Gdy Mikołaj stuka do drzwi

Monika Cieślak

Autorka jest ekspertem ds. wynagrodzeń, szkoleniowcem.

Kontakt:

monika.cieslak@hrservices. com.pl

Zarówno zakup prezentów, jak i organizowanie imprez powinny odbywać się zgodnie z przepisami prawa, następnie należy je właściwie opodatkować i oskładkować. Pracownik powinien być również poinformowany, że przyjęcie prezentu spowoduje obniżenie pensji o podatek i składki ZUS naliczone od przekazanego świadczenia rzeczowego. Jeśli prezent jest wręczany w grudniu, obniżenie pensji może być szczególnie dotkliwe i dlatego warto poinformować pracowników o konsekwencjach podatkowo-składkowych.

Kiedy zapłacić fiskusowi

Świadczenia rzeczowe, bony towarowe czy inne talony finansowane ze środków obrotowych przekazywanych pracownikom należy bez żadnych wyjątków uznać za przychód. Przychód ten stanowi podstawę naliczenia składek na ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Warto zaznaczyć, że składki ZUS są pobierane, z jednej strony, z pensji pracownika w wysokości 13,71 proc., z drugiej, są finansowane przez pracodawcę - ok. 20 proc. (składki ZUS, na FP i FGŚP). Dodatkowym obciążeniem jest 1,25 proc. składki zdrowotnej finansowanej ze środków pracownika. Daniny te pobiera płatnik w miesiącu, w którym pracownik otrzyma prezent lub bony. Przepisy podatkowe, by powstał przychód z nieodpłatnego świadczenia wymagają, by pracownik świadczenie to otrzymał - art. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r., nr 14, poz. 176 ze zm.). Samo pozostawienie prezentu do dyspozycji pracownika nie powoduje powstania przychodu. Moment powstania przychodu nie jest związany z zapłatą faktury przez pracodawcę, zależy wyłącznie od daty otrzymania przez pracownika prezentu. Jest to niezwykle istotne dla tych pracodawców, którzy sporządzają listy płac i wypłacają wynagrodzenie do 10. następnego miesiąca. Jeśli pracodawca zapłaci pracownikowi pensję za listopad 10 grudnia, a wręczy go po dacie sporządzenia listy płac i wypłaty, należy obliczyć oraz pobrać zaliczkę i składkę ZUS i zdrowotną od wartości tego prezentu. Jest to o tyle problematyczne, że w sytuacji gdy pensja netto została wypłacona, nie ma środków, z których można pobrać zaliczkę i składki. W takiej sytuacji warto zrobić dodatkową listę płac i obliczyć w niej należne składki i zaliczkę na podatek i poprosić pracownika o wpłacenie tej kwoty do kasy bądź na rachunek firmy. Obliczając wówczas zaliczkę na podatek, nie należy stosować: kosztów uzyskania i ulgi podatkowej, bowiem te zostały uwzględnione w podstawowej liście płac. Pracodawcy często finansują w powyższej sytuacji zaliczkę na podatek i składki albo "pożyczają" te kwoty do następnej wypłaty i potrącają kwoty należności dopiero w następnej liście płac. Obydwa rozwiązania nie są prawidłowe.