Osoba przekazująca informację o zwolnieniu musi być przygotowana na wszystkie te rodzaje reakcji, potrafić je rozpoznać i odpowiednio zareagować. Inna będzie też sytuacja, w której zwalniamy pracownika ze względu na jego błędy i wpadki w pracy, a inna, kiedy mamy redukcję etatów.

Przede wszystkim osoba przekazująca informację o zwolnieniu powinna zadbać o odpowiednie warunki przekazywania przykrej wiadomości. Gabinet, w którym można zachować dyskrecję i do którego nie będzie co chwilę zaglądała inna osoba, wystarczająca ilość czasu - rozmowa może być bowiem długa i menedżer nie powinien realizować jej w pośpiechu, pomiędzy jednym a drugim zebraniem.

Uzasadnienie zmiany

Bardzo ważnym elementem jest zrozumienie przez pracownika powodów podjęcia przez przełożonego decyzji o zwolnieniu. Jeśli pracownik wie, dlaczego firma postanowiła się z nim rozstać, nie tylko łatwiej może poradzić sobie z tą sytuacją pod względem emocji, lecz także może wyciągnąć z tego lekcję na przyszłość - na przykład, jak uniknąć podobnych błędów w kolejnym miejscu pracy. W każdej sytuacji, która wywołuje zmianę w życiu, potrzebne jest człowiekowi uzasadnienie tej zmiany. Wiedząc, dlaczego coś się w życiu przydarza, łatwiej się z tym pogodzić. Jeśli pracownik nie dostanie uzasadnienia (lub nie zrozumie), będzie szukał wyjaśnień na własną rękę, tworząc hipotezy, które często nie będą zgodne z prawdą (łatwiej jest pracownikowi chronić siebie i widzieć powód zwolnienia w "złośliwym koledze, który podłożył świnie" czy "złym kierowniku", niż zauważyć własny brak wyników lub niewłaściwą postawę w pracy). Hipotezy te mogą zaś przełożyć się na negatywny obraz firmy na zewnątrz - jeśli np. pracownik swoją frustracją zechce podzielić się na internetowym forum lub wewnątrz - jeśli zacznie się skarżyć kolegom z pracy. Wyjaśnienie przyczyn i upewnienie się, że pracownik dobrze je rozumie, jest zatem podstawą przekazywania informacji o zwolnieniu. Jak się upewnić, że pracownik je rozumie? Rzeczowo i jasno odpowiadając na pytania pracownika, wyjaśniając jego wątpliwości i nie kończąc rozmowy, dopóki dzięki parafrazie i klaryfikacjom menedżer nie ma pewności, że dla pracownika powód zwolnienia jest zrozumiały. Oczywiście, menedżer sam musi wiedzieć, dlaczego zdecydował się pracownika zwolnić i być przygotowanym na próby obrony lub ataku, czyli umieć uargumentować decyzję.