Brak dokumentacji pracowniczej - skutki dla pracodawcy

Zatrudniając pracownika pracodawca ma obowiązek założyć mu i prowadzić akta osobowe. Oprócz tego, odrębnie dla każdego pracownika, pracodawca musi prowadzić kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca, który narusza obowiązek prowadzenia dokumentacji, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Za naruszenie to pracodawca może również zostać ukarany grzywną (art. 281 pkt 6 k.p.). Wykroczenie to może mieć również inne praktyczne skutki.

Przekonała się o tym m.in. pani Maria M. właścicielka pracowni modniarskiej w R., która na skutek wyroku sądu musiała przywrócić pracownicę do pracy na poprzednich warunkach oraz wypłacić stosowne odszkodowanie.

Powódka Iwona S. była zatrudniona przez pozwaną Marię M. jako krawcowa w jej pracowni modniarskiej. Pani Iwona za wykonywaną pracę dość nieregularnie otrzymywała wynagrodzenie, często było również wypłacane w niepełnej wysokości. Jak ustalił sąd rejonowy, powódka od września do grudnia 1997 r. w ogóle nie otrzymała umówionego wynagrodzenia. W tym okresie była nieobecna w pracy od 22 do 30 września 1997 r. w związku z własnym ślubem kościelnym, a w dniach 24 i 25 października 1997 r. korzystała z urlopu okolicznościowego przysługującego na ślub cywilny. Od 2 do 11 października 1997 r. korzystała ze zwolnienia lekarskiego w związku z chorobą. W pozostałych dniach wskazanego okresu pani Iwona przychodziła do pracy i stan ten trwał aż do zamknięcia pracowni modniarskiej z powodu odcięcia dopływu prądu przez Zakład Energetyczny 16 grudnia 1997 r. Od 30 grudnia 1997 r. do 20 kwietnia 1998 r. powódka korzystała z urlopu macierzyńskiego. W wymienionym czasie powódka starała się skontaktować z pozwaną właścicielką w celu uzyskania zgody na urlop wychowawczy, lecz było to niemożliwe. Do spotkania stron doszło dopiero 15 maja 1998 r. i wówczas powódka poprosiła o udzielenie urlopu wychowawczego. Pozwana nie wypowiedziała się w tej kwestii, zastrzegając sobie prawo do zastanowienia się. 18 maja 1998 r. właścicielka zawiadomiła powódkę, że z dniem 21 maja 1998 r. rozwiązuje z nią stosunek pracy z powodu „nagminnego nieprzychodzenia do pracy, bez usprawiedliwienia wolnych dni”.

W trakcie rozprawy sąd rejonowy dał wiarę zeznaniom powódki, natomiast uznał, że zeznania pozwanej nie zasługują na uwzględnienie, gdyż stwierdzeń na temat nieprzychodzenia powódki do pracy i wypłacania jej wynagrodzenia nie poparła dowodami, takimi jak listy obecności, listy płacy itp., chociaż jako pracodawca powinna je prowadzić.

Sąd II instancji - sąd wojewódzki podzielił ustalenia i ocenę dowodów dokonane przez sąd I instancji oraz podkreślił, że brak dokumentacji dotyczącej zatrudnienia powódki (akt osobowych, list obecności i list płacy) nie może powodować ujemnych dla niej skutków i prowadzić do nieuwzględnienia jej roszczeń.

Od tego wyroku strona pozwana wniosła kasację, zarzucając m.in. błędne ustalenie materiału dowodowego przez sąd orzekający w I instancji.

Jednakże Sąd Najwyższy rozpatrujący sprawę oddalił kasację, stwierdzając, że zarówno sąd wojewódzki, jak i sąd rejonowy prawidłowo orzekł na podstawie materiału zebranego w postępowaniu I instancji, nie widząc potrzeby jego uzupełniania. Sąd rejonowy słusznie przyjął, że nie ma dowodów, które potwierdziłyby tezę pozwanej, że we wskazanym wyżej czasie powódka nie przychodziła do pracy. Pozwana bowiem nie prowadziła ani list obecności, ani list płacy, ani wreszcie w żaden inny sposób nie dokumentowała obecności bądź nieobecności powódki w pracy. Nie zwolniła jej również mimo - jak utrzymywała - długo trwającej i nieusprawiedliwionej żadnymi przyczynami nieobecności w pracy, a przecież taka decyzja mogłaby wskazywać, że ma wobec niej poważne zarzuty. Co więcej, mimo zarzutu, że powódka nie zgłaszała się do pracy od września do grudnia 1997 r. (z przerwami), pozwana rozwiązała z nią umowę o pracę dopiero pismem z 18 maja 1998 r., gdy powódka, po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego, zwróciła się z ustnym wnioskiem o urlop wychowawczy. Dlatego w sentencji wyroku Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Podobny pogląd wyraziły również inne sądy, w tym w sprawie przeciwko Transport i Serwis TIR M. K. i E. K. w B. Z powództwa Ryszarda Sz. Sąd Apelacyjny w Białymstoku uznał, że brak dokumentacji płacowej spowodowany zaniedbaniem pracodawcy powoduje zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodów, przerzucając go na osobę zaprzeczającą faktom, z których strona powodowa wywodzi skutki pozwu.

W rozpatrywanej przez sąd sprawie powód Ryszard Sz. wystąpił do swojego pracodawcy o wypłatę należności z tytułu podróży służbowych. Jak ustalił sąd I instancji strony oprócz umowy o pracę łączyła ustna umowa, zgodnie z którą wynagrodzenie powoda wynosiło 15% wartości usługi przewozowej wykonanej przez niego w danym miesiącu. Pisemna umowa oraz listy płac kwitowane przez pracownika opiewały na inne (niższe) kwoty.

W dniu wypłaty powodowi była wypłacana jedna kwota na podstawie wewnętrznej listy płac. Suma ta była kwitowana kwotą z listy płac sporządzonej przez biuro rachunkowe i od tych kwot odprowadzane były składki na ZUS. Te okoliczności, zdaniem sądu, bezspornie świadczą o tym, że istotnie z mocy umowy ustnej między powodem a pozwanym wartość wynagrodzenia zasadniczego była wliczana i wypłacana według procentowej wartości usługi przewozowej, a nie z umowy zawartej na piśmie. Delegacje były natomiast kwitowane na poleceniach wyjazdu.

Sąd ustalił również, że pozwany nie posiadał żadnej dokumentacji - list płac dotyczących wypłaty kwot ponad wartości wynikające z list płac (kwoty z umowy pisemnej), a dotyczących wypłaty diet lub ryczałtu za diety zarówno wobec powoda, jak i innych pracowników, poza podpisem na poleceniu wyjazdu.

Podobne stanowiska przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98 OSNAP 2000/14/535), gdzie stwierdził, że brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenia go na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne. W sprawie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca ma w takich przypadkach obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej, jaki udokumentował. Skoro pracodawca kwestionuje moc dowodową przedstawionego przez pracownika dokumentu, będącego wprawdzie dokumentem prywatnym, jednak potwierdzonym podpisami przełożonego, zeznaniami świadków i uprawdopodobnionymi listami obecności, to powinien wykazać prawdziwość swoich twierdzeń, odmiennych od zawartych w tym dokumencie. W takiej sytuacji ocena wiarygodności prywatnego dokumentu pracownika, któremu pracodawca nie przeciwstawił żadnego innego dokumentu, a co więcej, który uwiarygodnił podpisem osoby działającej w jego imieniu, powinna być szczególnie wyważona.