Niewykorzystany urlop wypoczynkowy w świadectwie pracy: wyjaśnienia resortu pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., wprowadziła istotne zmiany w procedurze i terminach rozliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W praktyce pojawiły się jednak wątpliwości w jaki sposób wykazać w świadectwie pracy urlop wypoczynkowy, który zostanie rozliczony ekwiwalentem - po wydaniu pracownikowi tego dokumentu.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy w świadectwie pracy: wyjaśnienia resortu pracy

Wypłata ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy możliwa jest w dwóch terminach:

• w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym u pracodawcy lub

• w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Nowe przepisy precyzują również sposób postępowania w sytuacji, gdy wyznaczony termin wypłaty ekwiwalentu przypada na dzień wolny od pracy. Wówczas należność musi zostać wypłacona w dniu bezpośrednio poprzedzającym taki dzień wolny (art. 171 § 5 zd. 3 k.p.).

Omawiane zmiany mogą powodować wątpliwości dotyczące tego, w jaki sposób wykazać w świadectwie pracy urlop wypoczynkowy, który zostanie rozliczony ekwiwalentem - po wydaniu pracownikowi tego dokumentu.

Informacja o ekwiwalencie za urlop w świadectwie pracy - stanowisko MRPiPS

W orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Istotne jest ustalenie liczby dni niewykorzystanego urlopu, a nie moment faktycznej wypłaty świadczenia Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania umowy o pracę – zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze (art. 171 § 1 pkt 1 k.p.). W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent.

Resort pracy przypomina, że w świadectwie pracy pracodawca wykazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu, za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Rozporządzenie nie przewiduje miejsca na kwotę świadczenia, datę wypłaty ani adnotację, że ekwiwalent zostanie uregulowany po ustaniu zatrudnienia — takich informacji nie należy zamieszczać.

Przesunięcie terminu wypłaty a skutki dla kolejnego pracodawcy

Przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu na podstawie art. 171 § 4–5 k.p. nie uprawnia pracodawcy do modyfikacji treści świadectwa pracy. W dokumencie tym należy wykazać wyłącznie wymiar ilościowy (dni i godziny) urlopu, za który przysługuje ekwiwalent, bez wskazywania daty płatności czy kwoty tego świadczenia.

Z perspektywy nowego pracodawcy zatrudniającego pracownika w tym samym roku kalendarzowym kluczowa jest informacja o łącznej liczbie dni urlopu wykorzystanych lub rozliczonych w formie ekwiwalentu. Pozwala to prawidłowo ustalić wymiar urlopu przysługującego w nowym miejscu pracy.

Nie ma natomiast znaczenia, w jakiej formie pracownik wykorzystał uprawnienie urlopowe — czy odebrał urlop w naturze, czy otrzymał za niego ekwiwalent pieniężny. Obie formy są traktowane jednakowo na gruncie przepisów Kodeksu pracy i rozporządzenia.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX