Jakie obowiązki ma pracodawca, który otrzymał środki z KFS

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która wprowadziła istotne zmiany w zasadach finansowania kształcenia ustawicznego ze środków KFS. Ustawa rozszerzyła katalog osób uprawnionych do wsparcia o wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzących działalność gospodarczą. Zwiększono także zakres kontroli – obejmie ona nie tylko beneficjentów środków, ale również podmioty realizujące szkolenia.

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastąpiła obowiązującą od lat ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowa ustawa rozszerzyła kategorie osób, które mogą skorzystać z kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS, o osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Zmieniono również zakres działań możliwych do sfinansowania ze środków KFS.

Maksymalna wysokość przyznanego wsparcia wynosi:

• 70% poniesionych kosztów, jednak nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym, dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego,
• 90% tych kosztów i maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego – dla podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób.

Obowiązki pracodawcy lub przedsiębiorcy, który otrzymał środki z KFS

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wyraźnie wskazuje, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy lub przedsiębiorcy, który zawarł umowę o finansowanie działań ze środków KFS. Są to:

1) utrzymanie zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia, z wyjątkiem:

a) rozwiązania przez tę osobę umowy o pracę,

b) rozwiązania z tą osobą umowy o pracę w trybie bez zachowania okresu wypowiedzenia (na podstawie art. 52 i art. 53 Kodeksu pracy)

c) wygaśnięcia stosunku pracy,

d) otrzymania przez tę osobę finansowania w przypadku zwolnienia monitorowanego;

2) niezawieszenie albo niezaprzestanie prowadzenia dotychczasowej działalności gospodarczej przez okres 3 miesięcy od momentu ukończenia kształcenia, w przypadku gdy z finansowania kształcenia ustawicznego skorzystał pracodawca lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, chyba że powodem będzie ogłoszenie przez niego upadłości;

3) zatrudnianie (zawarcie umowy o pracę lub umowy o zatrudnienie cywilnoprawne), przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia kształcenia osoby, która skorzystała z finansowanego kształcenia ustawicznego, a świadczyła usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wypełnienie powyższych obowiązków starosta ocenia za pośrednictwem systemu tele­informacyjnego albo dokumentów pozyskanych od podmiotu. Jeżeli pracodawca nie spełnia powyższych obowiązków, wówczas nie otrzymuje finansowania z KFS w ciągu roku od ukończenia finansowanego kształcenia.

Wybór podmiotu szkoleniowego

Pracodawca korzystający z finansowania KFS nie ma pełnej dowolności w wyborze instytucji edukacyjnej, z której skorzysta. Musi on wybrać instytucję realizującą szkolenie spośród podmiotów wpisanych do rejestru podmiotów, które zapewniają należyte świadczenie usług doradczych i szkoleniowych (prowadzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości).

Przy wyborze musi się także kierować trzema określonymi w ustawie zasadami: konkurencyjności, równego traktowania oraz przejrzystości.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze realizatora.

Kontrola przestrzegania umowy o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS

Nowe przepisy przewidują też mechanizmy kontrolne, pozwalające zweryfikować, czy środki z KFS są wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem, a organem uprawnionym do takich działań jest starosta (art. 132 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Starosta może przeprowadzać kontrolę w zakresie:

• przestrzegania postanowień umowy o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS,

• wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem,

• właściwego dokumentowania wykorzystania środków,

• wywiązywania się ze zobowiązania utrzymania zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia,

• finansowanych działań w trakcie i w miejscu ich przeprowadzania.

Jeżeli pracodawca wydatkował środki niezgodnie z umową lub nie dotrzymał zobowiązania utrzymania zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia, musi zwrócić na rachunek bankowy PUP otrzymane środki. Zwrot musi nastąpić w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.

W nowej ustawie rozszerzono możliwości przeprowadzenia przez urzędy pracy kontroli wydatkowania środków KFS. Kontroli będzie mógł podlegać nie tylko podmiot, który otrzymał wsparcie, ale również instytucja realizująca usługi finansowane z KFS.