Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy na nowych zasadach - wybrane problemy z praktyki

W przypadku gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, a dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r. zmieniła zasady wypłaty ekwiwalentu urlopowego, wiążąc go z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę. W praktyce nowe regulacje nadal budzą wątpliwości po stronie pracodawców.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy na nowych zasadach: wybrane problemy z praktyki

Kodeks Pracy 2026. Praktyczny komentarz z przykładami »

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:

• sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,

• fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,

• powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy (art. 171 § 4–5) termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został ściśle powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę obowiązującym u danego pracodawcy. Zasadą nadrzędną, wynikającą z powołanych przepisów k.p., jest dokonanie wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia (nie później niż 10. dnia następnego miesiąca).

W przypadku gdy standardowy termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy, co uniemożliwiałoby prawidłowe naliczenie ekwiwalentu za urlop, powyższa zasada nie jest stosowana. Celem tego przepisu jest przyznanie pracodawcy czasu na bezsporne ustalenie wymiaru niewykorzystanego urlopu i precyzyjne wyliczenie kwoty należnej po faktycznym ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku wypłata ekwiwalentu pieniężnego musi nastąpić w ciągu 10 dni od dnia zakończenia (rozwiązania lub wygaśnięcia) stosunku pracy. Jest to termin maksymalny.

Wprowadzone zmiany mają na celu uproszczenie rozliczeń oraz ograniczenie problemów organizacyjnych w działach kadrowo‑płacowych. W praktyce wymagają one jednak prawidłowego stosowania w różnych sytuacjach związanych z zakończeniem zatrudnienia. W najnowszym wydaniu Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń przedstawiamy odpowiedzi na kwestie zgłaszane przez Czytelników w tym zakresie:

• Czy nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop dotyczą wszystkich rodzajów umów o pracę?
• Czy po zmianie przepisów ekwiwalent za urlop można wypłacić wcześniej niż w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę?
• Czy okres 10 dni, w ciągu których należy wypłacić ekwiwalent za urlop, jest liczony w dniach kalendarzowych czy roboczych?
• Czy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy można wypłacić osobnym przelewem?
• Czy nowelizacja przepisów k.p. w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu wpływa na sposób ustalania podstawy jego obliczenia?
• Od jakiej daty obliczać odsetki za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy?