Współpraca z biurem rachunkowym po wejściu KSeF – co powinien zawierać aneks do umowy

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmieniło nie tylko techniczny sposób wystawiania faktur, ale również organizację współpracy między klientem a biurem rachunkowym. Szczególne znaczenie mają klauzule regulujące sposób przekazywania danych, proces akceptacji faktur sprzedażowych i zakupowych oraz podział odpowiedzialności między stronami, a także postanowienia dotyczące działania w sytuacjach awaryjnych, w tym przy stosowaniu trybu offline24.

Współpraca z biurem rachunkowym po wejściu KSeF – co powinien zawierać aneks do umowy

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną z chwilą przesłania jej do KSeF, co sprawia, że wysyłka dokumentu staje się czynnością wywołującą skutki podatkowe. W efekcie dotychczasowe umowy o obsługę księgową często nie odpowiadają nowym realiom. Aneks powinien precyzyjnie określać zakres obowiązków i odpowiedzialności stron, zasady korzystania z uprawnień w systemie oraz procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Wyjaśniamy, jakie zapisy powinny znaleźć się w aneksie, z podziałem na trzy obszary:

1. odpowiedzialność za dane i zakres czynności,

2. uprawnienia w systemie oraz akceptacja faktur,

3. postępowanie w razie awarii KSeF.

Zakres czynności biura i odpowiedzialność za dane

Aneks musi rozróżniać, czy biuro jedynie księguje faktury pobrane z KSeF, czy również je wystawia i wysyła w imieniu klienta. Od tego zależy zakres odpowiedzialności. Zapisy w tym zakresie powinny obejmować:

• Zakres czynności biura – aneks musi jednoznacznie wymieniać, które czynności biuro wykonuje w KSeF: wystawianie faktur, wysyłkę do systemu, pobieranie faktur od kontrahentów, weryfikację formalną dokumentów, księgowanie oraz archiwizację UPO i numerów KSeF. Biuro wystawiające i wysyłające faktury ponosi bowiem inne ryzyko niż biuro, które jedynie je księguje. Jeśli aneks tego nie rozróżnia, zakres odpowiedzialności biura może zostać rozszerzony wbrew intencji stron.
• Odpowiedzialność za dane do faktury – biuro nie jest stroną transakcji i działa wyłącznie na podstawie informacji otrzymanych od klienta. Może sprawdzić, czy faktura jest formalnie kompletna, ale nie ocenia, czy stawka VAT odpowiada klasyfikacji świadczenia ani czy cena odpowiada umowie z kontrahentem. Aneks powinien wprost przesądzać, że klient odpowiada za prawidłowość i kompletność wszystkich przekazanych danych, czyli: nabywcy, przedmiotu sprzedaży, podstawy opodatkowania, stawki VAT, kwoty podatku, dat i warunków płatności.
• Zlecenie wystawienia faktury – przekazanie kompletnych danych powinno stanowić zlecenie wystawienia faktury i jej przesłania do KSeF. Eliminuje to wątpliwość, czy biuro potrzebuje dodatkowego zatwierdzenia klienta przed wysyłką.
• Terminy przekazywania danych – terminy realizacji należy liczyć od momentu wpłynięcia kompletnych i prawidłowych danych, a nie od złożenia zlecenia. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie ani za konieczność korekty wynikającą z danych przekazanych przez klienta z opóźnieniem lub błędnie.

Uprawnienia w KSeF i procedura akceptacji faktur

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że można nadać biuru samo uprawnienie do wystawiania faktur bez dostępu do ich przeglądania:

• Nadanie i utrzymanie uprawnień w KSeF – biuro może działać w KSeF wyłącznie w granicach uprawnień nadanych przez klienta. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że można nadać biuru samo uprawnienie do wystawiania faktur bez dostępu do ich przeglądania. Aneks powinien zobowiązać klienta do nadania, utrzymywania i aktualizowania uprawnień przez cały czas trwania umowy oraz wprost zwalniać biuro z odpowiedzialności za niewykonanie usługi z powodu braku, cofnięcia lub ograniczenia tych uprawnień. Bez tego zapisu biuro może odpowiadać za opóźnienie, którego źródłem jest wyłącznie zaniechanie klienta.
• Procedura akceptacji faktur przed wysyłką – jeśli klient chce zachować kontrolę nad określonymi fakturami (np. korektami, zaliczkami, fakturami ponad ustalony limit), aneks powinien to wyraźnie określać, wraz z terminem zatwierdzenia i skutkiem jego przekroczenia. Biuro nie powinno automatycznie przyjmować odpowiedzialności za merytoryczną ocenę transakcji ani za zastosowanie określonej stawki VAT, jeżeli nie wynika to wyraźnie z zakresu umowy.
• Osoby uprawnione do kontaktu – klient powinien wskazać w aneksie osoby upoważnione do zlecania wystawienia faktur, zatwierdzania dokumentów i podejmowania decyzji w sytuacjach awaryjnych. Jeśli biuro może otrzymywać dyspozycje od dowolnego pracownika klienta, ryzyko błędów i sporów rośnie.

Awaria KSeF, systemy zewnętrzne i archiwizacja

Za awarię publicznego systemu teleinformatycznego żadna ze stron nie odpowiada, jednak musi to z aneksu wprost wynikać:

• Procedura awaryjna i offline – Ministerstwo Finansów przewiduje dwa tryby działania poza KSeF. W razie awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej fakturę wystawioną w trybie awaryjnym należy dosłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. W przypadku tzw. całkowitej awarii faktur nie dosyła się w ogóle. Aneks powinien określać: kto monitoruje komunikaty Ministerstwa Finansów i decyduje o zastosowaniu właściwego trybu awaryjnego, w jaki sposób faktura trafia do nabywcy poza KSeF, kto dostarcza biuru dane do późniejszego dosłania faktury.
• Wyłączenie odpowiedzialności za systemy zewnętrzne – biuro powinno być wprost zwolnione z odpowiedzialności za skutki awarii KSeF, niedostępności systemów Ministerstwa Finansów, błędów oprogramowania zewnętrznego i problemów z systemami informatycznymi klienta. Biuro odpowiada za należytą staranność przy wykonaniu powierzonych czynności, a nie za to, czy publiczny system teleinformatyczny działa.
• Archiwizacja UPO i numerów KSeF – aneks powinien określać, czy biuro ma obowiązek pobierać i przechowywać potwierdzenia wysyłki, czy tylko udostępniać je na żądanie klienta, z określeniem terminu i formy przechowywania. Dowód przesłania faktury do KSeF i nadania jej numeru może mieć znaczenie przy ustalaniu, czy faktura została skutecznie wystawiona i kiedy nastąpiło jej otrzymanie przez nabywcę.
• Zasady korekt faktur – jeśli błąd w fakturze wynika z danych przekazanych przez klienta, klient powinien być zobowiązany do niezwłocznego przekazania danych do korekty. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za konieczność korekty faktury wystawionej na podstawie błędnych lub spóźnionych danych.

Rafał Styczyński