Korzystanie z AI przez pracowników. Jak ograniczyć ryzyka prawne i organizacyjne

Postęp technologiczny zapewnił dziś powszechny dostęp do narzędzi AI. Pracownicy coraz częściej sięgają po nie również w codziennej pracy, traktując je jako narzędzia, które mają zoptymalizować i usprawnić wykonywanie bieżących zadań – od tych najprostszych, czyli np. redagowania korespondencji, przez analizę dokumentów i treści, po bardziej złożone czynności, takie jak tworzenie grafik czy kodu źródłowego. Właśnie dlatego zarządzanie bezpiecznym korzystaniem z narzędzi AI w pracy powinno stać się elementem wewnętrznego systemu compliance, a brak takich zasad może narażać pracodawcę na istotne ryzyka prawne i organizacyjne.

Jakie ryzyka niesie korzystanie z AI przez pracownika bez kontroli pracodawcy?

Najistotniejsze ryzyka związane z niekontrolowanym korzystaniem z AI przez pracowników można pogrupować w trzy kategorie:

1) bezpieczeństwo i prawidłowość przetwarzania danych osobowych,

2) zarządzanie informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa oraz

3) kwestie prawnoautorskie.

Taki podział dobrze ukazuje, że w praktyce chodzi o bezpieczeństwo informacji, odpowiedzialność wobec klientów i kontrahentów oraz o możliwość legalnego korzystania z rezultatów pracy wspieranej przez AI.

Ochrona danych osobowych

Ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych powstaje np. wtedy, gdy pracownik wpisuje do zewnętrznego narzędzia AI informacje pozwalające zidentyfikować konkretną osobę – klienta, pracownika, kandydata do pracy czy współpracownika. Mogą to być nie tylko imię i nazwisko, ale także adres, stanowisko, historia zatrudnienia czy informacje finansowe, które na pierwszy rzut oka nie kojarzą się z danymi pozwalającymi zidentyfikować konkretną osobę.

Istotą problemu jest to, że po wprowadzeniu takich danych pracodawca często traci realną kontrolę nad dalszym obiegiem informacji. To z kolei pozostaje w sprzeczności z koniecznością zapewnienia zgodności działalności pracodawcy z przepisami RODO – pracodawca bowiem (najczęściej) pełni funkcję administratora danych osobowych i odpowiada za sposób ich przetwarzania przez swoich pracowników.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Pracownicy często nie zdają sobie sprawy, że podczas korzystania z narzędzi AI bardzo łatwo może dojść do ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (informacji poufnych). Wystarczy bowiem udostępnić konkretnemu narzędziu AI np. projekt umowy, warunki handlowe, założenia kampanii, fragment dokumentacji technicznej, kod źródłowy albo opis procesu biznesowego. Dokumenty te mogą same w sobie zawierać informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich ujawnienie jest zakazane na podstawie umowy o zachowaniu poufności, którą pracodawca zawarł ze swoim kontrahentem lub klientem.

Nawet jeżeli pracownik nie działa w złej wierze, samo przekazanie takich informacji do narzędzia opartego na AI może oznaczać naruszenie obowiązku poufności i interesu pracodawcy.

Co istotne, nawet korzystanie z tzw. bezpiecznych trybów nie daje pełnej gwarancji, że wprowadzone dane nie będą wykorzystywane do wewnętrznych celów dostawcy usługi.

Ryzyko naruszenia praw autorskich osób trzecich

Pracownicy często traktują wynik wygenerowany przez AI jako materiał gotowy do wykorzystania, podczas gdy z prawnego punktu widzenia takie podejście może być bardzo ryzykowne.

Istotne jest uprzednie upewnienie się, czy rezultat nie prowadzi do naruszenia autorskich praw majątkowych osób trzecich.

Ponadto przejęcie treści wygenerowanej przez narzędzia AI nie będzie co do zasady wystarczające do uznania, że mamy do czynienia ze stworzeniem utworu wynikającego z twórczej działalności (wkładu) pracownika.

W praktyce oznacza to konieczność uważnego weryfikowania i odpowiedniego modyfikowania wygenerowanych treści zamiast bezrefleksyjnego korzystania z nich na zasadzie kopiuj-wklej.

Konsekwencje dla pracownika

Obowiązujące przepisy już dziś pozwalają oceniać korzystanie przez pracownika z narzędzi opartych na AI przez pryzmat podstawowych obowiązków pracowniczych. Ewentualne konsekwencje dla pracownika należy rozpatrywać przez pryzmat art. 100 par. 1 i 2 kodeksu pracy.

Przepis ten nakłada na pracownika obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy, stosowania się do poleceń przełożonych (par. 1), dbania o dobro zakładu pracy, ochrony jego mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (par. 2).

W zależności od skali i skutków naruszenia pracodawca może sięgnąć po różne instrumenty przewidziane w kodeksie pracy. W lżejszych przypadkach może to być odpowiedzialność porządkowa na podstawie art. 108 par. 1 k.p., a więc upomnienie albo nagana.

Jeżeli jednak niekontrolowane użycie AI doprowadzi do szkody po stronie pracodawcy, to zastosowanie mogą znaleźć przepisy o odpowiedzialności materialnej pracownika, w szczególności art. 114 i nast. k.p.

Co do zasady, przy winie nieumyślnej pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę, a wysokość odszkodowania jest ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia. Przy winie umyślnej odpowiedzialność może objąć pełną wysokość szkody. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że wykazanie winy umyślnej bywa w praktyce trudne – samo świadome naruszenie procedury nie zawsze będzie wystarczające do przyjęcia, że pracownik działał z zamiarem wyrządzenia szkody.

W skrajnych przypadkach nie można wykluczyć również uznania określonych działań pracownika za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. Dotyczyć to może przede wszystkim sytuacji, w których pracownik świadomie ignoruje zakazy, obchodzi przyjęte procedury, intencjonalnie udostępnia narzędziom AI dane poufne albo naraża pracodawcę na istotną szkodę. Działania pracownika wymagają jednak każdorazowo oceny konkretnego stanu faktycznego, skali zagrożenia i stopnia zawinienia.

AI pod kontrolą

Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma wdrożenie wewnętrznych zasad zarządzania wykorzystaniem narzędzi AI w miejscu pracy.

Równie ważne jak stworzenie procedur jest ich prawidłowa implementacja, tj. prawidłowe związanie nimi pracownika. W praktyce oznacza to konieczność formalnego zapoznania pracownika z treścią polityki lub regulaminu, uzyskania potwierdzenia akceptacji tych zasad przez pracownika, przeprowadzania okresowych szkoleń oraz ciągłego przypominania reguł bezpiecznego korzystania z AI.

Kierowanie się tymi wytycznymi pozwoli pracodawcy budować rzeczywiście działający mechanizm compliance służący zarządzaniu narzędziami AI w organizacji. ©℗

(DGP z 30.07.2026 r.)