• że zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Administracja będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację ani z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Procedura kwalifikowania faktur do rozliczeń

Aby faktury, które nie dokumentują naszych zakupów, nie znalazły się przez pomyłkę w rozliczeniu, należy wdrożyć procedury wewnętrzne, zintegrowane z instrukcją obiegu dokumentów zakupowych.

W procedurze powinny znaleźć się m.in.:

• zasady kwalifikacji faktur (prawidłowe, błędne, niedotyczące podatnika),
• sposób postępowania z fakturami prywatnymi pracowników,
• kryteria identyfikacji faktur potencjalnie scamowych,
• wskazanie osób odpowiedzialnych za analizę i za ewentualne zgłoszenie w KSeF,
• zasady dokumentowania decyzji.

Jeżeli podatnik zna wystawcę faktury albo z łatwością ustali, kto nim jest i nie jest to próba wyłudzenia, lecz zwykła pomyłka, to z pewnością nie powinien zgłaszać dokumentu organom podatkowym jako faktury scamowej.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX